Ogranicz chaos w pracy. Dowiedz się, które procesy można zautomatyzować, by zespół pracował efektywniej.
Spedytor przychodzi do pracy z planem obdzwonienia przewoźników, uzgodnienia nowych tras i rozwiązania nietypowych sytuacji na trasie. Zamiast tego połowa dnia schodzi na ręczne odpowiadanie na to samo pytanie „gdzie jest teraz ładunek" od pięciu różnych klientów, ponowne wpisywanie tych samych danych do nowego dokumentu i przypominanie klientowi o kolejnym zamówieniu, które i tak sam planował złożyć. Praca spedytora zamienia się w walkę z rutyną zamiast zarządzania procesem.
Dlaczego dział spedycji najbardziej cierpi z powodu rutyny
Spedytor znajduje się na przecięciu wszystkich procesów firmy: otrzymuje zapytania od klientów, koordynuje przewoźników, śledzi status transportów i jednocześnie musi szybko reagować na wszelkie odchylenia od planu. Właśnie dlatego w dziale spedycji gromadzi się najwięcej powtarzalnych, mechanicznych czynności, które nie wymagają eksperckiej wiedzy, ale zabierają lwią część czasu pracy.
Problem nie w tym, że spedytorzy źle pracują, lecz w tym, że struktura pracy zmusza ich do ciągłego przełączania się między telefonami, wiadomościami a ręcznym wprowadzaniem danych, zamiast skupienia się na sytuacjach, które naprawdę wymagają ludzkiej decyzji.
Pracownicy działu spedycji przy pracy
Trzy typy zadań, które warto zautomatyzować w pierwszej kolejności
Powtarzalne odpowiedzi na te same pytania. „Gdzie jest ładunek" i „kiedy dostawa" to najczęstsze pytania klientów, na które spedytor odpowiada ręcznie kilka razy dziennie, choć ta informacja już jest w systemie i mogłaby aktualizować się automatycznie.
Tworzenie podobnych zleceń od zera. Jeśli klient regularnie wysyła jednorodne ładunki tą samą trasą, ponowne wypełnianie wszystkich pól zlecenia ręcznie to czas stracony na czynność, którą można sprowadzić do kilku kliknięć.
Przypomnienia o typowych czynnościach. Przypomnienie klientowi o zbliżającym się terminie kolejnego zamówienia, poinformowanie przewoźnika o zmianie szczegółów transportu, ostrzeżenie księgowości o nowym dokumencie — to wszystko mechaniczne powiadomienia, które nie wymagają indywidualnego formułowania za każdym razem.
Krok po kroku: jak zautomatyzować pracę spedycyjną
Ustalić, które zapytania powtarzają się najczęściej. Zanim zaczniesz automatyzować, warto zapisać, na co spedytorzy poświęcają najwięcej czasu w ciągu tygodnia — to są pierwsi kandydaci do automatyzacji.
Dać klientowi samoobsługę tam, gdzie to możliwe. Jeśli klient może sam sprawdzić status ładunku bez dzwonienia do spedytora, uwalnia to czas na zadania, które naprawdę wymagają ludzkiej uwagi.
Zautomatyzować powtarzanie typowych zleceń. Zlecenia powtarzające się na tej samej trasie z tymi samymi parametrami nie powinny być za każdym razem wypełniane ręcznie od zera.
Skonfigurować automatyczne powiadomienia o statusie. Klient i przewoźnik powinni otrzymywać aktualizacje statusu transportu bez konieczności ręcznego pisania tego przez spedytora za każdym razem.
Zostawić spedytorowi przestrzeń na nietypowe sytuacje. Celem automatyzacji nie jest usunięcie spedytora z procesu, lecz uwolnienie jego czasu na przypadki, w których naprawdę potrzebna jest ludzka decyzja: zerwanie transportu, konflikt z przewoźnikiem, pilna zmiana trasy.
Jak CarGoPro pomaga automatyzować rutynę spedycyjną
Link do śledzenia dla klienta, generowany dla każdego zlecenia, pozwala klientowi samodzielnie sprawdzić status ładunku, nie odrywając spedytora od innych zadań ciągłymi telefonami „gdzie jest ładunek".
Automatyczne powtarzanie zleceń na tablicy pozwala klientom regularnie wysyłającym jednorodne ładunki publikować kolejne zlecenie kilkoma kliknięciami zamiast wypełniania wszystkich pól od zera za każdym razem.
ChatLink pozwala skonfigurować szablony odpowiedzi na typowe pytania, więc spedytor nie musi za każdym razem ręcznie formułować tych samych informacji — a obieg dokumentów generuje potrzebne dokumenty automatycznie na podstawie już wprowadzonych danych zlecenia.
Typowe błędy przy automatyzacji pracy spedycyjnej
Próba automatyzacji wszystkiego naraz. Automatyzacja próbująca objąć wszystkie procesy jednocześnie zwykle wdraża się długo i wywołuje opór zespołu — lepiej zacząć od dwóch-trzech najbardziej czasochłonnych zadań.
Automatyzacja bez uwzględnienia wyjątków. Nie każde zlecenie jest typowe, a system, który nie pozostawia spedytorowi możliwości ręcznej interwencji w nietypowej sytuacji, tworzy nowe problemy zamiast rozwiązywać stare.
Brak przeszkolenia zespołu z nowych narzędzi. Nawet najlepsza automatyzacja nie działa, jeśli spedytorzy nie rozumieją, jak z niej korzystać, i z przyzwyczajenia dalej wykonują te same czynności ręcznie.
Przykład: ile czasu pochłania rutyna bez automatyzacji
Spedytor odpowiedzialny za stałego klienta codziennie otrzymuje to samo pytanie o status aktualnego ładunku przez telefon lub czat, poświęcając na każdą odpowiedź kilka minut. W ciągu tygodnia składa się to na kilka godzin czasu poświęconego wyłącznie na powtarzanie tej samej informacji, którą klient mógłby uzyskać samodzielnie w kilka sekund.
Gdy te kilka godzin tygodniowo zostaje uwolnione dzięki automatycznemu statusowi dla klienta, spedytor zyskuje realny czas na pracę z nowymi kierunkami lub rozwiązywanie nietypowych sytuacji, które naprawdę wymagają jego uwagi.
Lista kontrolna automatyzacji pracy spedycyjnej
Ustalono, które zapytania powtarzają się najczęściej i zabierają najwięcej czasu
Klienci mają samoobsługę do sprawdzania statusu bez dzwonienia do spedytora
Typowe zlecenia powtarzają się bez ponownego ręcznego wypełniania wszystkich pól
Skonfigurowano szablony odpowiedzi na te same pytania
Spedytor ma wystarczająco czasu na nietypowe sytuacje
Automatyzacja działu spedycji to nie zastępowanie ludzi, lecz uwolnienie ich czasu od mechanicznych czynności na rzecz tego, do czego spedytor jest naprawdę potrzebny. Jakie narzędzia automatyzacji zawiera każdy plan, sprawdzisz na stronie cennika.