Riduci il caos nel lavoro. Scopri quali processi si possono automatizzare perché il team lavori in modo più efficiente.
Uno spedizioniere arriva al lavoro con il piano di chiamare i vettori, concordare nuove tratte e risolvere situazioni insolite lungo il percorso. Invece, metà giornata se ne va a rispondere manualmente alla stessa domanda «dov'è adesso la merce» da parte di cinque clienti diversi, a riscrivere gli stessi dati in un nuovo documento e a ricordare a un cliente un ordine ricorrente che comunque intendeva già fare. Il lavoro di spedizione si trasforma in una lotta contro la routine invece che nella gestione di un processo.
Perché il reparto spedizioni soffre più di tutti per la routine
Uno spedizioniere si trova all'incrocio di tutti i processi aziendali: riceve richieste dai clienti, coordina i vettori, segue lo stato dei trasporti e allo stesso tempo deve reagire rapidamente a qualsiasi scostamento dal piano. Proprio per questo nel reparto spedizioni si accumulano più azioni ripetitive e meccaniche, che non richiedono competenza specifica ma assorbono la maggior parte del tempo di lavoro.
Il problema non è che gli spedizionieri lavorino male, ma che la struttura del lavoro li costringe a passare continuamente da telefonate a messaggi a inserimento manuale di dati, invece di concentrarsi sulle situazioni che richiedono davvero una decisione umana.
Dipendenti del reparto spedizioni al lavoro
Tre tipi di attività da automatizzare per prime
Risposte ripetute alle stesse domande. «Dov'è la merce» e «quando arriva» sono le domande più frequenti dei clienti, a cui uno spedizioniere risponde manualmente più volte al giorno, anche se questa informazione è già presente nel sistema e potrebbe aggiornarsi da sola.
Creare ordini simili da zero. Se un cliente spedisce regolarmente lo stesso tipo di merce sulla stessa tratta, riempire di nuovo manualmente tutti i campi dell'ordine è tempo speso per un'azione che potrebbe ridursi a pochi clic.
Promemoria per azioni di routine. Ricordare a un cliente che si avvicina la data di un ordine ricorrente, informare un vettore di un cambio nei dettagli del trasporto, avvisare la contabilità di un nuovo documento — sono tutte notifiche meccaniche che non richiedono una formulazione individuale ogni volta.
Un approccio passo dopo passo per automatizzare il lavoro di spedizione
Identificare quali richieste si ripetono più spesso. Prima di automatizzare qualcosa, conviene registrare a cosa gli spedizionieri dedicano più tempo in una settimana tipica — questi sono i primi candidati per l'automazione.
Offrire al cliente il self-service dove possibile. Se un cliente può controllare da solo lo stato della merce senza chiamare lo spedizioniere, questo libera tempo per compiti che richiedono davvero attenzione umana.
Automatizzare la ripetizione degli ordini standard. Gli ordini che si ripetono sulla stessa tratta con gli stessi parametri non dovrebbero essere compilati a mano da zero ogni volta.
Configurare notifiche automatiche sullo stato. Cliente e vettore dovrebbero ricevere aggiornamenti sullo stato del trasporto senza che uno spedizioniere debba scriverli manualmente ogni volta.
Lasciare allo spedizioniere spazio per le situazioni non standard. L'obiettivo dell'automazione non è eliminare lo spedizioniere dal processo, ma liberare il suo tempo per i casi in cui serve davvero una decisione umana: un trasporto fallito, un conflitto con un vettore, un cambio di percorso urgente.
Come CarGoPro aiuta ad automatizzare la routine delle spedizioni
Un link di tracciamento per il cliente, generato per ogni ordine, permette al cliente di controllare da solo lo stato della merce, senza distogliere lo spedizioniere da altri compiti con continue chiamate «dov'è la merce».
La ripetizione automatica degli ordini in bacheca permette ai clienti che spediscono regolarmente lo stesso tipo di merce di pubblicare un nuovo ordine con pochi clic, invece di compilare tutti i campi da zero ogni volta.
ChatLink permette di configurare modelli di risposta per le domande di routine, così uno spedizioniere non deve formulare manualmente la stessa informazione ogni volta — e la gestione documentale genera automaticamente i documenti necessari a partire dai dati dell'ordine già inseriti.
Errori tipici nell'automazione del lavoro di spedizione
Cercare di automatizzare tutto in una volta. Un'automazione che cerca di coprire tutti i processi contemporaneamente di solito richiede molto tempo per essere implementata e incontra resistenza da parte del team — meglio iniziare con due o tre attività che richiedono più tempo.
Automatizzare senza tenere conto delle eccezioni. Non ogni ordine è standard, e un sistema che non lascia allo spedizioniere la possibilità di intervenire manualmente in una situazione non standard crea nuovi problemi invece di risolvere quelli vecchi.
Mancanza di formazione del team sui nuovi strumenti. Anche la migliore automazione non funziona se gli spedizionieri non capiscono come usarla e continuano per abitudine a svolgere le stesse azioni manualmente.
Un esempio: quanto tempo consuma la routine senza automazione
Uno spedizioniere responsabile di un cliente abituale riceve ogni giorno la stessa domanda sullo stato della merce corrente per telefono o in chat, dedicando qualche minuto a ogni risposta. In una settimana, questo si traduce in diverse ore di tempo spese esclusivamente a ripetere la stessa informazione che il cliente avrebbe potuto ottenere da solo in pochi secondi.
Quando queste poche ore a settimana vengono liberate grazie allo stato automatico per il cliente, lo spedizioniere ottiene tempo reale per lavorare su nuove tratte o risolvere situazioni non standard che richiedono davvero la sua attenzione.
Una checklist per l'automazione del lavoro di spedizione
Sono state identificate le richieste che si ripetono più spesso e richiedono più tempo
Ai clienti è offerto il self-service per controllare lo stato senza chiamare lo spedizioniere
Gli ordini standard si ripetono senza dover compilare tutti i campi manualmente da capo
Sono configurati modelli per le risposte alle stesse domande
Allo spedizioniere resta tempo sufficiente per le situazioni non standard
Automatizzare il reparto spedizioni non significa sostituire le persone, ma liberare il loro tempo dalle azioni meccaniche per ciò per cui uno spedizioniere è davvero necessario. Quali strumenti di automazione sono inclusi in ciascun piano è indicato nella pagina delle tariffe.