Omezte chaos v práci. Zjistěte, které procesy lze automatizovat, aby tým pracoval efektivněji.
Dispečer přichází do práce s plánem obvolat dopravce, dohodnout nové trasy a vyřešit nestandardní situace na trase. Místo toho mu půl dne zabere ruční odpovídání na stejnou otázku „kde je právě náklad" od pěti různých klientů, opětovné zadávání stejných dat do nového dokumentu a připomínání klientovi opakované objednávky, kterou stejně sám plánoval zadat. Dispečerská práce se mění v boj s rutinou místo řízení procesu.
Proč dispečerské oddělení nejvíc trpí rutinou
Dispečer se nachází na průsečíku všech firemních procesů: přijímá požadavky od klientů, koordinuje dopravce, sleduje stav přeprav a zároveň musí operativně reagovat na jakoukoli odchylku od plánu. Právě proto se v dispečerském oddělení hromadí nejvíc opakujících se, mechanických činností, které nevyžadují odbornost, ale zabírají lví podíl pracovní doby.
Problém není v tom, že by dispečeři pracovali špatně, ale v tom, že struktura práce je nutí neustále přepínat mezi telefonáty, zprávami a ručním zadáváním dat, místo aby se soustředili na situace, které skutečně vyžadují lidské rozhodnutí.
Zaměstnanci dispečerského oddělení při práci
Tři typy úkolů, které se vyplatí automatizovat jako první
Opakující se odpovědi na stejné otázky. „Kde je náklad" a „kdy je dodání" jsou nejčastější otázky klientů, na které dispečer odpovídá ručně několikrát denně, přestože tato informace je v systému už k dispozici a mohla by se aktualizovat automaticky.
Vytváření podobných objednávek od nuly. Pokud klient pravidelně posílá stejný typ nákladu po stejné trase, ruční opětovné vyplňování všech polí objednávky je čas strávený na úkonu, který lze zredukovat na pár kliknutí.
Připomenutí typických úkonů. Připomenout klientovi blížící se termín opakované objednávky, informovat dopravce o změně detailů přepravy, upozornit účetní na nový doklad — to všechno jsou mechanická upozornění, která nevyžadují individuální formulaci pokaždé znovu.
Krok za krokem: jak automatizovat dispečerskou práci
Zjistit, které požadavky se opakují nejčastěji. Před automatizací se vyplatí zaznamenat, na co dispečeři tráví nejvíc času během typického týdne — to jsou první kandidáti na automatizaci.
Dát klientovi možnost samoobsluhy, kde je to možné. Pokud si klient může sám zkontrolovat stav nákladu bez volání dispečerovi, uvolňuje to čas na úkoly, které skutečně vyžadují lidskou pozornost.
Automatizovat opakování typových objednávek. Objednávky opakující se na stejné trase se stejnými parametry by neměly být pokaždé ručně vyplňovány od nuly.
Nastavit automatická oznámení o stavu. Klient a dopravce by měli dostávat aktualizace o stavu přepravy, aniž by je dispečer musel pokaždé ručně psát.
Nechat dispečerovi prostor pro nestandardní situace. Cílem automatizace není odstranit dispečera z procesu, ale uvolnit jeho čas pro případy, kdy je opravdu potřeba lidské rozhodnutí: zmařená přeprava, konflikt s dopravcem, naléhavá změna trasy.
Jak CarGoPro pomáhá automatizovat dispečerskou rutinu
Odkaz pro sledování pro klienta, generovaný pro každou objednávku, umožňuje klientovi samostatně zkontrolovat stav nákladu, aniž by odváděl dispečera od jiných úkolů neustálými telefonáty „kde je náklad".
Automatické opakování objednávek na nástěnce umožňuje klientům pravidelně posílajícím stejný typ nákladu zveřejnit opakovanou objednávku na pár kliknutí místo vyplňování všech polí od nuly pokaždé znovu.
ChatLink umožňuje nastavit šablony odpovědí na typové otázky, takže dispečer nemusí pokaždé ručně formulovat stejnou informaci — a oběh dokladů generuje potřebné dokumenty automaticky na základě již zadaných dat objednávky.
Typické chyby při automatizaci dispečerské práce
Snaha automatizovat vše najednou. Automatizace, která se snaží pokrýt všechny procesy najednou, se obvykle zavádí dlouho a naráží na odpor týmu — lepší je začít se dvěma až třemi časově nejnáročnějšími úkoly.
Automatizace bez zohlednění výjimek. Ne každá objednávka je typová a systém, který dispečerovi neponechává možnost ručně zasáhnout v nestandardní situaci, vytváří nové problémy místo řešení starých.
Chybějící zaškolení týmu na nové nástroje. Ani nejlepší automatizace nefunguje, pokud dispečeři nechápou, jak ji používat, a ze zvyku dál provádějí stejné úkony ručně.
Příklad: kolik času sežere rutina bez automatizace
Dispečer odpovědný za stálého klienta denně dostává stejnou otázku na stav aktuálního nákladu telefonicky nebo v chatu, přičemž na každou odpověď stráví několik minut. Za týden se to sečte na několik hodin času vynaloženého výhradně na opakování stejné informace, kterou by si klient mohl sám zjistit za pár vteřin.
Když se těchto pár hodin týdně uvolní díky automatickému stavu pro klienta, dispečer získá reálný čas na práci s novými směry nebo řešení nestandardních situací, které skutečně vyžadují jeho pozornost.
Kontrolní seznam automatizace dispečerské práce
Je zjištěno, které požadavky se opakují nejčastěji a zabírají nejvíc času
Klienti mají samoobsluhu pro kontrolu stavu bez volání dispečerovi
Typové objednávky se opakují bez ručního vyplňování všech polí znovu
Jsou nastaveny šablony pro odpovědi na stejné otázky
Dispečerovi zbývá dostatek času na nestandardní situace
Automatizace dispečerského oddělení není o nahrazování lidí, ale o uvolnění jejich času od mechanických úkonů ve prospěch toho, k čemu je dispečer skutečně potřeba. Jaké nástroje automatizace zahrnuje každý tarif, najdete na stránce tarify.