Come verificare rapidamente e in modo affidabile nuovi vettori e committenti prima di firmare il contratto.
Quando nella logistica si parla di verificare una controparte, di solito si intende verificare un vettore. Ma un committente che ha appena pubblicato un carico è altrettanto una nuova controparte, con gli stessi rischi, solo di segno opposto: non un trasporto fallito, ma il mancato pagamento di un lavoro già svolto. Un'azienda che verifica solo una parte dell'accordo lascia aperta metà dei rischi.
Perché la verifica della controparte andrebbe standardizzata indipendentemente dal ruolo
Vettore e committente non sono due processi di verifica diversi, ma lo stesso processo con un focus differente. In entrambi i casi bisogna rispondere alle stesse domande di base: l'azienda esiste formalmente, è in liquidazione, che storia ha sul mercato e ci sono motivi per aspettarsi problemi nell'adempimento degli obblighi.
La differenza sta solo in quali obblighi vengono verificati. Per il vettore, è fondamentale possedere veicoli reali e autorizzazioni valide. Per il committente, è fondamentale la disciplina di pagamento e l'assenza di uno storico di controversie con altri fornitori di servizi. Ma la struttura stessa della verifica — registro, reputazione, storico di collaborazione — è la stessa per entrambi.
Uno spedizioniere controlla i documenti di una controparte
Tre tipi di rischio nel lavorare con una nuova controparte
Rischio legale. Un'azienda che non esiste formalmente, è in liquidazione o ha l'attività sospesa non dovrebbe stipulare nuovi contratti — indipendentemente dal fatto che agisca come vettore o come committente. Lavorare con un'azienda del genere crea problemi che si estendono alla documentazione e al pagamento successivo.
Rischio operativo. Per il vettore significa non possedere veicoli reali. Per il committente significa non avere un'esigenza reale o l'autorità di disporre della merce, il che può far saltare l'accordo dopo che l'esecuzione è già iniziata.
Rischio finanziario. Per il vettore, è il rischio che un subappaltatore o un autista non venga pagato in tempo, il che influisce sull'esecuzione del trasporto. Per il committente, è il rischio diretto che l'azienda non paghi per un trasporto già effettuato, e il recupero del credito richieda mesi.
Un algoritmo passo dopo passo per verificare rapidamente una nuova controparte
Controllo nel registro delle imprese. Una verifica di base dello stato giuridico, della partita IVA, della data di costituzione, dello stato attuale — lo stesso punto di partenza per vettore e committente.
Verifica di licenze o documenti autorizzativi. Per il vettore — la licenza di trasporto. Per il committente — documenti che confermino il diritto di disporre della merce, se si tratta di un lotto grande o di un prodotto specifico.
Verifica dello storico di collaborazione, se esiste. Se la controparte ha già lavorato con l'azienda, conviene consultare l'archivio di accordi, pagamenti e controversie precedenti, invece di verificare da zero.
Verifica della reputazione sul mercato. Recensioni di altri operatori del mercato, presenza della controparte in liste nere o, al contrario, in classifiche di partner affidabili.
Registrazione del risultato della verifica nella scheda della controparte. Tutte le informazioni raccolte dovrebbero essere conservate centralmente, così la prossima verifica non dovrà ripartire da zero.
Come CarGoPro aiuta a standardizzare la verifica delle controparti
Nel registro delle controparti, ogni azienda — che sia vettore o committente — ha la propria scheda con lo storico di collaborazione: quanti trasporti sono stati completati o pagati, se ci sono stati ritardi nel pagamento o nella consegna, quali documenti sono già disponibili. Questo trasforma la verifica di una nuova controparte da un'azione una tantum in un processo cumulativo.
Questo approccio unificato significa che un nuovo dipendente che inizia a lavorare con una controparte vede lo stesso quadro di uno spedizioniere esperto, invece di affidarsi alla propria memoria o ad appunti sparsi dei colleghi.
Errori tipici nella verifica di nuove controparti
Verificare solo i vettori, non i committenti. Le aziende spesso costruiscono un processo accurato di verifica per i nuovi vettori, ignorando completamente che un nuovo committente comporta un rischio finanziario altrettanto grande.
Una verifica una tantum senza aggiornamento. Una controparte verificata due anni fa potrebbe aver cambiato proprietario, perso la licenza o accumulato problemi finanziari da allora — lo stato andrebbe verificato prima di ogni nuovo accordo importante.
Assenza di uno standard di verifica unificato. Se ogni spedizioniere verifica le controparti a modo suo, l'azienda non può essere sicura che un set minimo di controlli venga applicato in modo coerente a tutti i nuovi partner.
Un esempio: quando un committente non verificato costa più di un vettore non verificato
Un'azienda ha effettuato un trasporto per un nuovo committente senza verificarne in anticipo lo storico dei pagamenti, basandosi solo sull'importo allettante dell'accordo. Dopo il completamento del trasporto, il committente ha iniziato a ritardare il pagamento adducendo «procedure interne», e qualche settimana dopo è emerso che la stessa azienda aveva uno storico di cause legali da parte di altri fornitori di servizi per mancato pagamento.
Una verifica di base nel registro e nelle fonti aperte avrebbe richiesto quindici minuti e probabilmente avrebbe fatto emergere quelle cause prima ancora dell'inizio della collaborazione — molto più economico di mesi di recupero crediti per via giudiziaria.
Una checklist per verificare una nuova controparte
Lo stato giuridico della controparte è stato verificato nel registro delle imprese
Le licenze o i documenti autorizzativi sono confermati in base al ruolo della controparte
Lo storico di una collaborazione precedente, se esistente, è stato verificato nell'archivio
La reputazione sul mercato è stata verificata tramite recensioni e liste nere
Il risultato della verifica è registrato nella scheda della controparte, allo stesso modo per entrambi i ruoli
Verificare una nuova controparte non è una formalità riservata ai vettori, ma una prassi standard per qualsiasi parte di un accordo. Quali strumenti per la gestione delle controparti sono inclusi in ciascun piano è indicato nella pagina delle tariffe.