Configuriamo le integrazioni per la sincronizzazione completa di documenti e ordini senza doppio inserimento.
La stessa informazione su una merce — descrizione, peso, percorso, dati di contatto — viene inserita tre volte per un unico trasporto. Prima lo spedizioniere la inserisce nell'ordine. Poi qualcuno trasferisce quegli stessi dati nei documenti di trasporto. Poi la contabilità li ricopia a mano ancora una volta nella fattura. Tre persone diverse, tre file diversi, la stessa informazione, riscritta da zero ogni volta.
Perché l'inserimento doppio dei dati non è un dettaglio minore
Ogni volta che si reinserisce la stessa informazione non è solo tempo perso, ma un punto in più dove può insinuarsi un errore. Una cifra del peso digitata male la seconda volta, un indirizzo che non coincide tra ordine e documento, un numero di telefono copiato male — tutto questo deriva dal fatto che i dati vengono trasferiti a mano invece di fluire automaticamente.
Il problema non è che i dipendenti siano disattenti. Il problema è che il sistema li costringe a riscrivere ogni volta informazioni che esistono già da qualche parte in azienda, invece di prenderle semplicemente da lì.
Un dipendente felice per una sincronizzazione riuscita
Tre punti in cui i dati vengono inseriti due volte più spesso
Dall'ordine ai documenti di trasporto. I dati su merce, percorso e parti coinvolte, inseriti alla creazione dell'ordine, vengono spesso riscritti a mano nella preparazione della lettera di vettura o del CMR, anche se si tratta della stessa informazione.
Dai documenti alla contabilità. Importi, dati della controparte, dettagli del trasporto già presenti nell'ordine e nei documenti vengono inseriti di nuovo all'emissione della fattura o alla chiusura del verbale.
Tra il CRM e i sistemi esterni. Se un'azienda usa strumenti separati per telefonia, contabilità o gestione documentale, i dati inseriti nel CRM spesso devono essere trasferiti a mano in ciascuno di questi strumenti separatamente.
Un approccio passo dopo passo per eliminare l'inserimento doppio
Trovare esattamente dove i dati vengono inseriti due volte. Prima di automatizzare qualcosa, conviene seguire il percorso di un singolo ordine dalla creazione alla chiusura e vedere quante volte la stessa informazione viene riscritta.
Definire la fonte unica di verità per ogni tipo di dato. I dati sulla merce dovrebbero essere inseriti una sola volta — alla creazione dell'ordine — e tutti i documenti successivi dovrebbero generarsi a partire da quella fonte.
Configurare la generazione automatica dei documenti dai dati esistenti. Se l'informazione è già nel sistema, il documento di trasporto o la fattura dovrebbero essere generati da essa, non riscritti a mano.
Collegare il CRM a strumenti esterni tramite integrazioni. I dati necessari in più sistemi dovrebbero fluire automaticamente tra loro, non essere copiati a mano da un dipendente.
Verificare se la duplicazione è stata effettivamente eliminata. L'esistenza formale dell'automazione non garantisce che i dipendenti la usino — conviene controllare regolarmente se non si sia tornati per abitudine all'inserimento manuale.
Come CarGoPro aiuta a eliminare l'inserimento manuale
La gestione documentale genera lettera di vettura, CMR e altri documenti del trasporto automaticamente a partire dai dati già inseriti alla creazione dell'ordine — senza riscrivere la stessa informazione in un nuovo file.
L'hub di integrazioni permette di collegare il CRM a sistemi esterni e consultare un registro degli eventi di sincronizzazione, invece di trasferire dati a mano tra i diversi strumenti dell'azienda.
Errori tipici nell'eliminare l'inserimento manuale
Automatizzare una sola fase. Se si automatizza la generazione dei documenti ma si lascia il trasferimento manuale dei dati alla contabilità, la duplicazione si sposta semplicemente su un'altra fase del processo, invece di scomparire.
Assenza di un'unica fonte di dati. Se sistemi diversi dell'azienda mantengono ciascuno una propria copia della stessa informazione senza stabilire chiaramente quale sia quella autorevole, le discrepanze tra loro sono inevitabili.
Ignorare il fattore umano nell'implementazione. Anche la migliore automazione fallisce se i dipendenti continuano per abitudine a duplicare i dati a mano, perché non si fidano del nuovo sistema o non sanno come usarlo.
Un esempio: quando inserire tre volte una cifra costa un cliente
Uno spedizioniere ha inserito il peso della merce alla creazione dell'ordine. Un collega, preparando la lettera di vettura, ha inserito lo stesso peso a mano — e ha sbagliato una cifra. La contabilità ha emesso la fattura basandosi sul documento con l'errore, non sull'ordine originale.
Il cliente ha ricevuto una fattura che non corrispondeva all'importo concordato, e l'azienda ha dovuto dedicare un'intera giornata a scoprire dove fosse esattamente la discrepanza — anche se la cifra corretta era rimasta nel sistema per tutto quel tempo, semplicemente nessuno l'aveva presa dalla fonte.
Una checklist per eliminare l'inserimento manuale
È stato seguito il percorso di un ordine dalla creazione alla chiusura per trovare i punti di duplicazione
È stata definita un'unica fonte di verità per ogni tipo di dato
I documenti si generano automaticamente a partire dai dati già inseriti
Il CRM è collegato a sistemi esterni tramite integrazioni, non tramite trasferimento manuale
Si verifica regolarmente se i dipendenti usano davvero l'automazione
Eliminare l'inserimento manuale non riguarda una tecnologia appariscente, ma il fatto che ogni cifra entri nel sistema esattamente una volta. Quali strumenti di automazione sono inclusi in ciascun piano è indicato nella pagina delle tariffe.