Die Analyse der Preishistorie ermöglicht Kostenoptimierung. Wie man Tarife korrekt in einem CRM-System erfasst.
Ein Disponent handelt einen Tarif mit einem Frachtführer aus, mit dem das Unternehmen bereits vor einem halben Jahr gearbeitet hat. Was diese Fahrt damals gekostet hat, zu welchen Bedingungen man sich einigte, ob ein Rabatt gewährt wurde — niemand erinnert sich, und die Verhandlung beginnt bei null, als wäre es der erste Kontakt. Wenige Tage später stellt sich heraus, dass man sich auf einen höheren Betrag als im Vorjahr geeinigt hat, obwohl sich Kraftstoffpreise und die Strecke selbst kaum verändert haben.
Warum die Tarifhistorie wichtiger ist, als es scheint
Ohne gespeicherte Tarifhistorie beginnt jede Verhandlung mit einem Frachtführer oder jedes Angebot an einen Kunden von vorn — das Unternehmen weiß nicht, welcher Preis für eine bestimmte Strecke und Frachtart vor einem Monat, einem halben Jahr, einem Jahr marktüblich war. Das bedeutet, ein Disponent zahlt entweder zu viel, weil ihm ein Referenzpunkt fehlt, oder verschwendet Zeit mit der Suche nach aktuellen Informationen in verstreuten Quellen.
Die Tarifhistorie ist kein Buchhaltungsarchiv um seiner selbst willen. Sie ist ein Werkzeug, das Preistrends auf bestimmten Strecken sichtbar macht, saisonale Schwankungen erkennen lässt und Angebote auf Basis realer Daten statt des Bauchgefühls eines Disponenten ermöglicht.
Analyse von Frachtratendiagrammen
Drei Datentypen, die in der Tarifhistorie erfasst werden sollten
Tarif nach Strecke und Fahrzeugtyp. Was ein Transport auf einer bestimmten Route mit einem bestimmten Fahrzeugtyp kostete, sind die Basisdaten, ohne die sich ein aktuelles Angebot nicht mit der Marktnorm vergleichen lässt.
Saisonale Preisschwankungen. Tarife auf beliebten Strecken können sich zu unterschiedlichen Jahreszeiten deutlich unterscheiden — vor Feiertagen, während der Erntesaison, bei Spitzennachfrage. Ohne historische Daten lässt sich ein saisonaler Preisanstieg leicht mit dem Versuch eines Frachtführers verwechseln, den Preis künstlich zu erhöhen.
Individuelle Rabatte und Konditionen für bestimmte Geschäftspartner. Wurde einem bestimmten Frachtführer oder Kunden ein Rabatt oder Sonderkonditionen gewährt, sollte das separat erfasst werden — sonst müssen diese Bedingungen beim nächsten Mal neu ausgehandelt werden, als hätte es sie nie gegeben.
Ein schrittweiser Ansatz zur Pflege der Tarifhistorie
Den Preis direkt nach jeder Einigung erfassen. Ein während der Verhandlung vereinbarter Tarif sollte sofort ins System gelangen, statt im Gedächtnis eines Disponenten oder in einem Chatverlauf zu bleiben, der später schwer zu finden ist.
Den Preis an Strecke, Frachtart und Datum binden. Ohne diese drei Parameter lässt sich ein historischer Preis nicht vergleichen — der Tarif für eine 20-Tonnen-Ladung und für eine kleine Sendung sind selbst auf derselben Strecke nicht vergleichbar.
Die Entwicklung auf Schlüsselstrecken regelmäßig überprüfen. Ein monatlicher oder vierteljährlicher Blick darauf, wie sich die Preise auf den Hauptrouten des Unternehmens entwickelt haben, erkennt Trends rechtzeitig, statt sie erst im Nachhinein zu bemerken.
