Reduzca el caos en el trabajo. Descubra qué procesos se pueden automatizar para que el equipo trabaje con más eficiencia.
Un gestor de tráfico llega a trabajar con el plan de llamar a transportistas, acordar nuevas rutas y resolver situaciones inusuales en la carretera. En cambio, medio día se va en responder manualmente la misma pregunta de «dónde está la carga ahora» de cinco clientes distintos, volver a escribir los mismos datos en un documento nuevo y recordarle a un cliente un pedido repetido que de todos modos ya pensaba hacer. El trabajo de gestión de tráfico se convierte en una lucha contra la rutina en lugar de la gestión de un proceso.
Por qué el departamento de tráfico es el que más sufre la rutina
Un gestor de tráfico está en la intersección de todos los procesos de la empresa: recibe solicitudes de clientes, coordina transportistas, sigue el estado de los portes y, al mismo tiempo, debe reaccionar con rapidez ante cualquier desviación del plan. Precisamente por eso, en el departamento de tráfico se acumulan más acciones repetitivas y mecánicas que no requieren experiencia, pero que consumen la mayor parte de la jornada.
El problema no es que los gestores de tráfico trabajen mal, sino que la estructura del trabajo los obliga a cambiar constantemente entre llamadas, mensajes e introducción manual de datos, en lugar de centrarse en las situaciones que realmente requieren una decisión humana.
Empleados del departamento de tráfico trabajando
Tres tipos de tareas que conviene automatizar primero
Respuestas repetitivas a las mismas preguntas. «¿Dónde está la carga?» y «¿cuándo llega?» son las preguntas más frecuentes de los clientes, a las que un gestor de tráfico responde manualmente varias veces al día, aunque esa información ya existe en el sistema y podría actualizarse sola.
Crear pedidos similares desde cero. Si un cliente envía regularmente el mismo tipo de carga por la misma ruta, volver a rellenar manualmente todos los campos del pedido cada vez es tiempo gastado en algo que podría reducirse a unos pocos clics.
Recordatorios de acciones habituales. Recordarle a un cliente que se acerca la fecha de un pedido repetido, avisar a un transportista de un cambio en los detalles del porte, alertar a administración sobre un nuevo documento: todo esto son notificaciones mecánicas que no necesitan redactarse individualmente cada vez.
Un enfoque paso a paso para automatizar el trabajo de tráfico
Identificar qué solicitudes se repiten con más frecuencia. Antes de automatizar nada, conviene registrar en qué invierten más tiempo los gestores de tráfico en una semana típica: esos son los primeros candidatos para automatizar.
Dar autoservicio al cliente donde sea posible. Si un cliente puede consultar el estado de la carga por sí mismo sin llamar al gestor de tráfico, eso libera tiempo para tareas que sí requieren atención humana.
Automatizar la repetición de pedidos estándar. Los pedidos que se repiten en la misma ruta con los mismos parámetros no deberían rellenarse a mano desde cero cada vez.
Configurar notificaciones automáticas de estado. El cliente y el transportista deberían recibir actualizaciones sobre el estado del porte sin que el gestor de tráfico tenga que escribirlas manualmente cada vez.
Dejar al gestor de tráfico espacio para situaciones no estándar. El objetivo de la automatización no es sacar al gestor de tráfico del proceso, sino liberar su tiempo para los casos en que realmente hace falta una decisión humana: un porte fallido, un conflicto con un transportista, un cambio de ruta urgente.
Cómo ayuda CarGoPro a automatizar la rutina de tráfico
Un enlace de seguimiento para el cliente, generado para cada pedido, permite que el cliente compruebe el estado de la carga por sí mismo, sin distraer al gestor de tráfico de otras tareas con llamadas constantes preguntando «dónde está la carga».
La repetición automática de pedidos en el tablón permite que los clientes que envían regularmente el mismo tipo de carga publiquen un pedido repetido en unos pocos clics, en lugar de rellenar todos los campos desde cero cada vez.
ChatLink permite configurar plantillas de respuesta para preguntas habituales, de modo que el gestor de tráfico no tenga que redactar manualmente la misma información cada vez; y la gestión documental genera los documentos necesarios automáticamente a partir de los datos ya introducidos del pedido.
Errores habituales al automatizar el trabajo de tráfico
Intentar automatizarlo todo a la vez. Una automatización que intenta abarcar todos los procesos al mismo tiempo suele tardar mucho en implementarse y genera resistencia en el equipo; es mejor empezar por las dos o tres tareas que más tiempo consumen.
Automatizar sin tener en cuenta las excepciones. No todos los pedidos son estándar, y un sistema que no deja margen al gestor de tráfico para intervenir manualmente en una situación no estándar crea problemas nuevos en lugar de resolver los antiguos.
No formar al equipo en las nuevas herramientas. Ni la mejor automatización funciona si los gestores de tráfico no entienden cómo usarla y siguen haciendo lo mismo a mano por costumbre.
Un ejemplo: cuánto tiempo consume la rutina sin automatización
Un gestor de tráfico responsable de un cliente habitual recibe a diario la misma pregunta sobre el estado de la carga actual por teléfono o chat, dedicando unos minutos a cada respuesta. En una semana, eso suma varias horas dedicadas exclusivamente a repetir la misma información que el cliente podría haber obtenido por sí mismo en segundos.
Cuando esas horas semanales se liberan gracias a un estado automático para el cliente, el gestor de tráfico gana tiempo real para trabajar en nuevas rutas o resolver las situaciones no estándar que sí requieren su atención.
Una checklist para automatizar el trabajo de tráfico
Se han identificado las solicitudes que más se repiten y más tiempo consumen
Los clientes tienen autoservicio para comprobar el estado sin llamar al gestor de tráfico
Los pedidos estándar se repiten sin rellenar todos los campos a mano cada vez
Hay plantillas configuradas para responder a las mismas preguntas
Al gestor de tráfico le queda tiempo suficiente para situaciones no estándar
Automatizar el departamento de tráfico no consiste en sustituir a las personas, sino en liberar su tiempo de las acciones mecánicas para dedicarlo a aquello para lo que un gestor de tráfico realmente hace falta. Qué herramientas de automatización incluye cada plan puede consultarse en la página de tarifas.