Analizzare lo storico delle tariffe permette di ottimizzare i costi. Come tenere correttamente traccia delle tariffe in un sistema CRM.
Uno spedizioniere negozia una tariffa con un vettore con cui l'azienda ha già lavorato sei mesi fa. Quanto è costato quel trasporto, a quali condizioni ci si è accordati, se è stato concesso uno sconto — nessuno se lo ricorda, e la trattativa riparte da zero, come se fosse il primo contatto. Dopo qualche giorno si scopre che ci si è accordati su un importo superiore a quello dell'anno scorso, anche se il prezzo del carburante e il percorso stesso non sono cambiati in modo significativo.
Perché lo storico delle tariffe è più importante di quanto sembri
Senza uno storico delle tariffe salvato, ogni trattativa con un vettore o ogni offerta a un cliente riparte da zero — l'azienda non sa quale fosse il prezzo di mercato per una determinata tratta e tipo di merce un mese fa, sei mesi fa, un anno fa. Questo significa che uno spedizioniere o paga troppo per mancanza di un punto di riferimento, oppure perde tempo a cercare informazioni aggiornate in fonti disperse.
Lo storico delle tariffe non è un archivio contabile fine a se stesso. È uno strumento che permette di vedere l'andamento dei prezzi su tratte specifiche, capire le fluttuazioni stagionali e costruire offerte commerciali basate su dati reali, non sull'intuizione di uno spedizioniere.
Analisi dei grafici delle tariffe di trasporto
Tre tipi di dati da registrare nello storico delle tariffe
Tariffa per tratta e tipo di veicolo. Quanto è costato un trasporto su un percorso specifico con un tipo di veicolo specifico sono i dati di base senza i quali non si può confrontare un'offerta attuale con lo standard di mercato.
Fluttuazioni stagionali dei prezzi. Le tariffe sulle tratte popolari possono variare significativamente nei diversi periodi dell'anno — prima delle festività, in stagione di raccolto, durante i picchi di domanda. Senza dati storici, un aumento stagionale del prezzo si confonde facilmente con il tentativo di un vettore di gonfiare i costi.
Sconti e condizioni individuali per controparti specifiche. Se a un determinato vettore o cliente è stato concesso uno sconto o condizioni speciali, vale la pena registrarlo separatamente — altrimenti la prossima volta queste condizioni andranno rinegoziate da zero, come se non fossero mai esistite.
Un approccio passo dopo passo per mantenere lo storico delle tariffe
Registrare il prezzo subito dopo ogni accordo. Una tariffa concordata durante la trattativa dovrebbe entrare immediatamente nel sistema, invece di restare nella memoria di uno spedizioniere o in una conversazione che sarà difficile ritrovare in seguito.
Collegare il prezzo a una tratta, un tipo di merce e una data specifici. Senza questi tre parametri, un prezzo storico non è confrontabile — la tariffa per un carico da 20 tonnellate e per una piccola spedizione non sono paragonabili, anche sulla stessa tratta.
Rivedere regolarmente l'andamento sulle tratte chiave. Una revisione mensile o trimestrale di come sono variati i prezzi sulle rotte principali dell'azienda permette di cogliere le tendenze in tempo, invece di scoprirle a posteriori.
Confrontare lo storico interno con la situazione attuale di mercato. Lo storico tariffario dell'azienda è utile, ma senza un confronto con lo stato generale del mercato c'è il rischio di orientarsi su prezzi obsoleti.
Usare lo storico nella costruzione delle offerte commerciali. Sapere a quanto ci si è accordati l'ultima volta su una tratta simile dà allo spedizioniere una posizione di partenza motivata per la trattativa, non solo un'ipotesi.
Come CarGoPro aiuta a mantenere lo storico delle tariffe
Nel registro delle controparti, ogni accordo con un vettore o un cliente viene registrato con importo, data e note — costruendo uno storico dei prezzi completo per ogni singola controparte, disponibile in qualsiasi momento senza dover cercare tra vecchie chat o file.
La mappa di calore del mercato permette di confrontare i dati interni dell'azienda con la situazione reale del mercato per regione, per capire se un prezzo concordato corrisponde alla domanda e all'offerta attuali, e non solo alla prassi storica dell'azienda.
La sezione analitica mostra l'andamento delle tariffe nel tempo per tratta, permettendo di vedere una tendenza non da un singolo accordo, ma dall'intero portafoglio di trasporti in una volta sola.
Errori tipici nella gestione dello storico delle tariffe
Nessuna registrazione. La situazione più comune — le tariffe vengono discusse a voce o in chat, ma non vengono mai salvate sistematicamente da nessuna parte, quindi ogni trattativa successiva riparte da un foglio bianco.
Registrare il prezzo senza contesto. Una nota come «il trasporto è costato 15.000» senza collegarla a tratta, data e tipo di merce è inutile per il confronto — dopo sei mesi quel numero non dirà nulla sul fatto che fosse vantaggioso.
Ignorare la stagionalità. Confrontare una tariffa invernale con una estiva senza considerare le fluttuazioni stagionali della domanda porta a conclusioni sbagliate sul fatto che il prezzo sia salito o sceso, quando in realtà si tratta di una normale fluttuazione stagionale.
Un esempio: quanto costa davvero l'assenza di uno storico
Un'azienda ha concordato con un vettore una tariffa superiore del 12% rispetto a quanto pagava per la stessa tratta sei mesi prima. Nessuno in azienda se n'è accorto, perché non era rimasta alcuna traccia dell'accordo precedente — lo spedizioniere che allora gestiva quel trasporto se n'era andato, e l'informazione esisteva solo nei suoi appunti personali.
Se quell'informazione fosse stata conservata centralmente, lo spedizioniere che conduce la trattativa attuale avrebbe avuto un argomento per discutere il prezzo — un numero concreto dal passato, invece di una vaga sensazione che «sembra caro».
Una checklist per mantenere lo storico delle tariffe
Ogni tariffa concordata viene registrata subito dopo l'accordo, non in seguito
Il prezzo è collegato a una tratta, un tipo di merce e una data specifici
L'andamento sulle tratte chiave viene rivisto regolarmente
I dati interni vengono confrontati con la situazione attuale di mercato
Lo storico delle tariffe viene usato come argomento nelle nuove trattative
Mantenere lo storico delle tariffe non è burocrazia fine a se stessa, ma uno strumento concreto che fa risparmiare denaro a ogni accordo successivo. Quali strumenti per la gestione delle tariffe sono inclusi in ciascun piano è indicato nella pagina delle tariffe.