Nastavujeme integrace pro plnou synchronizaci dokladů a objednávek bez dvojího zadávání.
Stejná informace o nákladu — název, hmotnost, trasa, kontaktní údaje — se u jedné přepravy zadává třikrát. Nejprve ji dispečer zapíše do objednávky. Pak někdo přenese tytéž údaje do přepravních dokladů. Poté je účetní ručně přepíše ještě jednou do faktury. Tři různí lidé, tři různé soubory, stejná informace, pokaždé napsaná od nuly.
Proč dvojí zadávání dat není maličkost
Každé opakované zadání stejné informace není jen ztráta času, ale další bod, kde může vzniknout chyba. Číslice ve váze napsaná podruhé špatně, rozdíl v adrese mezi objednávkou a dokladem, špatně zkopírované telefonní číslo — to všechno jsou důsledky toho, že se data přenášejí ručně, místo aby proudila automaticky.
Problém není v tom, že by zaměstnanci byli nepozorní. Problém je v tom, že je systém nutí pokaždé znovu psát informace, které už někde ve firmě existují, místo aby si je odtud jednoduše vzali.
Zaměstnanec se raduje z úspěšné synchronizace
Tři místa, kde se data nejčastěji zadávají znovu
Z objednávky do přepravních dokladů. Údaje o nákladu, trase a stranách obchodu zadané při vytváření objednávky se často znovu ručně vypisují při přípravě nákladního listu nebo CMR, přestože jde o tutéž informaci.
Z dokladů do účetnictví. Částky, údaje o partnerovi, detaily přepravy, které už jsou v objednávce a dokladech, se znovu zadávají při vystavování faktury nebo uzavírání protokolu.
Mezi CRM a externími systémy. Pokud firma používá samostatné nástroje pro telefonii, účetnictví nebo oběh dokladů, data zadaná do CRM se často musí ručně přenášet do každého z těchto nástrojů zvlášť.
Krok za krokem: jak odstranit duplicitní zadávání
Zjistit, kde přesně se data zadávají znovu. Než cokoli automatizujete, vyplatí se sledovat cestu jedné objednávky od vytvoření po uzavření a zjistit, kolikrát se stejná informace zapisuje znovu.
Určit primární zdroj pro každý typ dat. Údaje o nákladu by se měly zadávat jen jednou — při vytváření objednávky, a všechny další doklady by se měly vytvářet na základě tohoto zdroje.
Nastavit automatické generování dokladů z existujících dat. Pokud jsou informace už v systému, přepravní doklad nebo faktura by se z nich měly vygenerovat, ne znovu ručně vypisovat.
Propojit CRM s externími nástroji přes integrace. Data potřebná ve více systémech by se mezi nimi měla přenášet automaticky, ne kopírovat ručně zaměstnancem.
Kontrolovat, zda k odstranění duplicity skutečně došlo. Formální existence automatizace nezaručuje, že ji zaměstnanci využívají — vyplatí se pravidelně kontrolovat, zda se ze zvyku nevrátili k ručnímu zadávání.
Jak CarGoPro pomáhá odstranit ruční zadávání
Oběh dokladů generuje nákladní list, CMR a další doklady přepravy automaticky na základě dat už zadaných při vytvoření objednávky — bez opětovného zadávání stejné informace do nového souboru.
Hub integrací umožňuje propojit CRM s externími systémy a sledovat protokol synchronizačních událostí, místo ručního přenosu dat mezi různými nástroji firmy.
Typické chyby při odstraňování ručního zadávání
Automatizace jen jedné fáze. Pokud automatizujete generování dokladů, ale ponecháte ruční přenos dat do účetnictví, duplicita se prostě přesune do jiné fáze procesu, místo aby zmizela.
Chybějící jednotný primární zdroj dat. Pokud různé systémy firmy mají vlastní kopie stejné informace bez jasného určení, která je hlavní, jsou rozdíly mezi nimi nevyhnutelné.
Ignorování lidského faktoru při zavádění. Ani nejlepší automatizace nezafunguje, pokud zaměstnanci ze zvyku dál ručně duplikují data, protože novému systému nedůvěřují nebo nevědí, jak ho používat.
Příklad: když trojí zadání jednoho čísla stojí klienta
Dispečer firmy zadal hmotnost nákladu při vytváření objednávky. Kolega, který připravoval nákladní list, zadal tutéž hmotnost ručně — a spletl se o jednu číslici. Účetní vystavila fakturu na základě dokladu s chybou, ne původní objednávky.
Klient dostal fakturu neodpovídající dohodnuté částce a firma musela strávit den zjišťováním, kde přesně vznikl rozdíl — přestože správné číslo bylo celou dobu v systému, jen ho odtud nikdo nevzal.
Kontrolní seznam odstranění ručního zadávání
Je sledována cesta objednávky od vytvoření po uzavření, aby se našly body duplicity
Je určen primární zdroj pro každý typ dat
Doklady se generují automaticky na základě už zadaných dat
CRM je propojeno s externími systémy přes integrace, ne ruční přenos
Pravidelně se kontroluje, zda zaměstnanci automatizaci skutečně využívají
Odstranění ručního zadávání není o efektní technologii, ale o tom, aby se každé číslo do systému zadalo přesně jednou. Jaké nástroje automatizace zahrnuje každý tarif, najdete na stránce tarify.