Der Kunde mit dem höchsten Umsatz und der mit dem höchsten Gewinn sind oft unterschiedliche Unternehmen. Wie man die reale Kundenrentabilität berechnet.
Der Kunde, der im Monat den höchsten Umsatz bringt, und der Kunde, der den höchsten Gewinn bringt, sind oft zwei völlig unterschiedliche Unternehmen. Der erste kann beeindruckende Zahlen im Vertriebsbericht liefern und gleichzeitig den gesamten Gewinn durch ständige Rabatte, langwierige Abstimmungen und spezielle Anforderungen auffressen, die Disponenten unbezahlte Stunden zusätzlicher Arbeit kosten.
Warum Umsatz mit einem Kunden nicht gleich Gewinn mit diesem Kunden ist
Umsatz ist der Betrag, den ein Kunde gezahlt hat. Gewinn ist das, was übrig bleibt, nachdem alle Kosten abgezogen wurden, die genau mit diesem Kunden verbunden sind: die Selbstkosten der Fahrt, die Zeit des Disponenten für die Abstimmung der Bedingungen, die Kosten zusätzlicher Anforderungen, die der Kunde über den Standardservice hinaus stellt.
Ein Unternehmen, das nur auf den Umsatz schaut, sieht ein Ranking der Kunden nach Auftragsgröße. Ein Unternehmen, das auf den Gewinn schaut, sieht ein völlig anderes Bild - und oft erweist sich der Kunde auf Platz zwei im Umsatzranking als der profitabelste, während der Umsatzführer kaum die Nulllinie erreicht.
Wie man den Gewinn pro Kunde berechnet
Drei versteckte Kosten, die die Marge eines bestimmten Kunden auffressen
Ständige Rabatte und Sonderkonditionen. Jeder Rabatt, der zur Kundenbindung gewährt wird, verringert direkt die Marge bei diesem Kunden. Ist Rabattieren zur ständigen Praxis statt zur Ausnahme geworden, kann die reale Marge eines Kunden um ein Vielfaches unter dem Nominaltarif liegen.
Disponentenzeit für nicht standardmäßige Abstimmungen. Ein Kunde, der jedes Mal separate Freigaben, kurzfristige Konditionsänderungen oder zusätzliche Berichte verlangt, nimmt deutlich mehr Arbeitszeit des Disponenten in Anspruch als ein Kunde mit standardmäßigem Bestellprozess. Diese Zeit kostet Geld, auch wenn sie nirgendwo formal erfasst wird.
Leerfahrten und nicht standardmäßige Logistik. Ein Kunde, dessen Fracht regelmäßig Spezialfahrzeuge, eine unbequeme Route erfordert oder zu Leerfahrten bei der Rückfahrt führt, kostet ein Unternehmen mehr als ein Kunde mit demselben Tarif, aber bequemerer Logistik.
Ein schrittweiser Ansatz zur Berechnung der Kundenrentabilität
Alle mit einem bestimmten Kunden verbundenen Kosten erfassen, nicht nur die Selbstkosten der Fahrt. Rabatte, zusätzliche Disponentenzeit, Kosten für Leerfahrten - all das muss berücksichtigt werden, statt als „allgemeine Gemeinkosten des Unternehmens" abgetan zu werden.
Die reale Marge für jeden Kunden einzeln berechnen. Die Differenz zwischen Umsatz und den vollständigen Kosten der Betreuung eines bestimmten Kunden ist die tatsächliche Rentabilität - kein abstrakter Aufschlagsprozentsatz aus der Preisliste.
Kunden nach Gewinn vergleichen, nicht nach Umsatz. Ein Umsatzranking und ein Gewinnranking sollten getrennt erstellt werden - und die Differenz zwischen beiden verglichen werden, um zu sehen, welche umsatzstarken Kunden tatsächlich wenig profitabel sind.
Konditionen bei Kunden mit geringer oder negativer Marge überprüfen. Das bedeutet nicht immer das Ende der Zusammenarbeit - manchmal reicht es, einen Rabatt oder eine zusätzliche Anforderung zu überdenken, damit ein Kunde wieder profitabel wird.
