Kaip automatinis CMR generavimas pašalina brangiausias logistikos klaidas: svorio neatitikimą, neteisingą kalbinę versiją, pasenusius duomenis.
Kiekvieną tarptautinį reisą lydi dokumentas, kurio vienintelis tikslas — įrodyti, kad vežimas įvyko lygiai taip, kaip sutarta: CMR važtaraštis. Ir daugumoje transporto bei ekspedijavimo įmonių šis dokumentas iki šiol pildomas ranka — to paties buhalterio ar ekspeditoriaus, kuris prieš valandą tuos pačius skaičius įvedė į užsakymą, o dabar juos vėl renka visiškai kitame faile.
Kas iš tikrųjų yra CMR važtaraštis ir kodėl jo struktūra nediskutuotina
CMR važtaraštis pavadintas pagal 1956 metų Konvenciją dėl tarptautinio krovinių vežimo keliais sutarties, prie kurios prisijungė dauguma Europos valstybių, įskaitant Lietuvą. Jo struktūra standartizuota visose šalyse narėse: 24 sunumeruoti langeliai, kurių kiekvienas turi griežtai apibrėžtą paskirtį — nuo siuntėjo ir gavėjo iki specialių nurodymų ir vežėjo pastabų apie krovinio būklę.
Būtent ši standartizacija ir yra esmė. Pirmadienį Kaune užpildytas CMR važtaraštis trečiadienį pakelės patikrinimo metu Lenkijoje turi reikšti lygiai tą patį, be jokio poreikio spėlioti ketinimus. Klaida langelyje išryškėja ne savo biure, o atsitiktinės pakelės patikros metu šalyje, kur įmonės ekspeditorius fiziškai negali įsikišti realiu laiku.
Vidaus vežimo dokumentacija skiriasi priklausomai nuo rinkos — kai kurios šalys reikalauja atskiro važtaraščio grynai vidaus reisams, kitos ne —, tačiau problemos esmė lieka ta pati: dokumentas egzistuoja tam, kad įrodytų sutartas sąlygas, o tai veikia tik tada, kai jame nurodyti skaičiai sutampa visur.
Ekspeditorius spausdina CMR tiesiai iš užsakymo duomenų, jo neperrašydamas
Kodėl tai vis tiek renkama ranka, net kai yra sistema
Būtų logiška tikėtis, kad kai maršrutas, svoris, kontrahentai ir krovinio tipas jau yra sistemoje, dokumentas susikurs pats. Praktikoje taip nutinka retai, o priežastis — ne technologijų trūkumas, o tai, kaip procesas istoriškai susiformavo.
Užsakymą sukuria vienas žmogus, dokumentus paruošia kitas — dažnai buhalteris, kuris informaciją gauna ne iš sistemos, o iš telefono skambučio ar susirašinėjimo. CMR pildomas pagal šabloną Word ar Excel programoje, kur duomenys įvedami iš naujo. Kiekvienas perrašymas — nauja proga neatitikimui: svoris užsakyme nesutampa su svoriu CMR, krovinio aprašymas sutrumpintas kitaip, iškrovimo adresas užrašytas kitaip nei vietovės pavadinimas.
Atskira problema — CMR kalbinė versija tarptautiniuose reisuose. Dokumentas turi būti suprantamas atitinkamos šalies kontroliuojančiai institucijai, todėl įmonės laiko kelis šablono variantus ir rankiniu būdu renkasi tinkamą pagal kryptį — žingsnis, kuris praleidžiamas ar atliekamas skubotai dažniau, nei kas nors pripažintų.
Ką keičia perėjimas prie e-CMR
Vykdant ES transporto skaitmenizaciją, elektroninis važtaraštis e-CMR iš pasirinktinio bandomojo projekto tapo privalomu standartu tarptautiniam kelių transportui Sąjungoje. Logika tokia pati kaip su elektroninėmis sąskaitomis: dokumentas, kurį lengva pamesti ar suklastoti, keičiamas skaitmeniniu įrašu su kontroliuojama, atsekama pakeitimų istorija.
Praktinė pasekmė vežėjams ir ekspeditoriams — duomenų kokybės reikalavimai auga, o ne mažėja. Skaitmeninio dokumento negalima ištaisyti tušinuku vietoje, kaip kartais būdavo daroma su popieriniu blanku patikros metu. Duomenys, patenkantys į e-CMR, turi būti teisingi dar prieš dokumentui susikuriant — o tai realu tik tada, kai jie ateina iš vieno šaltinio, o ne nuo to, kas paskutinis juos perrašė.
Įmonės, kurios savo procesą jau dabar kuria taip, kad CMR susikurtų iš užsakymo duomenų, o ne būtų renkamas atskirai, pereina prie e-CMR nepertvarkydamos ekspedicijos darbo. Tos, kurios dokumentaciją toliau tvarko išsibarsčiusiuose failuose, susilaukia dvigubo darbo: pirma sutvarkyti duomenų kokybę, paskui atlikti patį perėjimą.
