Integrationen für die vollständige Synchronisierung von Dokumenten und Aufträgen ohne Doppeleingabe einrichten.
Dieselbe Information über eine Ladung — Bezeichnung, Gewicht, Route, Kontaktdaten — wird für eine einzige Fahrt dreimal eingegeben. Zuerst trägt der Disponent sie in den Auftrag ein. Dann überträgt jemand dieselben Daten in die Frachtdokumente. Danach schreibt die Buchhaltung sie manuell noch einmal in die Rechnung. Drei verschiedene Personen, drei verschiedene Dateien, dieselbe Information, jedes Mal von Grund auf neu eingetippt.
Warum doppelte Dateneingabe keine Kleinigkeit ist
Jede wiederholte Eingabe derselben Information ist nicht nur verlorene Zeit, sondern ein zusätzlicher Punkt, an dem ein Fehler entstehen kann. Eine beim zweiten Mal falsch eingetippte Gewichtsangabe, eine abweichende Adresse zwischen Auftrag und Dokument, eine falsch übertragene Telefonnummer — all das entsteht dadurch, dass Daten manuell weitergegeben werden, statt automatisch zu fließen.
Das Problem liegt nicht darin, dass Mitarbeiter unachtsam sind. Das Problem ist, dass das System sie zwingt, Informationen, die bereits irgendwo im Unternehmen existieren, jedes Mal neu einzutippen, statt sie einfach von dort zu übernehmen.
Ein Mitarbeiter freut sich über eine erfolgreiche Synchronisierung
Drei Stellen, an denen Daten am häufigsten doppelt eingegeben werden
Vom Auftrag in die Frachtdokumente. Angaben zu Fracht, Route und Vertragsparteien, die bei der Auftragserstellung eingegeben wurden, werden bei der Erstellung von Frachtbrief oder CMR oft erneut von Hand eingetippt, obwohl es dieselbe Information ist.
Von den Dokumenten in die Buchhaltung. Beträge, Angaben zum Geschäftspartner, Fahrtdetails, die bereits im Auftrag und in den Dokumenten stehen, werden bei der Rechnungsstellung oder beim Abschluss der Unterlagen erneut eingegeben.
Zwischen CRM und externen Systemen. Nutzt ein Unternehmen separate Werkzeuge für Telefonie, Buchhaltung oder Belegwesen, müssen im CRM erfasste Daten häufig manuell in jedes dieser Werkzeuge einzeln übertragen werden.
Ein schrittweiser Ansatz zur Beseitigung doppelter Eingaben
Herausfinden, wo genau Daten doppelt eingegeben werden. Bevor irgendetwas automatisiert wird, lohnt es sich, den Weg eines einzelnen Auftrags von der Erstellung bis zum Abschluss zu verfolgen und zu sehen, wie oft dieselbe Information erneut eingetippt wird.
Die Quelle der Wahrheit für jeden Datentyp festlegen. Frachtdaten sollten nur einmal eingegeben werden — bei der Auftragserstellung —, und alle folgenden Dokumente sollten auf dieser Quelle basieren.
Automatische Dokumentenerstellung aus vorhandenen Daten einrichten. Sind Informationen bereits im System, sollten Frachtdokument oder Rechnung daraus generiert werden, statt erneut von Hand eingetippt zu werden.
Das CRM über Integrationen mit externen Werkzeugen verbinden. Daten, die in mehreren Systemen benötigt werden, sollten automatisch zwischen ihnen fließen, statt von einem Mitarbeiter manuell kopiert zu werden.
Prüfen, ob die Duplizierung tatsächlich beseitigt wurde. Das formale Vorhandensein von Automatisierung garantiert nicht, dass Mitarbeiter sie auch nutzen — es lohnt sich, regelmäßig zu prüfen, ob niemand aus Gewohnheit zur manuellen Eingabe zurückgekehrt ist.
Wie CarGoPro hilft, manuelle Eingabe zu beseitigen
Der Belegfluss erstellt Frachtbrief, CMR und andere Fahrtdokumente automatisch aus den Daten, die bereits bei der Erstellung des Auftrags eingegeben wurden — ohne dieselbe Information erneut in eine neue Datei einzutragen.
Der Integrations-Hub ermöglicht es, das CRM mit externen Systemen zu verbinden und ein Protokoll der Synchronisierungsereignisse einzusehen, statt Daten manuell zwischen den verschiedenen Werkzeugen des Unternehmens zu übertragen.
Typische Fehler bei der Beseitigung manueller Eingabe
Nur eine Phase automatisieren. Wird die Dokumentenerstellung automatisiert, aber die manuelle Datenübertragung in die Buchhaltung beibehalten, verschiebt sich die Duplizierung lediglich auf eine andere Phase des Prozesses, statt zu verschwinden.
Keine einheitliche Datenquelle. Führen verschiedene Unternehmenssysteme jeweils eigene Kopien derselben Information ohne klare Festlegung, welche davon maßgeblich ist, sind Abweichungen zwischen ihnen unvermeidlich.
Den menschlichen Faktor bei der Einführung ignorieren. Selbst die beste Automatisierung scheitert, wenn Mitarbeiter aus Gewohnheit weiterhin Daten manuell duplizieren, weil sie dem neuen System nicht vertrauen oder nicht wissen, wie es zu bedienen ist.
Ein Beispiel: Wenn die dreifache Eingabe einer Zahl einen Kunden kostet
Ein Disponent trug das Gewicht einer Ladung bei der Auftragserstellung ein. Ein Mitarbeiter, der den Frachtbrief vorbereitete, gab dasselbe Gewicht von Hand ein — und vertippte sich um eine Ziffer. Die Buchhaltung stellte die Rechnung auf Basis des fehlerhaften Dokuments aus, nicht des ursprünglichen Auftrags.
Der Kunde erhielt eine Rechnung, die nicht mit dem vereinbarten Betrag übereinstimmte, und das Unternehmen musste einen ganzen Tag aufwenden, um herauszufinden, wo genau die Abweichung entstanden war — obwohl die richtige Zahl die ganze Zeit im System vorhanden war, sie hatte nur niemand aus der Quelle übernommen.
Eine Checkliste zur Beseitigung manueller Eingabe
Der Weg eines Auftrags von der Erstellung bis zum Abschluss wurde nachverfolgt, um Duplizierungspunkte zu finden
Für jeden Datentyp ist eine einheitliche Quelle der Wahrheit festgelegt
Dokumente werden automatisch aus bereits erfassten Daten erstellt
Das CRM ist über Integrationen mit externen Systemen verbunden, nicht durch manuelle Übertragung
Es wird regelmäßig geprüft, ob Mitarbeiter die Automatisierung tatsächlich nutzen
Bei der Beseitigung manueller Eingabe geht es nicht um beeindruckende Technologie, sondern darum, dass jede Zahl genau einmal ins System gelangt. Welche Automatisierungswerkzeuge in jedem Tarif enthalten sind, zeigt die Seite Tarife.