Tourmarge automatisch berechnen

Warum „Rate minus Sprit" eine fehlerhafte Rechnung ist, und wie eine automatische Marge je Tour den echten Gewinn zeigt.

Am Monatsende schaut ein Inhaber auf den Umsatz und sieht eine ansehnliche Zahl. Aber Umsatz ist kein Gewinn, und die Marge einer einzelnen Tour ist meist nur ungefähr bekannt — über den Daumen geschätzt oder in einer Excel-Tabelle festgehalten, die seit drei Wochen niemand mehr aktualisiert hat. Die unangenehmste Entdeckung für einen Inhaber ist, wenn sich herausstellt, dass ein Teil der Touren, die profitabel aussahen, in Wirklichkeit Verlust gemacht hat.

Was Tourmarge eigentlich ist, und warum eine „gute" Rate täuschen kann

Die Tourmarge ist die Differenz zwischen dem, was der Kunde bezahlt hat, und sämtlichen direkten Kosten dieser konkreten Tour: Kraftstoff, Fahrerlohn, Maut und Vignetten, Fahrzeugverschleiß, Frachtversicherung sowie eine eventuelle Makler- oder Börsenprovision. Das ist nicht dasselbe wie „Rate minus Sprit" — die Überschlagsrechnung, die die meisten Disponenten noch immer im Kopf machen.

Das Problem: Die Rate allein sagt nichts über die Rentabilität aus. Eine Tour für 900 Euro kann profitabler sein als eine Tour für 1.400 Euro, wenn Letztere eine 600 Kilometer lange Leerfahrt zurück enthält und Erstere nicht. Ein Disponent, der nur den Frachtbetrag betrachtet, vergleicht Touren falsch, weil er die Kostenseite nicht vollständig sieht.

Der häufigste Grund für falsche Schlussfolgerungen: Unternehmen berechnen die Marge relationsweit im Durchschnitt statt pro konkreter Tour mit konkretem Fahrzeug, konkretem Fahrer und konkreter Leerfahrt vor oder nach der Beladung. Der Durchschnittswert einer Relation verdeckt Verlusttouren innerhalb eines scheinbar profitablen Mittelwerts.

Woraus sich die Kosten einer Tour tatsächlich zusammensetzen

Die vollständige Liste der margenrelevanten Kosten ist deutlich länger als nur „Kraftstoff":

CARGOPro

Ein Analyst prüft die Margenberechnung einer Tour am Bildschirm mit Diagrammen

Warum eine Excel-Tabelle in der Praxis nicht funktioniert

Das Problem liegt nicht darin, dass Excel ein schlechtes Werkzeug wäre. Das Problem ist, dass eine Margenberechnung in einer Tabelle davon abhängt, dass jemand die Eingabedaten manuell aktuell hält: den heutigen Kraftstoffpreis, den tatsächlichen Fahrerlohn, die reale Länge der Leerfahrt. Ist auch nur eine Zahl veraltet, wirkt das Ergebnis plausibel und ist trotzdem falsch.

Das zweite Problem: Die Tabelle berechnet die Tour losgelöst vom übrigen System. Die Tourdaten liegen bereits im Auftrag und im Geschäftsdatensatz vor, werden für die Margenberechnung aber erneut von Hand eingetippt. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist eine weitere Fehlerquelle: Die Entfernungsangabe in der Tabelle kann von der tatsächlichen Routenlänge abweichen, die das System bei der Planung bereits berechnet hat.

Das dritte Problem: Meist verantwortet eine einzige Person die Tabelle, und wenn diese Person im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt, stoppt die Berechnung oder geht an jemanden über, der die über Jahre gewachsenen Feinheiten der Formel nicht kennt.

Wie automatische Margenberechnung in der Praxis funktioniert

Liegen Rate, Entfernung, der Kraftstoffverbrauch des Fahrzeugs und der Fahrerlohn bereits im System vor, wird die Marge in dem Moment berechnet, in dem eine Tour bestätigt wird — nicht nachträglich in einer separaten Datei.

Im Finanzbereich von CarGoPro erscheint die Marge je Tour einzeln, aufgeschlüsselt nach Kostenbestandteilen, und die Auswertungen zeigen die durchschnittliche Marge nach Relation und Kunde, ohne dass Zahlen aus verschiedenen Quellen manuell zusammengeführt werden müssen. Das ermöglicht einen korrekten Vergleich von Touren — nicht nach Frachtbetrag, sondern nach dem tatsächlichen Gewinn, den eine Tour einbringt.

Die Formel zur Margenberechnung:

Marge = Frachtrate − (Kraftstoff + Fahrerlohn + Maut + Fahrzeugverschleiß + Versicherung + Maklerprovision)

Marge in Prozent = Marge ÷ Frachtrate × 100

Ein durchgerechnetes Beispiel

Eine konkrete Tour: Rotterdam nach Posen, Frachtrate 820 Euro, Ladung — Baumaterial, 20 Tonnen.

