Nuo skambučio iki akto: veiksmingi patarimai, kaip pagreitinti sandorių sudarymą transporto srityje.
Nuo pirmo kliento skambučio iki pasirašyto atliktų darbų akto gali praeiti valanda, o gali praeiti savaitė — ir skirtumas retai priklauso nuo paties krovinio ar maršruto. Dažniausiai sandorio ciklas užsitęsia ne dėl gabenimo sudėtingumo, o dėl paprastų organizacinių spragų: kontrahentas ieškomas ilgiau nei reikia, sąlygos derinamos telefonu jų nefiksuojant, o dokumentai ruošiami ranka jau po to, kai viskas sutarta.
Kas iš tikrųjų užtęsia sandorio ciklą
Kiekviena papildoma diena tarp pirmo kontakto ir sandorio pasirašymo — tai ne neutralus vėlavimas, o rizika prarasti klientą, kuris tuo tarpu gavo pasiūlymą iš kažko greitesnio. Sandorio ciklas užsitęsia ne dėl vienos didelės problemos, o dėl smulkių vėlavimų kaupimosi kiekviename etape: tinkamo kontrahento paieška, kainos ir sąlygų derinimas, dokumentų tvarkymas, detalių patvirtinimas prieš išvykstant.
Nė vienas iš šių vėlavimų atskirai neatrodo kritiškas — kelios valandos paieškai, diena derinimui, dar diena dokumentams. Tačiau kartu jie paverčia sandorį, kurį buvo galima uždaryti per vieną dieną, į savaitės trukmės procesą.
Ekspeditoriai spaudžia rankas po sandorio sudarymo
Trys etapai, kuriuose dažniausiai prarandamas laikas
Tinkamo kontrahento paieška. Jei krovinio ar transporto paieška vyksta per išsklaidytus pokalbius ir asmeninius kontaktus, ekspeditorius sugaišta valandas skambindamas, kol randa pasiūlymą, tinkantį pagal kryptį, datą ir kėbulo tipą.
Sąlygų derinimas jų nefiksuojant. Žodiniai susitarimai telefonu dėl kainos, pakrovimo datos ar ypatingų sąlygų lieka tik dviejų žmonių atmintyje. Kai prie pokalbio prisijungia trečioji šalis — buhalterija, kitas ekspeditorius — viską reikia aiškintis iš naujo.
Rankinis dokumentų ruošimas po suderinimo. Kai sąlygos jau suderintos, bet užsakymą, sąskaitą ar sutartį reikia ruošti ranka nuo nulio, praeina dar viena diena vien tam, kad jau aptarta informacija būtų perkelta į oficialų formatą.
Žingsnis po žingsnio: kaip pagreitinti sandorio ciklą
Sutrumpinti kontrahento paieškos laiką. Vietoj skambinimo pažįstamiems ir paieškos įvairiuose pokalbiuose verta naudoti bendrą aktualių pasiūlymų bazę, kur paieška pagal kryptį ir krovinio tipą užima minutes, ne valandas.
Fiksuoti sąlygas iš karto derybų metu. Kiekviena suderinta detalė — kaina, data, ypatingi reikalavimai — turėtų iškart tapti rašytine forma, o ne likti žodiniu susitarimu iki pokalbio pabaigos.
Formuoti dokumentus iš jau turimų duomenų, o ne nuo nulio. Jei informacija apie krovinį, maršrutą ir sąlygas jau įvesta derinimo etape, užsakymas ar sutartis turėtų susiformuoti automatiškai jos pagrindu, be pakartotinio įvedimo.
Sumažinti žmonių, per kuriuos eina patvirtinimas, skaičių. Kuo daugiau žmonių turi nuosekliai patvirtinti sąlygas prieš sandorio finalizavimą, tuo ilgesnis ciklas — kur įmanoma, verta trumpinti patvirtinimų grandinę.
Matuoti vidutinę sandorio ciklo trukmę. Be konkretaus rodiklio neįmanoma suprasti, ar pagreitėjimas iš tikrųjų įvyko, ar tai tik subjektyvus komandos įspūdis.
Kaip „CarGoPro" padeda sutrumpinti sandorio ciklą
Krovinių paieška ir transporto paieška leidžia per kelias minutes rasti tinkamą pasiūlymą pagal kryptį, datą ir kėbulo tipą, vietoje skambinimo išsklaidytiems kontaktams ieškant tinkamo varianto.
ChatLink fiksuoja visą sąlygų derinimą raštu tiesiog derybų metu, todėl kaina, data ir ypatingi reikalavimai lieka užrašyti, o ne priklauso nuo pokalbio dalyvių atminties.
Kai sąlygos suderintos, užsakymo pateikimas ir tolesnis dokumentų srautas formuojasi jau įvestų duomenų pagrindu, be pakartotinio tos pačios informacijos rankinio įvedimo naujame faile.
Tipinės klaidos, užtęsiančios sandorio ciklą
Kontrahento paieška per asmeninius kontaktus vietoje sisteminės paieškos. Skambučiai pažįstamiems „gal kas turi laisvo transporto" atima valandas, kurias sisteminė paieška pagal konkrečius parametrus sutrumpina iki minučių.
Žodiniai susitarimai be raštiško patvirtinimo. Kai kaina ar sąlygos suderintos tik žodžiu, bet koks skirtumas pokalbio dalyvių prisiminimuose grąžina procesą žingsniu atgal.
Duomenų įvedimo dubliavimas. Informacija, kuri jau aptarta ir suderinta, ruošiant dokumentus vėl įvedama ranka — tai ne tik laiko švaistymas, bet ir klaidų šaltinis dėl žmogiškojo faktoriaus.
Pavyzdys: kaip vienas nereikalingas žingsnis prideda dieną prie sandorio
Klientas paskambino su gabenimo užklausa penktadienio rytą. Ekspeditorius apskambino kelis vežėjus iš savo sąrašo, tinkamą rado tik iki pietų, sąlygas suderino žodžiu telefonu, o vakare paaiškėjo, kad buhalterija negali išrašyti sąskaitos be raštiško sąlygų patvirtinimo — todėl galutinis įforminimas buvo perkeltas į pirmadienį.
Sandoris, kurį buvo galima uždaryti penktadienį, užsitęsė tris darbo dienas vien dėl sisteminės kontrahento paieškos ir raštiško suderintų sąlygų fiksavimo tiesiog pokalbio metu trūkumo.
Sandorio ciklo pagreitinimo kontrolinis sąrašas
Kontrahento paieška vyksta per bendrą pasiūlymų bazę, o ne per išsklaidytus kontaktus
Sąlygos fiksuojamos raštu iš karto derinimo metu, o ne lieka žodinės
Dokumentai formuojami jau įvestų duomenų pagrindu, be pakartotinio įvedimo
Žmonių, per kuriuos eina patvirtinimas, skaičius sumažintas iki būtino minimumo
Vidutinė sandorio ciklo trukmė matuojama reguliariai, o ne vertinama iš akies
Sandorio ciklo pagreitinimas nėra apie skubėjimą, o apie spragų tarp etapų, kurie ir taip turėtų vykti greitai, pašalinimą. Kokie sandorių valdymo įrankiai įtraukti į kiekvieną planą, žiūrėkite tarifų puslapyje.