Die interne Historie mit der aktuellen Marktsituation vergleichen. Die eigene Tarifhistorie ist nützlich, aber ohne Vergleich mit der allgemeinen Marktlage besteht das Risiko, sich an veralteten Preisen zu orientieren.
Die Historie beim Erstellen von Angeboten nutzen. Zu wissen, worauf man sich zuletzt auf einer ähnlichen Strecke geeinigt hat, gibt einem Disponenten eine fundierte Ausgangsposition für Verhandlungen, statt nur eine Vermutung.
Wie CarGoPro bei der Pflege der Tarifhistorie hilft
Im Geschäftspartner-Verzeichnis wird jedes Geschäft mit einem Frachtführer oder Kunden mit Betrag, Datum und Anmerkungen erfasst — das baut eine vollständige Preishistorie für jeden einzelnen Geschäftspartner auf, jederzeit abrufbar, ohne alte Chats oder Dateien durchsuchen zu müssen.
Die Marktheatmap ermöglicht es, die internen Daten des Unternehmens mit der realen Marktlage nach Regionen zu vergleichen, um zu erkennen, ob ein vereinbarter Preis dem aktuellen Angebot und der Nachfrage entspricht — statt nur der historischen Praxis des Unternehmens.
Der Bereich Analytik zeigt die zeitliche Entwicklung der Tarife nach Strecken, sodass sich ein Trend nicht nur an einem einzelnen Geschäft, sondern am gesamten Frachtportfolio auf einmal ablesen lässt.
Typische Fehler im Umgang mit der Tarifhistorie
Gar keine Erfassung. Die häufigste Situation: Tarife werden mündlich oder in Chats besprochen, aber nirgendwo systematisch gespeichert, sodass jede folgende Verhandlung bei einem leeren Blatt beginnt.
Preise ohne Kontext erfassen. Eine Notiz wie „die Fahrt kostete 15.000" ohne Bezug zu Strecke, Datum und Frachtart ist für einen Vergleich nutzlos — nach einem halben Jahr sagt diese Zahl nichts mehr darüber aus, ob sie günstig war.
Saisonalität ignorieren. Ein Wintertarif mit einem Sommertarif verglichen, ohne saisonale Nachfrageschwankungen zu berücksichtigen, führt zu falschen Schlüssen darüber, ob der Preis tatsächlich gestiegen oder gefallen ist, obwohl es sich nur um eine normale saisonale Schwankung handelt.
Ein Beispiel: Was eine fehlende Historie tatsächlich kostet
Ein Unternehmen einigte sich mit einem Frachtführer auf einen Tarif, der 12 % höher lag als das, was man für dieselbe Strecke ein halbes Jahr zuvor gezahlt hatte. Niemand im Unternehmen bemerkte das, weil keine Aufzeichnung des vorherigen Geschäfts erhalten geblieben war — der Disponent, der die Fahrt damals betreut hatte, hatte gekündigt, und die Information existierte nur in seinen persönlichen Notizen.
Wäre diese Information zentral gespeichert worden, hätte der Disponent, der die aktuelle Verhandlung führt, ein Argument für den Preis gehabt — eine konkrete Zahl aus der Vergangenheit statt eines vagen Gefühls, „das scheint teuer zu sein".
Eine Checkliste zur Pflege der Tarifhistorie
Jeder vereinbarte Tarif wird direkt nach der Einigung erfasst, nicht später
Der Preis ist an eine konkrete Strecke, Frachtart und ein Datum gebunden
Die Entwicklung auf Schlüsselstrecken wird regelmäßig überprüft
Interne Daten werden mit der aktuellen Marktsituation verglichen
Die Tarifhistorie wird als Argument bei neuen Verhandlungen genutzt
Die Pflege der Tarifhistorie ist keine Bürokratie um der Berichterstattung willen, sondern ein konkretes Werkzeug, das bei jedem folgenden Geschäft Geld spart. Welche Werkzeuge für die Tarifverwaltung in jedem Tarif enthalten sind, zeigt die Seite Tarife.