Kaip automatinis generavimas pašalina dažniausias klaidas
Principas paprastas: viskas, ko reikia CMR, sistemoje jau egzistuoja tą akimirką, kai užsakymas patvirtinamas — maršrutas, svoris, kėbulo tipas, kontrahentai, apmokėjimo sąlygos. Dokumentas susikuria iš šių duomenų, o ne renkamas atskirai.
„CarGoPro" dokumentų skyriuje pilnas reiso paketas — CMR, sąskaita, atliktų darbų aktas — susikuria iš užsakymo įrašo. Kontrahento rekvizitai paimami iš įmonės kartotekos, o ne įvedami kiekvieną kartą iš naujo, todėl neįmanoma situacija, kai dokumente atsiranda kitos, panašiu pavadinimu vadinamos įmonės duomenys.
Tai pašalina tris konkrečius klaidų šaltinius:
Neatitikimai tarp dokumentų. Svoris CMR visada sutampa su svoriu užsakyme ir sąskaitoje, nes tai pažodžiui tas pats laukas, o ne trys atskiri įrašai.
Pasenę kontrahento duomenys. Kai įmonė vieną kartą atnaujina banko rekvizitus ar adresą savo kortelėje, pakeitimas iškart atsispindi visuose būsimuose dokumentuose — niekam nereikia prisiminti atnaujinti kiekvieno šablono.
Žmogiškas veiksnys kopijuojant. Žingsnis „perrašyti iš naujo" visiškai išnyksta, o kartu su juo — ir klasikinė klaida, kai skaičius dėl skubos atsiduria ne toje vietoje.
Žingsnis po žingsnio: nuo užsakymo iki paruošto dokumentų komplekto
Užsakymas sukuriamas sistemoje, o ne susirašinėjime ar ant popieriaus. Maršrutas, svoris, kėbulo tipas, kontrahentas ir apmokėjimo sąlygos užfiksuojami vieną kartą.
Kontrahento duomenys tikrinami pagal kartoteką. Nuolatiniam partneriui duomenys užpildomi automatiškai; naujam — kortelė sukuriama vieną kartą ir naudojama visiems būsimiems dokumentams.
Reisas patvirtinamas, ir nuo šios akimirkos visi su juo susiję dokumentai remiasi vienu duomenų šaltiniu.
CMR sukuriamas automatiškai, su kalbine versija, atitinkančia kryptį, o ne renkama rankiniu būdu iš šablonų aplanko.
Dokumentas patikrinamas prieš išsiunčiant — ne perrašant duomenis, o vizualiai peržiūrint: ar teisingai atspindėtos specialios sąlygos, ar sutampa egzempliorių skaičius.
Paketas perduodamas vairuotojui ir kontrahentui kaip vienas rinkinys kartu su sąskaita, o perdavimo data ir faktas fiksuojami sistemoje, o ne darbuotojo atmintyje.
Kokie laukai iš kur pasipildo automatiškai
| Laukas CMR | Duomenų šaltinis | Ką tai pašalina |
|---|---|---|
| Siuntėjas, gavėjas | Kontrahento kortelė | Nesutampantys pavadinimai ir adresai tarp dokumentų |
| Pakrovimo/iškrovimo maršrutas | Užsakymo duomenys | Neteisingai užrašytus vietovių pavadinimus |
| Svoris, tūris, vietų skaičius | Užsakymo duomenys | Svorio neatitikimą tarp CMR ir sąskaitos |
| Krovinio aprašymas ir žymėjimas | Užsakymo duomenys | Netikslų ar nevienodai sutrumpintą aprašymą |
| Vežėjas, transporto priemonė | Autoparko kortelė | Pasenusius transporto priemonės ar vairuotojo duomenis |
| Vežimo apmokėjimo sąlygos | Sandorio sąlygos | Neatitikimą su tuo, kas sutarta su klientu |
| Pakrovimo data ir parašas | Fiksuojama patvirtinant reisą | Įrodymo, kad pakrovimas įvyko, trūkumą |
Tipinės CMR klaidos ir ką jos iš tikrųjų kainuoja
Krovinio svorio neatitikimas. Dažniausia sustabdymo ant svarstyklių priežastis. Skirtumas tarp deklaruoto ir faktinio svorio nėra formalumas — tai pagrindas surašyti protokolą ir skirti baudą, kurios dydis priklauso nuo nuokrypio dydžio.
Neteisingas krovinio kodas ar aprašymas. Sukelia problemų muitinėje — nuo įforminimo vėlavimo iki papildomo krovinio patikrinimo.
Trūkstamas parašas ar antspaudas reikiamame langelyje. Formaliai padaro dokumentą negaliojantį konkrečiai kontroliuojančiai institucijai, net jei likę duomenys teisingi.
Neatitikimas tarp CMR ir komercinės sąskaitos. Sukelia klausimų muitinio įforminimo metu ir gali lemti deklaruotos krovinio vertės užginčijimą.
