ვაყენებთ ინტეგრაციებს დოკუმენტებისა და შეკვეთების სრული სინქრონიზაციისთვის ორმაგი შეყვანის გარეშე.
ტვირთის შესახებ იგივე ინფორმაცია — დასახელება, წონა, მარშრუტი, საკონტაქტო მონაცემები — ერთი რეისისთვის სამჯერ შეიყვანება. ჯერ ექსპედიტორი შეაქვს შეკვეთაში. შემდეგ ვიღაც იმავე მონაცემებს გადააქვს გადაზიდვის დოკუმენტებში. შემდეგ ბუღალტერია ხელით ხელახლა წერს მათ ინვოისში. სამი სხვადასხვა ადამიანი, სამი სხვადასხვა ფაილი, იგივე ინფორმაცია, ყოველ ჯერზე ნულიდან ხელახლა ნაწერი.
რატომ არ არის მონაცემების ორმაგი შეყვანა წვრილმანი
ერთი და იმავე ინფორმაციის ყოველი ხელახალი შეყვანა არა მხოლოდ დაკარგული დროა, არამედ დამატებითი წერტილი, სადაც შეცდომა შეიძლება წარმოიშვას. მეორედ არასწორად ჩაწერილი წონის ციფრი, შეკვეთასა და დოკუმენტს შორის მისამართის შეუსაბამობა, არასწორად კოპირებული ტელეფონის ნომერი — ეს ყველაფერი იმის შედეგია, რომ მონაცემები ხელით გადაიცემა, და არა ავტომატურად მიედინება.
პრობლემა არ არის იმაში, რომ თანამშრომლები უყურადღებონი არიან. პრობლემა იმაშია, რომ სისტემა აიძულებთ ყოველ ჯერზე ხელახლა ჩაწერონ ინფორმაცია, რომელიც უკვე სადღაც კომპანიაშია, იმის ნაცვლად, რომ უბრალოდ იქიდან აიღონ.
თანამშრომელი ხარობს წარმატებული სინქრონიზაციით
სამი წერტილი, სადაც მონაცემები ყველაზე ხშირად ხელახლა შედის
შეკვეთიდან გადაზიდვის დოკუმენტებში. მონაცემები ტვირთის, მარშრუტისა და გარიგების მხარეების შესახებ, შეყვანილი შეკვეთის შექმნისას, ხშირად ხელით ხელახლა იწერება ზედნადების ან CMR-ის მომზადებისას, თუმცა ეს იგივე ინფორმაციაა.
დოკუმენტებიდან ბუღალტერიაში. თანხები, კონტრაგენტის რეკვიზიტები, რეისის დეტალები, რომლებიც უკვე შეკვეთასა და დოკუმენტებშია, ისევ შედის ინვოისის გამოწერის ან აქტის დახურვის დროს.
CRM-სა და გარე სისტემებს შორის. თუ კომპანია იყენებს ცალკეულ ინსტრუმენტებს ტელეფონიისთვის, ბუღალტრული აღრიცხვისთვის ან დოკუმენტბრუნვისთვის, CRM-ში შეყვანილი მონაცემები ხშირად ხელით უნდა გადავიდეს ამ ინსტრუმენტების თითოეულში ცალკე.
ნაბიჯ-ნაბიჯ მიდგომა ორმაგი შეყვანის აღმოსაფხვრელად
ვიპოვოთ, სად ზუსტად შედის მონაცემები ხელახლა. სანამ რაიმეს ავტომატიზირებთ, ღირს ერთი შეკვეთის გზის თვალის დევნება შექმნიდან დახურვამდე და დანახვა, რამდენჯერ იწერება იგივე ინფორმაცია ხელახლა.
განვსაზღვროთ ჭეშმარიტების ერთადერთი წყარო თითოეული ტიპის მონაცემისთვის. ტვირთის შესახებ მონაცემები უნდა შეიყვანებოდეს ერთხელ — შეკვეთის შექმნისას, ხოლო ყველა შემდგომი დოკუმენტი უნდა ყალიბდებოდეს ამ წყაროს საფუძველზე.
დავაყენოთ დოკუმენტების ავტომატური ფორმირება არსებული მონაცემებიდან. თუ ინფორმაცია სისტემაში უკვე არსებობს, გადაზიდვის დოკუმენტი ან ინვოისი მისგან უნდა გენერირდებოდეს, და არა ხელით ხელახლა იწერებოდეს.