Die Berechnung regelmäßig wiederholen, nicht einmalig. Die Kundenrentabilität ändert sich mit Tarifänderungen, Markttrends und dem Verhalten des Kunden selbst - eine ein halbes Jahr alte Berechnung spiegelt die aktuelle Situation nicht mehr wider.
Wie CarGoPro bei der Berechnung der Kundenrentabilität hilft
Im Geschäftspartner-Verzeichnis sammelt sich die Historie jedes Auftrags eines bestimmten Kunden - Beträge, Daten, Anmerkungen zu Besonderheiten der Zusammenarbeit. Das ist die Grundlage, ohne die eine reale Berechnung der Kundenrentabilität unmöglich ist: Man kann die vollständigen Kosten eines Kunden nicht summieren, wenn die Zusammenarbeitshistorie über verschiedene Quellen verstreut ist.
Der Bereich Analytik macht es möglich, die Marge nicht nur nach Strecken, sondern auch nach einzelnen Kunden aufgeschlüsselt zu sehen, statt Buchhaltungs- und CRM-Daten für jeden Kunden manuell abzugleichen.
Typische Fehler bei der Berechnung der Kundenrentabilität
Nur die direkten Selbstkosten der Fahrt berücksichtigen. Fließen Rabatte, zusätzliche Disponentenzeit und die Kosten nicht standardmäßiger Logistik nicht in die Berechnung ein, fällt die reale Kundenrentabilität immer niedriger aus als berechnet.
Ausrichtung ausschließlich an der Kundengröße. Ein großer Kunde mit erheblichem Umsatz wird automatisch als wertvoll wahrgenommen, obwohl gerade große Kunden oft die größten Rabatte und die meisten nicht standardmäßigen Konditionen verlangen, was ihre reale Marge auffrisst.
Einmalige Berechnung ohne Wiederholung. Die vor einem Jahr berechnete Kundenrentabilität kann sich durch neue Rabatte, geänderte Kraftstoffpreise oder neue Anforderungen des Kunden erheblich verändert haben - eine veraltete Berechnung führt zu falschen Schlussfolgerungen.
Ein Beispiel: Wenn der größte Kunde sich als der am wenigsten profitable erweist
Ein Unternehmen betrachtete einen Kunden als Schlüsselkunden - nach Umsatz belegte er unter allen Partnern den ersten Platz. Als die vollständigen Betreuungskosten dieses Kunden berechnet wurden, einschließlich eines dauerhaften Rabatts von 15 % und der zusätzlichen Disponentenzeit für wöchentliche Abstimmungen über besondere Lieferbedingungen, zeigte sich, dass die reale Marge bei diesem Kunden eine der niedrigsten im gesamten Portfolio war.
Ein mittelgroßer Kunde hingegen, der zu Standardkonditionen ohne zusätzliche Anforderungen arbeitete, brachte dem Unternehmen den doppelten Gewinn bei halb so hohem Umsatz - einfach weil er keine zusätzlichen Ressourcen über den Standardprozess hinaus beanspruchte.
Checkliste zur Berechnung der Kundenrentabilität
Alle mit einem bestimmten Kunden verbundenen Kosten, einschließlich Rabatte und Disponentenzeit, sind erfasst
Die reale Marge ist für jeden Kunden einzeln berechnet, nicht nur ein allgemeiner Aufschlagsprozentsatz
Ein Kundenranking nach Gewinn ist getrennt von einem Ranking nach Umsatz erstellt
Konditionen bei Kunden mit geringer oder negativer Marge wurden überprüft
Die Berechnung wird regelmäßig wiederholt, nicht nur einmalig durchgeführt
Die Berechnung der Rentabilität jedes einzelnen Kunden bedeutet kein Misstrauen gegenüber großen Partnern, sondern soll dem Unternehmen das reale Bild zeigen statt jenes, das sich allein aus Umsatzzahlen im Vertriebsbericht ergibt. Welche Analytik- und Kundenverwaltungswerkzeuge in jedem Tarif enthalten sind, zeigt die Seite Tarife.