Pasenę vežėjo duomenys. Kai dokumente nurodyta licencija ar leidimas neatitinka aktualaus įmonės įgaliojimo — rizika, kad vežimas bus laikomas atliktu be tinkamo įgaliojimo.
Kiekviena iš šių klaidų kainuoja daugiau nei pati bauda: prastova pasienyje ar ant svarstyklių reiškia sutrikdytą pristatymo grafiką ir dažnai — kliento pretenziją.
Kalbinė CMR versija — ne smulkmena
Tarptautiniuose maršrutuose CMR turi būti suprantamas atitinkamos šalies kontroliuojančiai institucijai. Praktikoje tai reiškia arba dokumentą parengti keliomis kalbomis iš karto, arba pasirinkti kalbinę versiją pagal konkrečią kryptį — ir būtent čia įmonės dažniausiai praranda laiko, rankiniu būdu ieškodamos tinkamo šablono aplanke ekspeditoriaus kompiuteryje.
Problema paaštrėja, kai maršrutas eina per kelias šalis: kalbinė versija, priimtina įvažiuojant, gali sukelti klausimų tranzito metu per trečią šalį. Įmonės, aptarnaujančios pastovias kryptis — pavyzdžiui, Vokietiją — dažniausiai išsivysto standartinius dvikalbius šablonus ir juos priskiria konkrečiam maršrutui sistemoje, kad niekam nereikėtų kiekvieną kartą rankiniu būdu rinktis kalbos.
Kai CMR generuojamas automatiškai iš užsakymo duomenų, kalbinė versija pasirenkama tą pačią akimirką, kai kuriamas maršrutas, o ne kaip atskiras žingsnis, kurį galima pamiršti vakare prieš automobiliui išvykstant.
Pavyzdys: dokumentų paruošimas prieš ir po automatizacijos
Tipiška situacija: įmonė siunčia sunkvežimį iš Kauno į Poznanę, krovinys — baldų furnitūra, 12 tonų. Prieš automatizaciją procesas atrodo taip: ekspeditorius sukuria užsakymą viename faile, vairuotojas telefonu suderina transporto priemonę, o buhalteris vakare paruošia CMR programoje Word pagal šabloną, tikrindamas duomenis su susirašinėjimu. Tai užtrunka 20–30 minučių, ir būtent šiame etape dažniausiai atsiranda neatitikimas — svoris užsakyme ir dokumente suapvalinamas skirtingai.
Perėjus prie automatinio generavimo, seka kitokia: užsakymas iškart apima visus reikiamus laukus, transporto priemonė ir vairuotojas sistemoje priskiriami reisui, o CMR sukuriamas iš tų pačių duomenų vienu žingsniu — su teisinga kalbine versija krypčiai. Buhalteriui belieka patikrinti paruoštą dokumentą, o ne rinkti jį iš skirtingų šaltinių. Paruošimo laikas sumažėja iki kelių minučių, o neatitikimai tarp dokumentų iš principo nebeatsiranda, nes tai fiziškai tas pats įrašas.
Ką tai reiškia buhalterijai
Buhalteris, ruošiantis reiso dokumentaciją, paprastai mažiau domisi pačiu CMR, o labiau — galimybe pagal jį teisingai ir laiku išrašyti sąskaitą. Kai dokumentas sukuriamas iš tų pačių duomenų kaip sąskaita, išnyksta brangiausia buhalterijai situacija — sąskaita jau išrašyta, o vėliau paaiškėja, kad svoris ar maršrutas lydinčiuose dokumentuose nesutampa, ir sąskaitą tenka koreguoti atgaline data.
Antra praktinė nauda — laikotarpio uždarymo greitis. Kai dokumentų komplektas kiekvienam reisui jau yra sistemoje, o ne išsibarstęs po darbuotojų asmenines pašto dėžutes, ataskaitų rengimas nebetampa paieška, kas, kur ir kada išsaugojo reikiamą CMR.
Kontrolinis sąrašas skyriaus pasirengimui automatiniam dokumentų srautui
Užsakymai kuriami sistemoje, o ne susirašinėjimuose ar ant popieriaus
Kontrahentų kartotekoje yra patikrinti, aktualūs duomenys
CMR sukuriamas iš užsakymo duomenų be rankinio perrašymo
Vidaus vežimo dokumentas sukuriamas iš tų pačių duomenų kaip CMR ir sąskaita
CMR kalbinė versija parenkama automatiškai pagal kryptį
Dokumentų perdavimo data ir faktas fiksuojami sistemoje
Yra žmogus, atsakingas už dokumentų šablonų teisingumą
Perėjimas prie automatinio CMR generavimo — ne apie popieriaus keitimą ekranu. Tai apie duomenų įvedimą vieną kartą ir jokio rankinio perrašymo tarp failų, kur kiekvienas perrašymas — nauja proga klaidai, kainuojančiai pinigus pasienyje ar kliento pasitikėjimą. Kokia dokumentų apimtis įtraukta į kiekvieną planą, galite pamatyti tarifų puslapyje.