დავაკავშიროთ CRM გარე ინსტრუმენტებთან ინტეგრაციების საშუალებით. მონაცემები, რომლებიც საჭიროა რამდენიმე სისტემაში, მათ შორის ავტომატურად უნდა მოძრაობდეს, და არა თანამშრომლის მიერ ხელით კოპირდებოდეს.
შევამოწმოთ, მართლა აღმოიფხვრა თუ არა დუბლირება. ავტომატიზაციის ფორმალური არსებობა არ იძლევა გარანტიას, რომ თანამშრომლები მას იყენებენ — ღირს რეგულარულად შემოწმდეს, ჩვევის გამო ხელით შეყვანას ხომ არ დაუბრუნდნენ.
როგორ ეხმარება CarGoPro ხელით შეყვანის აღმოფხვრაში
დოკუმენტბრუნვა ავტომატურად აყალიბებს ზედნადებს, CMR-სა და რეისის სხვა დოკუმენტებს შეკვეთის შექმნისას უკვე შეყვანილი მონაცემების საფუძველზე — ახალ ფაილში იმავე ინფორმაციის ხელახლა ჩაწერის გარეშე.
ინტეგრაციების ჰაბი საშუალებას იძლევა, დავაკავშიროთ CRM გარე სისტემებთან და დავათვალიეროთ სინქრონიზაციის მოვლენების ჟურნალი, კომპანიის სხვადასხვა ინსტრუმენტს შორის მონაცემების ხელით გადატანის ნაცვლად.
ტიპური შეცდომები ხელით შეყვანის აღმოფხვრისას
მხოლოდ ერთი ეტაპის ავტომატიზაცია. თუ დოკუმენტების ფორმირებას ავტომატიზირებთ, მაგრამ ბუღალტერიაში მონაცემების ხელით გადატანას ტოვებთ, დუბლირება უბრალოდ პროცესის სხვა ეტაპზე გადადის, და არ ქრება.
მონაცემების ერთიანი წყაროს არარსებობა. თუ კომპანიის სხვადასხვა სისტემას აქვს იმავე ინფორმაციის საკუთარი ასლები იმის ნათელი განსაზღვრის გარეშე, რომელია მთავარი, მათ შორის შეუსაბამობები გარდაუვალია.
ადამიანური ფაქტორის იგნორირება დანერგვისას. საუკეთესო ავტომატიზაციაც კი ვერ იმუშავებს, თუ თანამშრომლები ჩვევის გამო აგრძელებენ მონაცემების ხელით დუბლირებას, რადგან არ ენდობიან ახალ სისტემას ან არ იციან, როგორ გამოიყენონ ის.
მაგალითი: როცა ერთი ციფრის სამჯერ შეყვანა კლიენტს ჯდება
კომპანიის ექსპედიტორმა შეკვეთის შექმნისას შეიყვანა ტვირთის წონა. დისპეტჩერმა, ზედნადების მომზადებისას, იგივე წონა ხელით შეიყვანა — და ერთ ციფრში შეცდა. ბუღალტერიამ ინვოისი გამოწერა შეცდომიანი დოკუმენტის, და არა ორიგინალური შეკვეთის საფუძველზე.
კლიენტმა მიიღო ინვოისი, რომელიც არ ემთხვეოდა შეთანხმებულ თანხას, და კომპანიას მთელი დღე მოუწია დახარჯოს იმის გასარკვევად, ზუსტად სად წარმოიშვა შეუსაბამობა — თუმცა სწორი ციფრი მთელი ამ დროის განმავლობაში სისტემაში იყო, უბრალოდ არავის აუღია ის წყაროდან.
ხელით შეყვანის აღმოფხვრის საკონტროლო სია
დუბლირების წერტილების საპოვნელად თვალყურადეულია შეკვეთის გზა შექმნიდან დახურვამდე
განსაზღვრულია ჭეშმარიტების ერთადერთი წყარო თითოეული ტიპის მონაცემისთვის
დოკუმენტები ავტომატურად ყალიბდება უკვე შეყვანილი მონაცემების საფუძველზე
CRM დაკავშირებულია გარე სისტემებთან ინტეგრაციების საშუალებით, და არა ხელით გადატანით
რეგულარულად მოწმდება, თანამშრომლები მართლა იყენებენ თუ არა ავტომატიზაციას
ხელით შეყვანის აღმოფხვრა არ ეხება ეფექტურ ტექნოლოგიას, არამედ იმას, რომ თითოეული ციფრი სისტემაში შევიდეს ზუსტად ერთხელ. რომელი ავტომატიზაციის ინსტრუმენტები შედის თითოეულ ტარიფში, იხილეთ გვერდზე ტარიფები.