Išsklaidytos buhalterijos, CRM ir ekspeditorių lentelių ataskaitos nerodo, kur įmonė iš tikrųjų uždirba. Kaip sukurti kompleksinę analitiką.
Logistikos įmonės vadovas į klausimą „kiek uždirbome šį mėnesį" atsako užtikrintai. Į klausimą, kuri kryptis iš tikrųjų pelninga, o kuri laikosi tik ant popierinės apyvartos - jau su dvejone, nes šis atsakymas slepiasi ne viename ataskaitoje, o duomenų iš buhalterijos, CRM ir ekspeditorių lentelių sankirtoje, kurios niekas nesuvedė kartu.
Kodėl išsklaidytos ataskaitos nerodo tikro vaizdo
Kiekvienas logistikos įmonės padalinys tvarko savo statistiką savo poreikiams. Buhalterija mato pajamas ir išlaidas, ekspeditoriai - atliktų reisų skaičių, pardavimų vadybininkai - sudarytų sandorių skaičių. Kiekviena iš šių ataskaitų atskirai yra teisinga, bet nė viena neatsako į klausimą, kur įmonė iš tikrųjų uždirba, o kur tiesiog sukasi pinigai be pelno.
Problema kyla ne dėl duomenų trūkumo, o dėl jų išsklaidymo. Reiso savikainos duomenys guli vienoje lentelėje, kliento sumokėtos sumos duomenys - kitoje, o duomenys apie tai, kiek laiko ekspeditorius sugaišo derindamas konkretų užsakymą, apskritai niekur nefiksuojami. Nesujungus šių šaltinių, neįmanoma apskaičiuoti realaus krypties ar kliento pelningumo.
Trys analitikos lygiai, kurių reikia logistikos įmonei
Operacinis lygis. Kiek reisų atlikta, kiek iš jų vėluojant, kokia dalis užsakymų teko perduoti kitam vežėjui dėl pradinio plano žlugimo. Tai kasdienio valdymo analitika, rodanti, kur tiksliai procese susidaro spūstys.
Finansinis lygis. Pelningumas pagal kryptis, krovinių tipus, konkrečius klientus. Būtent čia tampa matoma, kad kryptis, kuri atrodo apkrauta ir „gyva", iš tikrųjų veikia ties pelningumo riba dėl nuolatinių nuolaidų ar didelės tuščių grįžtamųjų reisų dalies.
Kliento lygis. Kas iš klientų atneša stabilias pajamas, o kas - nuolatinius ginčus dėl kainos, vėluojančius mokėjimus ir minimalią maržą. Be šio analitikos lygio įmonė skiria vienodus išteklius tiek pelningiems, tiek nuostolingiems klientams aptarnauti.
Žingsnis po žingsnio: kaip sukurti kompleksinę analitiką
Nustatyti, kurie rodikliai iš tikrųjų veikia sprendimus. Ne visos metrikos vienodai naudingos - verta pradėti nuo trijų-keturių, kurios tiesiogiai veikia, kurias kryptis plėtoti, o kurias mažinti.
Suvesti duomenis iš skirtingų šaltinių į vieną sistemą. Kol finansiniai duomenys gyvena vienoje programoje, operaciniai - kitoje, o klientų duomenys - ekspeditoriaus galvoje, kompleksinės ataskaitos sukurti neįmanoma.
Nustatyti reguliarų ataskaitų peržiūros dažnumą. Analitika, į kurią žiūrima kartą per metus apibendrinant rezultatus, neveikia einamųjų sprendimų. Savaitinė ar mėnesinė peržiūra leidžia reaguoti, kol situaciją dar galima ištaisyti.
Lyginti rodiklius dinamikoje, o ne kaip pavienius pjūvius. Krypties pelningumas 12% pats savaime nieko nesako - svarbu matyti, ar jis auga, ar mažėja lyginant su ankstesniais laikotarpiais.
