Kaip pašalinti iki 60% rutinos logistikos skyriuje: rankinių operacijų auditas, kaina eurais, prioritetų matrica ir 90 dienų planas.
Logistikos skyrius retai sustoja dėl vienos didelės problemos. Jis sustoja dėl dviejų šimtų smulkių veiksmų, kurių kiekvienas trunka pusantros minutės: nukopijuoti adresą iš laiško, telefonu perduoti svorį, susirašinėjime surasti priekabos numerį, ranka įvesti rekvizitus į sąskaitą, dar kartą paskambinti vairuotojui paklausti, kur jis yra. Nė vienas šių veiksmų atskirai nepanašus į problemą. Kartu jie suryja darbo dieną ir nepalieka ekspeditoriui laiko tam, už ką jam iš tikrųjų mokama - deryboms dėl tarifo ir rizikų kontrolei.
Logistikos įmonės ekspeditorius dirba su skaitmenine sistema prie stalo su vaizdu į konteinerių uostą
Toliau - metodika, pagal kurią transporto ar ekspedijavimo įmonė gali pašalinti nuo 30 iki 60 procentų rankinių operacijų, neperkant „didelės sistemos" ir nesustabdant darbo mėnesiui. Ji remiasi paprastu principu: pirmiausia išmatuoti, tada pašalinti nereikalingą, ir tik po to automatizuoti tai, kas liko.
Nulinis žingsnis: penkių dienų rankinio darbo inventorizacija
Automatizacija be matavimo yra blogai išleisti pinigai. Įmonė perka licencijas, o po trijų mėnesių ekspeditoriai vis tiek veda lygiagretų Excel, nes „taip greičiau". Priežastis visada ta pati: automatizuota ne tai, kas skauda.
Skirkite savaitę ir paprašykite kiekvieno skyriaus darbuotojo fiksuoti operacijas. Ne „ką dariau", o „kokį veiksmą pakartojau ir kiek kartų". Pakanka trijų stulpelių: veiksmas, pakartojimų per dieną skaičius, apytikslis vieno pakartojimo laikas.
Tipiškas trijų ekspeditorių skyriaus vaizdas atrodo taip:
| Operacija | Pakartojimų per dieną | Laikas vienam kartui | Iš viso per dieną |
|---|---|---|---|
| Biržų peržiūra ieškant krovinio laisvam automobiliui | 40 | 2 min | 80 min |
| Rankinis duomenų perkėlimas iš laiško ar susirašinėjimo į lentelę | 25 | 3 min | 75 min |
| Skambutis vairuotojui klausiant, kur jis dabar | 18 | 2 min | 36 min |
| Kontrahento rekvizitų įvedimas į sutartį ir sąskaitą | 12 | 6 min | 72 min |
| Dokumento paieška pašte ar diske | 15 | 3 min | 45 min |
| Pakartotinis reiso sąlygų aiškinimas skirtingiems žmonėms | 10 | 4 min | 40 min |
| Apmokėjimo dokumentų paketo formavimas | 6 | 12 min | 72 min |
Tai 420 minučių - septynios grynos rutinos valandos skyriui kasdien. Būtent šios septynios valandos ir yra tikrasis darbo objektas, o ne abstraktus „mums reikia skaitmenizacijos".
Du patarimai dėl matavimo. Pirma, nerinkite duomenų iš atminties - žmonės sistemingai nuvertina trumpus, pasikartojančius veiksmus ir pervertina ilgus. Prašykite žymėtis iš karto po veiksmo. Antra, atskirai žymėkite operacijas, atliekamas pakartotinai dėl kažkieno klaidos: perskambinimas, nes neteisingai užrašytas adresas; perdaryta sąskaita, nes suklysta panašaus pavadinimo įmonės PVM mokėtojo kodu. Tai brangiausia kategorija, ir būtent ją reikia šalinti pirmiausia.
Skaičiuokite rutiną eurais, o ne jausmais
Vadovybė patvirtina biudžetą tada, kai mato sumą. Vienos pasikartojančios operacijos metinės kainos formulė:
Kaina = (minutės operacijai ÷ 60) × pakartojimų per metus skaičius × pilna darbuotojo valandos kaina
Valandos kaina skaičiuojama ne nuo grynojo atlyginimo, o nuo pilnos darbo vietos kainos: bruto atlyginimas, darbdavio įmokos, biuras, technika, ryšys. Ekspeditoriui pilna valandos kaina paprastai svyruoja nuo 14 iki 22 eurų.
