Nustatome integracijas visiškai dokumentų ir užsakymų sinchronizacijai be dvigubo įvedimo.
Ta pati informacija apie krovinį — pavadinimas, svoris, maršrutas, kontaktiniai duomenys — vienam reisui įvedama tris kartus. Pirmiausia ekspeditorius ją įveda į užsakymą. Paskui kažkas perkelia tuos pačius duomenis į gabenimo dokumentus. Tada buhalterija ranka perrašo juos dar kartą į sąskaitą. Trys skirtingi žmonės, trys skirtingi failai, ta pati informacija, kiekvieną kartą įvedama iš naujo nuo nulio.
Kodėl dvigubas duomenų įvedimas nėra smulkmena
Kiekvienas pakartotinis tos pačios informacijos įvedimas — tai ne tik prarastas laikas, bet ir papildomas taškas, kuriame gali atsirasti klaida. Antrą kartą neteisingai įvestas svorio skaičius, adreso neatitikimas tarp užsakymo ir dokumento, neteisingai nukopijuotas telefono numeris — visa tai atsiranda dėl to, kad duomenys perkeliami rankiniu būdu, o ne perduodami automatiškai.
Problema ne ta, kad darbuotojai neatidūs. Problema ta, kad sistema verčia juos kiekvieną kartą iš naujo įvesti informaciją, kuri jau kažkur įmonėje egzistuoja, vietoje to, kad tiesiog ją iš ten paimtų.
Darbuotojas džiaugiasi sėkminga sinchronizacija
Trys vietos, kuriose duomenys dažniausiai įvedami pakartotinai
Iš užsakymo į gabenimo dokumentus. Duomenys apie krovinį, maršrutą ir sandorio šalis, įvesti kuriant užsakymą, dažnai iš naujo ranka įvedami rengiant važtaraštį ar CMR, nors tai ta pati informacija.
Iš dokumentų į buhalteriją. Sumos, kontrahento rekvizitai, reiso detalės, kurios jau yra užsakyme ir dokumentuose, dar kartą įvedamos išrašant sąskaitą ar uždarant aktą.
Tarp CRM ir išorinių sistemų. Jei įmonė naudoja atskirus telefonijos, buhalterinės apskaitos ar dokumentų srauto įrankius, į CRM įvesti duomenys dažnai turi būti rankiniu būdu perkeliami į kiekvieną iš šių įrankių atskirai.
Žingsnis po žingsnio: kaip pašalinti dvigubą įvedimą
Rasti, kur tiksliai duomenys įvedami pakartotinai. Prieš ką nors automatizuojant, verta atsekti vieno užsakymo kelią nuo sukūrimo iki uždarymo ir pamatyti, kiek kartų ta pati informacija įvedama iš naujo.
Nustatyti pagrindinį kiekvieno duomenų tipo šaltinį. Duomenys apie krovinį turėtų būti įvedami vieną kartą — kuriant užsakymą, o visi vėlesni dokumentai turėtų būti formuojami šio šaltinio pagrindu.
Nustatyti automatinį dokumentų formavimą iš turimų duomenų. Jei informacija jau yra sistemoje, gabenimo dokumentas ar sąskaita turėtų būti generuojami iš jos, o ne iš naujo įvedami ranka.
Sujungti CRM su išoriniais įrankiais per integracijas. Duomenys, reikalingi keliose sistemose, tarp jų turėtų judėti automatiškai, o ne būti rankiniu būdu kopijuojami darbuotojo.
Tikrinti, ar dubliavimas iš tikrųjų buvo pašalintas. Formalus automatizavimo buvimas negarantuoja, kad darbuotojai juo naudojasi — verta reguliariai tikrinti, ar iš įpročio nebuvo grįžta prie rankinio įvedimo.
Kaip „CarGoPro" padeda pašalinti rankinį įvedimą
Dokumentų srautas automatiškai formuoja važtaraštį, CMR ir kitus reiso dokumentus jau įvestų duomenų pagrindu, kuriant užsakymą — be pakartotinio tos pačios informacijos įvedimo naujame faile.
Integracijų centras leidžia sujungti CRM su išorinėmis sistemomis ir peržiūrėti sinchronizacijos įvykių žurnalą, vietoje to, kad reikėtų rankiniu būdu perkelti duomenis tarp skirtingų įmonės įrankių.
Tipinės klaidos šalinant rankinį įvedimą
Automatizuojamas tik vienas etapas. Jei automatizuojate dokumentų formavimą, bet paliekate rankinį duomenų perkėlimą į buhalteriją, dubliavimas tiesiog persikelia į kitą proceso etapą, o ne išnyksta.
Nėra vieno pagrindinio duomenų šaltinio. Jei skirtingos įmonės sistemos turi savo tos pačios informacijos kopijas be aiškaus nustatymo, kuri iš jų pagrindinė, neatitikimai tarp jų neišvengiami.
Diegiant ignoruojamas žmogiškasis faktorius. Net geriausias automatizavimas neveiks, jei darbuotojai iš įpročio toliau rankiniu būdu dubliuoja duomenis, nes nepasitiki nauja sistema ar nežino, kaip ja naudotis.
Pavyzdys: kai trigubas vieno skaičiaus įvedimas kainuoja klientą
Įmonės ekspeditorius įvedė krovinio svorį kurdamas užsakymą. Dispečeris, ruošdamas važtaraštį, tą patį svorį įvedė ranka — ir apsiriko viena skaitmeni. Buhalterija išrašė sąskaitą remdamasi dokumentu su klaida, o ne originaliu užsakymu.
Klientas gavo sąskaitą, neatitinkančią sutartos sumos, ir įmonei teko skirti visą dieną išsiaiškinti, kur tiksliai atsirado neatitikimas — nors teisingas skaičius visą tą laiką buvo sistemoje, tiesiog niekas jo iš ten nepaėmė.
Rankinio įvedimo pašalinimo kontrolinis sąrašas
Atsektas užsakymo kelias nuo sukūrimo iki uždarymo, kad būtų rasti dubliavimo taškai
Nustatytas pagrindinis šaltinis kiekvienam duomenų tipui
Dokumentai formuojami automatiškai jau įvestų duomenų pagrindu
CRM sujungtas su išorinėmis sistemomis per integracijas, o ne rankinį perkėlimą
Reguliariai tikrinama, ar darbuotojai iš tikrųjų naudojasi automatizavimu
Rankinio įvedimo pašalinimas — tai ne apie efektingą technologiją, o apie tai, kad kiekvienas skaičius į sistemą būtų įvedamas lygiai vieną kartą. Kokie automatizavimo įrankiai įtraukti į kiekvieną planą, žiūrėkite tarifų puslapyje.