Ohne Leerfahrt und Maut würde dieselbe Tour auf dem Papier um 82 Euro profitabler aussehen — ein um fast ein Drittel geschöntes Bild. Genau diese beiden Posten fallen bei manuellen Berechnungen am häufigsten unter den Tisch, weil sie ohne ein System, das Route und tatsächliche Anfahrtsstrecke bereits kennt, im Voraus schwer zu schätzen sind.

Was sich ändert, wenn die Marge je Tour sichtbar ist

Sieht die Geschäftsleitung die Marge nicht als Relationsdurchschnitt, sondern je konkreter Tour, wird es möglich, Entscheidungen auf Basis konkreter Daten zu treffen statt auf dem Gefühl „wir liegen wohl im Plus".

Typische Fehler bei der Margenberechnung

Die Leerfahrt wird ignoriert. Der häufigste Fehler — nur die bezahlten Kilometer zählen, obwohl auch auf dem Weg zum Beladepunkt Kraftstoff verbraucht wird.

Ein flottenweiter Durchschnittsverbrauch. Verschiedene Fahrzeuge verbrauchen je nach Alter, Beladung und sogar Fahrstil eines bestimmten Fahrers unterschiedlich — der Durchschnitt verdeckt das reale Bild.

Vergessene Maut auf grenzüberschreitenden Relationen. Maut- und Vignettenkosten unterscheiden sich von Land zu Land, und wenn sie nicht vorab einkalkuliert werden, fällt die tatsächliche Marge nach der Tour niedriger aus als erwartet.

Berechnung ohne Maklerprovision. Kommt eine Tour über eine Börse oder einen Makler zustande, gerät die Provision bei der Planung manchmal in Vergessenheit, und die tatsächliche Marge liegt einige Prozentpunkte unter dem, was bei der Ratenvereinbarung erwartet wurde.

Keine Kontrolle nach der Tour. Die Berechnung erfolgt einmalig bei der Planung und wird nie mit den tatsächlichen Kosten nach Abschluss der Tour abgeglichen — systematische Abweichungen, etwa eine chronisch zu niedrig angesetzte Kraftstoffschätzung, fallen so nie auf.

Ein Monat vorher und nachher

Ein Unternehmen mit 8 Fahrzeugen, rund 60 Touren im Monat. Vor der Automatisierung schätzt der Disponent die Rentabilität jeder Tour über den Daumen anhand von Frachtbetrag und grober Entfernung, und die Buchhaltung berechnet die Monatsmarge am Periodenende in einer separaten Tabelle, wobei sie Fahrerauszahlungen und Tankbelege mühsam abgleicht. Das dauert ein bis zwei Tage, und das Ergebnis liegt vor, wenn im laufenden Monat nichts mehr zu korrigieren ist.

Nach der Umstellung auf automatische Berechnung sieht es anders aus: Der Disponent sieht die erwartete Marge bereits bei der Ratenvereinbarung mit dem Kunden, bevor die Tour überhaupt bestätigt ist. Liegt die Marge unter einer akzeptablen Schwelle — etwa wegen einer langen Leerfahrt zum Beladepunkt —, ist das sofort sichtbar, mit der Möglichkeit, entweder die Rate neu zu verhandeln oder rechtzeitig eine Rückladung zu organisieren, statt erst hinterher. Die Geschäftsleitung sieht täglich ein aktuelles Bild der ganzen Flotte, statt auf einen Monatsbericht zu warten, um zu erfahren, dass ein Teil der Touren Verlust gemacht hat.

Was das für den Unternehmer bedeutet

Der eigentliche Wert einer genauen Margenberechnung liegt nicht in den Zahlen selbst, sondern in den Entscheidungen, die sich darauf stützen lassen. Ein Inhaber, der die tatsächliche Marge je Relation und je Kunde sieht, kann bewusst auf margenschwache Touren verzichten und stattdessen bessere annehmen, statt sich allein am Frachtbetrag zu orientieren und alles anzunehmen, was reinkommt.

Der zweite praktische Vorteil ist die Möglichkeit, schnell auf Kraftstoffpreisänderungen zu reagieren. Steigt der Dieselpreis, holt eine manuelle Berechnung diese Veränderung erst nach Wochen nach, während eine automatische Neuberechnung sofort zeigt, welche Relationen an Profitabilität verloren haben und eine Ratenüberprüfung brauchen.

Eine Checkliste für automatische Margenberechnung

Eine genaue Margenberechnung ist keine buchhalterische Formalität, sondern das Werkzeug, das zeigt, wo ein Unternehmen tatsächlich Geld verdient und wo es nur beschäftigt aussieht. Welcher Umfang an Finanzauswertungen in welchem Tarif enthalten ist, steht auf der Preisseite.