Od telefonátu po protokol: účinné rady pro zrychlení uzavírání obchodů v dopravě.
Od prvního telefonátu klienta po podepsaný protokol o provedení práce může uplynout hodina, a může uplynout týden — a rozdíl málokdy spočívá v samotném nákladu nebo trase. Nejčastěji se cyklus obchodu prodlužuje ne kvůli složitosti přepravy, ale kvůli jednoduchým organizačním mezerám: partner se hledá déle, než je třeba, podmínky se dohadují telefonicky bez zápisu a doklady se připravují ručně až poté, co je vše domluveno.
Co skutečně prodlužuje cyklus obchodu
Každý den navíc mezi prvním kontaktem a podpisem obchodu není neutrální zpoždění, ale riziko ztráty klienta, který mezitím dostal nabídku od někoho rychlejšího. Cyklus obchodu se neprodlužuje kvůli jednomu velkému problému, ale kvůli hromadění drobných zpoždění v každé fázi: hledání vhodného partnera, dohodnutí ceny a podmínek, příprava dokladů, potvrzení detailů před výjezdem.
Žádné z těchto zpoždění samo o sobě nevypadá kriticky — pár hodin na hledání, den na dohodnutí, další den na doklady. Dohromady však mění obchod, který mohl být uzavřen za jeden den, na týdenní proces.
Dispečeři si po uzavření obchodu potřásají rukama
Tři fáze, kde se nejčastěji ztrácí čas
Hledání vhodného partnera. Pokud hledání nákladu nebo přepravy probíhá přes roztříštěné chaty a osobní kontakty, dispečer stráví hodiny obvoláváním, než najde nabídku odpovídající směru, datu a typu korby.
Dohodnutí podmínek bez zápisu. Ústní dohody po telefonu o ceně, datu nakládky nebo zvláštních podmínkách zůstávají jen v paměti dvou lidí. Jakmile se k rozhovoru připojí třetí strana — účetní, jiný dispečer — musí se vše znovu upřesňovat.
Ruční příprava dokladů po dohodnutí. Když jsou podmínky již dohodnuté, ale objednávku, fakturu nebo smlouvu je třeba připravit ručně od nuly, uplyne další den jen na přenesení již probraných informací do oficiálního formátu.
Krok za krokem: jak zrychlit cyklus obchodu
Zkrátit čas hledání partnera. Místo obvolávání známých a různých chatů je vhodné využívat jednotnou databázi aktuálních nabídek, kde hledání podle směru a typu nákladu trvá minuty, ne hodiny.
Zapisovat podmínky rovnou při jednání. Každý dohodnutý detail — cena, datum, zvláštní požadavky — by měl hned přejít do písemné formy, ne zůstat ústní dohodou do konce hovoru.
Generovat doklady z již zadaných dat, ne od nuly. Pokud jsou informace o nákladu, trase a podmínkách již zadané ve fázi dohodnutí, objednávka nebo smlouva by měly vznikat automaticky na jejich základě, bez opětovného zadávání.
Zkrátit počet lidí, přes které potvrzení prochází. Čím více lidí musí postupně schválit podmínky před finalizací obchodu, tím delší cyklus — kde je to možné, je vhodné zkrátit řetězec schvalování.
Měřit průměrnou dobu trvání cyklu obchodu. Bez konkrétní metriky nelze zjistit, zda ke zrychlení skutečně došlo, nebo je to jen subjektivní dojem týmu.
Jak CarGoPro pomáhá zkrátit cyklus obchodu
Vyhledávání nákladů a vyhledávání přepravy umožňují najít vhodnou nabídku podle směru, data a typu korby během minut, místo obvolávání roztříštěných kontaktů při hledání vhodné varianty.
ChatLink zaznamenává veškeré dohodnutí podmínek písemně přímo během jednání, takže cena, datum a zvláštní požadavky zůstávají zaznamenané, ne závislé na paměti účastníků hovoru.
Jakmile jsou podmínky dohodnuté, vytvoření objednávky a následný oběh dokladů vycházejí z již zadaných dat, bez opětovného ručního zadávání stejných informací do nového souboru.
Typické chyby prodlužující cyklus obchodu
Hledání partnera přes osobní kontakty místo systémového vyhledávání. Telefonáty známým s dotazem „nemá někdo volnou přepravu" zabírají hodiny, které systémové vyhledávání podle konkrétních parametrů zkracuje na minuty.
Ústní dohody bez písemného potvrzení. Když jsou cena nebo podmínky dohodnuté jen slovně, jakákoli neshoda ve vzpomínkách účastníků hovoru vrací proces o krok zpět.
Duplicitní zadávání dat. Informace, které již byly probrány a dohodnuty, se při přípravě dokladů zadávají ručně znovu — to je nejen ztráta času, ale i zdroj chyb kvůli lidskému faktoru.
Příklad: jak jeden zbytečný krok přidá k obchodu den navíc
Klient zavolal s poptávkou na přepravu v pátek ráno. Dispečer obvolal několik dopravců ze svého seznamu, vhodného našel až v poledne, podmínky dohodl ústně telefonicky, a večer se ukázalo, že účetní nemůže vystavit fakturu bez písemného potvrzení podmínek — finální zpracování se tedy přesunulo na pondělí.
Obchod, který mohl být uzavřen v pátek, se protáhl na tři pracovní dny jen kvůli chybějícímu systémovému vyhledávání partnera a písemnému záznamu dohodnutých podmínek přímo během hovoru.
Kontrolní seznam zrychlení cyklu obchodu
Hledání partnera probíhá přes jednotnou databázi nabídek, ne přes roztříštěné kontakty
Podmínky se zapisují písemně rovnou při dohodnutí, ne zůstávají ústní
Doklady vznikají na základě již zadaných dat, bez opětovného zadávání
Počet lidí, přes které potvrzení prochází, je zkrácen na nezbytné minimum
Průměrná doba trvání cyklu obchodu se měří pravidelně, ne odhaduje od oka
Zrychlení cyklu obchodu není o spěchu, ale o odstranění mezer mezi fázemi, které by tak jako tak měly probíhat rychle. Jaké nástroje pro práci s obchody zahrnuje každý tarif, najdete na stránce tarify.