Sieti analitikos išvadas su konkrečiais veiksmais. Ataskaita, kuri tik konstatuoja problemą be kito žingsnio - įkainio pakeitimo, sąlygų su klientu peržiūros, atsisakymo krypties - lieka tiesiog skaičiais ekrane.
Kaip „CarGoPro" padeda sukurti kompleksinę analitiką
Analitikos skiltis surenka duomenis apie atliktus užsakymus, įkainius ir kryptis vienoje vietoje, vietoje to, kad verstų įmonę rankiniu būdu suvesti informaciją iš išsklaidytų šaltinių. Tai leidžia matyti dinamiką pagal kryptis ir krovinių tipus be atskiro lentelių suvedimo.
Kontrahentų registre kaupiasi bendradarbiavimo istorija su kiekvienu klientu - tai pagrindas kliento lygio analitikai, kai reikia suprasti, kuris klientas ilgalaikėje perspektyvoje iš tikrųjų pelningas, o kuris reikalauja tiek pat dėmesio, kiek pelningesnis klientas, tačiau atneša mažiau.
Rinkos šiluminis žemėlapis prideda dar vieną matmenį - rodo paklausos ir pasiūlos tankumą pagal regionus, kas padeda suprasti, ar kryptis, kuri atrodo silpna įmonės vidinėje statistikoje, silpna visoje rinkoje, ar tai konkrečiai vidinio darbo su šia kryptimi problema.
Tipinės klaidos kuriant analitiką
Per daug metrikų vienu metu. Ataskaita su dvidešimt rodiklių, iš kurių realiai sprendimus veikia trys-keturi, tik apsunkina analizę vietoje to, kad ją supaprastintų.
Analitika be savininko. Jei ataskaitos niekas konkrečiai neperžiūri ir neatsako už reakciją į ją, ji virsta formalumu, ruošiamu todėl, kad taip įprasta, o ne todėl, kad ji veikia sprendimus.
Palyginimai be konteksto. Skaičius pats savaime mažai ką pasako: 8% pelningumas gali būti norma vienam krovinio tipui ir katastrofa kitam. Be palyginimo su atitinkamu etalonu, analitikos išvados bus klaidingos.
Pavyzdys: kai „pelninga" kryptis iš tikrųjų nuostolinga
Įmonė vieną iš krypčių laikė viena iš labiausiai apkrautų ir svarbiausių - pagal reisų skaičių ji stabiliai užėmė pirmą vietą. Kai finansiniai duomenys pagaliau buvo suvesti su operaciniais, paaiškėjo, kad būtent šioje kryptyje galiojo nuolatinės nuolaidos klientams išlaikyti ir didžiausia tuščių grįžtamųjų reisų dalis visame įmonės portfelyje.
Pagal reisų skaičių kryptis atrodė kaip pagrindinis verslo variklis, o pagal realų pelningumą - kaip viena silpniausių. Be kompleksinio duomenų suvedimo tai būtų likę nepastebėta dar ilgai, kol kas nors atkreiptų dėmesį į bendrą įmonės finansinį rezultatą ir pradėtų ieškoti jo kritimo priežasties.
Kompleksinės analitikos kontrolinis sąrašas
Nustatyti trys-keturi pagrindiniai rodikliai, tiesiogiai veikiantys sprendimus
Finansiniai, operaciniai ir klientų duomenys suvesti į vieną sistemą
Nustatytas reguliarus ataskaitų peržiūros dažnumas, o ne vienkartinė analizė
Rodikliai lyginami dinamikoje, o ne kaip izoliuoti skaičiai
Už kiekvieną ataskaitą atsakingas asmuo, reaguojantis į išvadas
Kompleksinė analitika - tai ne apie gražius grafikus, o apie gebėjimą pamatyti, kur įmonė iš tikrųjų uždirba, o kur tik kuria apkrovos iliuziją. Kokie analitikos įrankiai įtraukti į kiekvieną planą, žiūrėkite tarifų puslapyje.