Reduzieren Sie das Chaos. Erfahren Sie, welche Prozesse automatisiert werden können, damit Ihr Team effizienter arbeitet.
Ein Disponent kommt zur Arbeit mit dem Plan, Frachtführer anzurufen, neue Routen abzustimmen und ungewöhnliche Situationen auf der Strecke zu lösen. Stattdessen geht der halbe Tag dafür drauf, manuell dieselbe Frage „wo ist die Ladung gerade" von fünf verschiedenen Kunden zu beantworten, dieselben Daten erneut in ein neues Dokument einzugeben und einen Kunden an eine Folgebestellung zu erinnern, die er ohnehin schon plante. Die Disposition verwandelt sich in einen Kampf gegen Routine statt in Prozesssteuerung.
Warum die Disposition am meisten unter Routine leidet
Ein Disponent sitzt an der Schnittstelle aller Unternehmensprozesse: Er nimmt Kundenanfragen entgegen, koordiniert Frachtführer, verfolgt den Status von Fahrten und muss gleichzeitig schnell auf jede Abweichung vom Plan reagieren. Gerade deshalb sammeln sich in der Disposition die meisten sich wiederholenden, mechanischen Tätigkeiten an, die keine Expertise erfordern, aber den Löwenanteil der Arbeitszeit beanspruchen.
Das Problem ist nicht, dass Disponenten schlecht arbeiten, sondern dass die Struktur der Arbeit sie zwingt, ständig zwischen Anrufen, Nachrichten und manueller Dateneingabe zu wechseln, statt sich auf Situationen zu konzentrieren, die wirklich eine menschliche Entscheidung erfordern.
Mitarbeiter der Disposition bei der Arbeit
Drei Aufgabentypen, die zuerst automatisiert werden sollten
Wiederholte Antworten auf dieselben Fragen. „Wo ist die Ladung" und „wann kommt die Lieferung" sind die häufigsten Kundenfragen, die ein Disponent mehrmals täglich manuell beantwortet, obwohl diese Information bereits im System vorhanden ist und sich automatisch aktualisieren könnte.
Ähnliche Aufträge von Grund auf neu erstellen. Versendet ein Kunde regelmäßig gleichartige Fracht auf derselben Strecke, ist das manuelle erneute Ausfüllen aller Auftragsfelder Zeit, die sich auf wenige Klicks reduzieren ließe.
Erinnerungen an routinemäßige Handlungen. Einen Kunden an eine bevorstehende Folgebestellung erinnern, einen Frachtführer über geänderte Fahrtdetails informieren, die Buchhaltung auf ein neues Dokument hinweisen — all das sind mechanische Benachrichtigungen, die keine individuelle Formulierung jedes Mal erfordern.
Ein schrittweiser Ansatz zur Automatisierung der Dispositionsarbeit
Ermitteln, welche Anfragen am häufigsten vorkommen. Bevor automatisiert wird, lohnt es sich festzuhalten, womit Disponenten im Laufe einer typischen Woche die meiste Zeit verbringen — das sind die ersten Kandidaten für die Automatisierung.
Kunden dort Selbstbedienung bieten, wo es möglich ist. Kann ein Kunde den Ladungsstatus selbst einsehen, ohne den Disponenten anzurufen, gibt das Zeit für Aufgaben frei, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit erfordern.
Die Wiederholung von Standardaufträgen automatisieren. Aufträge, die auf derselben Strecke mit denselben Parametern wiederkehren, sollten nicht jedes Mal von Hand von null ausgefüllt werden müssen.
Automatische Statusbenachrichtigungen einrichten. Kunden und Frachtführer sollten Updates zum Fahrtstatus erhalten, ohne dass ein Disponent das jedes Mal manuell eintippen muss.
Dem Disponenten Raum für Sonderfälle lassen. Ziel der Automatisierung ist nicht, den Disponenten aus dem Prozess zu entfernen, sondern seine Zeit für Fälle freizugeben, in denen wirklich eine menschliche Entscheidung nötig ist: eine geplatzte Fahrt, ein Konflikt mit einem Frachtführer, eine dringende Routenänderung.
Wie CarGoPro hilft, Routinearbeit in der Disposition zu automatisieren
Ein für jeden Auftrag generierter Tracking-Link für Kunden ermöglicht es, den Ladungsstatus selbst zu prüfen, statt den Disponenten mit ständigen Anrufen „wo ist die Ladung" von anderen Aufgaben abzuhalten.
Die automatische Auftragswiederholung im Board erlaubt es Kunden, die regelmäßig gleichartige Fracht versenden, einen Folgeauftrag mit wenigen Klicks zu veröffentlichen, statt jedes Mal alle Felder von Grund auf neu auszufüllen.
ChatLink ermöglicht es, Vorlagen für Antworten auf Routinefragen einzurichten, sodass ein Disponent nicht jedes Mal dieselbe Information manuell formulieren muss — und der Belegfluss erstellt die nötigen Dokumente automatisch auf Basis der bereits erfassten Auftragsdaten.
Typische Fehler bei der Automatisierung der Dispositionsarbeit
Der Versuch, alles auf einmal zu automatisieren. Automatisierung, die alle Prozesse gleichzeitig abdecken will, wird meist langwierig eingeführt und stößt beim Team auf Widerstand — besser ist es, mit zwei oder drei besonders zeitaufwendigen Aufgaben zu beginnen.
Automatisierung ohne Berücksichtigung von Ausnahmen. Nicht jeder Auftrag ist Standard, und ein System, das dem Disponenten keine Möglichkeit lässt, in einer Sondersituation manuell einzugreifen, schafft neue Probleme statt alte zu lösen.
Fehlende Schulung des Teams an neuen Werkzeugen. Selbst die beste Automatisierung funktioniert nicht, wenn Disponenten nicht verstehen, wie sie zu nutzen ist, und aus Gewohnheit weiterhin dieselben Handgriffe manuell ausführen.
Ein Beispiel: Wie viel Zeit Routine ohne Automatisierung frisst
Ein Disponent, der einen Stammkunden betreut, bekommt täglich per Telefon oder Chat dieselbe Frage zum aktuellen Ladungsstatus, wobei jede Antwort ein paar Minuten kostet. Über eine Woche summiert sich das auf mehrere Stunden, die ausschließlich für die Wiederholung derselben Information aufgewendet werden, die der Kunde selbst in Sekunden hätte erfahren können.
Werden diese paar Stunden pro Woche durch einen automatischen Status für Kunden freigesetzt, gewinnt der Disponent echte Zeit für neue Strecken oder Sonderfälle, die wirklich seine Aufmerksamkeit erfordern.
Eine Checkliste zur Automatisierung der Dispositionsarbeit
Es ist ermittelt, welche Anfragen am häufigsten vorkommen und am meisten Zeit kosten
Kunden haben Selbstbedienung zur Statusprüfung ohne Anruf beim Disponenten
Standardaufträge wiederholen sich, ohne alle Felder jedes Mal von Hand neu auszufüllen
Vorlagen für Antworten auf dieselben Fragen sind eingerichtet
Dem Disponenten bleibt genug Zeit für Sonderfälle
Bei der Automatisierung der Disposition geht es nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern ihre Zeit von mechanischen Handgriffen für das freizugeben, wofür ein Disponent wirklich gebraucht wird. Welche Automatisierungswerkzeuge in jedem Tarif enthalten sind, zeigt die Seite Tarife.