CMR/жүкқұжаттардағы типтік қателерді және CRM оларды болдырмауға қалай көмектесетінін талдаймыз.
Жүк шекарадан өтті, жеткізу уақытында болды, клиент риза — содан кейін CMR-де салмақ шатастырылғаны анықталады, осының салдарынан келесі рейс кедендеде екі күнге кідіртіледі. Құжаттағы қате сирек бірден көрінеді: ол дәл құжат тексеруге, төлемге немесе дауға қажет болғанда шығады, ал оны кейін түзету бастапқыда жол бермеуден әлдеқайда қиын.
Неге құжаттардағы қателер көрінгеннен қымбатқа түседі
Тасымалдау құжаты рейс әлдеқашан келісілгеннен кейін толтырылатын формальдылық емес. Бұл кеден, сақтандыру компаниясы және мәміленің екі тарапының бухгалтериясы сүйенетін заңды негіз. Ондағы қате тек ыңғайсыздықты ғана емес, нақты ақшаны білдіруі мүмкін: айыппұл, шекарадағы кідіріс, сақтандырудың төлемнен бас тартуы немесе шот сомасы бойынша клиентпен дау.
Мәселе тағы да көптеген құжаттардағы қателердің құжаттың өзінің күрделілігінен емес, адамның деректерді бір көзден екіншісіне қолмен банальды тасымалдауынан туындайтынында.
Логистикалық аудитор CMR-ды тексереді
Логистикалық құжаттардағы бес типтік қате
Тапсырыс пен құжат арасындағы салмақ немесе саны алшақтығы. Сан қолмен тасымалданса, қате қаупі әрқашан бар — ал салмақтағы алшақтық кедендегі мәселелерді немесе төлем дауын білдіруі мүмкін.
Жүктің толық емес сипаттамасы. Тым жалпы немесе қысқартылған сипаттама, әсіресе жүк арнайы талаптарға немесе сыныптамаға жататын кезде, кеден рәсімдеуін қиындатады.
Күндердегі қателер. Құжаттағы қате тиеу немесе күтілетін жеткізу күні нақты кестеден алшақтық тудырады және мерзімдерді сақтау туралы дау негізіне айналуы мүмкін.
Мәміле тараптары туралы жоқ немесе қате деректер. Компанияның дәл емес заңды атауы, ескірген деректемелер немесе қате мекенжай кейінгі төлемді рәсімдеуді қиындатады және тексеру кезінде сұрақтар тудыруы мүмкін.
Қажетті кезеңде қолтаңба немесе мөрдің болмауы. Қажетті сәтте қол қойылмаған немесе куәландырылмаған құжат жүкті тапсыру немесе қабылдау фактісін заңды түрде растамайды.
Құжаттардағы қателерді азайтудың қадам бойынша тәсілі
Құжаттарды қайта енгізудің орнына жүйеде әлдеқашан бар деректерден қалыптастыру. Ақпараттың әрбір қолмен тасымалдануы қате пайда болуы мүмкін нүкте; көзден автоматты қалыптастыру бұл тәуекелді жояды.
Құжатты ол сыни болғанға дейін тексеру. Құжат қалыптасқаннан кейін бірден деректерді салыстыру кедендік бақылау немесе есеп айырысу кезінде түзетуден әлдеқайда арзанға түседі.
Жүк сипаттамасының тұжырымдамаларын стандарттау. Нақты, қайталанатын сипаттама форматы кеден рәсімдеуін қиындататын екіұштылық қаупін азайтады.
Әрбір құжат түрін тексеруге жауапты адамды белгілеу. Құжаттың дұрыстығына ешкім нақты жауап бермесе, қателер тек мәселе әлдеқашан пайда болғанда ғана анықталады.
Құжат нұсқаларының тарихын сақтау. Құжатты түзетуге тура келсе, дәл не өзгергенін және қашан екенін көру мүмкіндігінің болғаны жөн — бұл дауларда және қайталанатын қателерде көмектеседі.
CarGoPro құжаттардағы қателерден қалай сақтайды
Құжат айналымы рейс құжаттарын тапсырысты құру кезінде әлдеқашан енгізілген деректер негізінде автоматты түрде қалыптастырады, бұл ең кең тараған қате себебін — сол сандарды екінші рет қолмен қайта жазуды алып тастайды.
Контрагенттер анықтамалығында әрбір серіктестің өзекті деректемелері сақталады, сондықтан мәміле тараптары туралы деректер әр жолы қолмен қайта енгізілудің орнына тексерілген көзден алынады.
Құжат айналымымен жұмыс істеудегі типтік қателер
Деректер көзін тексермей құжатқа сену. Құжат дұрыс рәсімделген болып көрінсе, бұл ондағы сандардың шындыққа сәйкес келетінін білдірмейді — форма мен мазмұн әртүрлі нәрселер.
Қатені тек бір жерде түзету. Қате сан құжатта түзетілсе, бірақ тапсырыста немесе шотта түзетілмесе, көздер арасындағы алшақтық сақталады және кейін жаңа шатасуға әкеледі.
Стандартты тексеру рәсімінің болмауы. Нақты тексеру тізімінсіз құжатты тексеру жүйелі процесс болудың орнына белгілі бір күні белгілі бір қызметкердің назарлылығына байланысты болады.
Мысал: CMR-дегі бір сан бір апталық кідіріске қашан түседі
Компания жабдық партиясын тасымалдауға CMR рәсімдеді, және тапсырыстан деректерді қолмен тасымалдау кезіндегі қате салдарынан құжаттағы салмақ жүктің нақты салмағына сәйкес келмеді. Шекарада алшақтық өлшеу кезінде анықталды, және жүк мәліметтерді анықтау және құжаттарды қайта рәсімдеу үшін кідіртілді.
Бір апталық кідіріс, қосымша сақтау шығындары және наразы клиент — мұның бәрі бір құжаттан екіншісіне қолмен қате көшірілген бір сан салдарынан, дегенмен дұрыс мән осы уақыт бойы жүйеде болған.
Құжаттардағы қателерден сақтану тексеру тізімі
Құжаттар қолмен қайта енгізудің орнына жүйеге әлдеқашан енгізілген деректерден қалыптасады
Жүк сипаттамасы стандартталған және екіұштылыққа орын қалдырмайды
Мәміле тараптары туралы деректер тексерілген контрагенттер анықтамалығынан алынады
Әрбір құжат түрін тексеруге жауапты адам белгіленген
Қатені түзету тек бірде емес, бірден барлық байланысты құжаттарға енгізіледі
Құжаттардағы қателерден сақтану бюрократиялық ұсақ-түйектілік туралы емес, бір рейстің сандар неге сәйкес келмейтінін анықтауға кеткен бір аптаға айналмауын қамтамасыз ету туралы. Әр тарифке қандай құжат айналымы құралдары кіретінін тарифтер бетінен көруге болады.