Pavyzdys su viena operacija - apmokėjimo dokumentų paketo formavimu. Šešis kartus per dieną, po 12 minučių, 250 darbo dienų, esant 18 eurų per valandą:
(12 ÷ 60) × (6 × 250) × 18 = 5 400 eurų per metus
Tai viena operacija viename skyriuje. Kai taip perskaičiuosite visas septynias lentelės eilutes, suma trijų žmonių skyriui paprastai išeina nuo 26 000 iki 52 000 eurų per metus. Prieš tokį skaičių klausimas, ar verta skirti dvi savaites šablonų nustatymui, atsakomas savaime.
Atskirai paskaičiuokite klaidų kainą. Neteisingas svoris krovinio važtaraštyje reiškia baudos riziką ir prastovą svėrimo kontrolėje. Neteisingi mokėtojo rekvizitai reiškia grąžintą sąskaitą ir savaite pavėluotą apmokėjimą. Prarastas važtaraščio originalas reiškia atidėtą mokėjimą dar 30-60 dienų, nes mokama už pilną dokumentų komplektą, o ne už atliktą reisą. Daugumoje įmonių klaidų kaina viršija pačios rutinos kainą.
Prioritetų matrica: ką automatizuoti pirmiausia
Ne visos operacijos vienodai svarbios. Įvertinkite kiekvieną trimis parametrais nuo 1 iki 5: dažnumas, atlikimo laikas, klaidos kaina. Padauginkite. Viskas, kas surinko 60 ir daugiau, daroma pirmiausia.
Beveik visada sąrašo viršuje atsiduria keturi dalykai:
Rankinis duomenų įvedimas - ta pati informacija įvedama du tris kartus: laiške, lentelėje, paskui dokumente.
Informacijos paieška - laikas, sugaištas ne pačiam veiksmui, o tam, kad būtų surasta, kur šis veiksmas užfiksuotas.
Statuso komunikacija - skambučiai ir žinutės, kurių vienintelis tikslas - sužinoti dabartinę padėtį.
Standartinių dokumentų rengimas - sutartys, sąskaitos, aktai, kuriuose keičiasi tik rekvizitai ir sumos.
Ir beveik visada sąrašo apačioje atsiduria tai, ką vadovai nori automatizuoti pirmiausia: sudėtinga analitika ir „protingas" transporto parinkimas. Naudinga, bet tai neatlaisvina valandų. Valandas atlaisvina smulkios rutinos pašalinimas.
Pirmas blokas: krovinio paieška be rankinio stebėjimo
Klasikinė schema - ekspeditorius laiko atidarytas kelias korteles ir kas kelias minutes atnaujina sąrašus. Per dieną tai 60-90 minučių grynos peržiūros, iš kurios rezultatyvūs yra gal penkios minutės.
Vietoj puslapių atnaujinimo nustatomas nuolatinis filtras su kriterijais, su kuriais realiai dirbate: kryptis, kėbulo tipas, svoris ir tūris, apmokėjimo forma, minimalus tarifas arba tarifas už kilometrą. Toliau sistema pati praneša, kai atsiranda tinkamas pasiūlymas.
Krovinių radare ir Transporto radare filtras išsaugomas pilnai, kartu su pakrovimo ir iškrovimo zonomis bei spinduliu aplink tašką. Pranešimai ateina į svetainę ir Telegram, todėl stebėjimas nustoja būti atskiru darbu. Įprasta krovinių paieška ir transporto paieška lieka vienkartinėms užduotims, kai reikia pamatyti rinką čia ir dabar.
Ką svarbu teisingai nustatyti, kad įrankis netaptų triukšmo šaltiniu:
Kurkite kelis siaurus filtrus vietoj vieno plataus. „Baltijos šalys - Vokietija, tentinis, 22 t, pavedimas" veikia geriau nei „visa Europa, bet koks kėbulas".
Nustatykite minimalų tarifo slenkstį. Pasiūlymai žemiau jūsų ekonomikos apskritai neturėtų jūsų pasiekti.
Laikykite realistišką spindulį. 150 km tuščios ridos už tarifą, kuris jų nepadengia, yra nuostolis, o ne pakrovimas.
Kas dvi savaites peržiūrėkite, kuriuos pranešimus sistemingai ignoruojate. Kategoriją, kurią ignoruojate sistemingai, pašalinkite iš filtro.
Teisingai sukonfigūruotas radaras pašalina didžiąją dalį tų 80 kasdienio stebėjimo minučių ir, kas svarbiau, panaikina efektą „praleidau, kol pietavau".
Antras blokas: nuo kliento laiško iki reiso kortelės
Antras pagal apimtį rutinos šaltinis - duomenų perkėlimas. Klientas siunčia užsakymą laisva forma: dalis sąlygų laiško tekste, dalis - balso žinute, adresas - atskira eilute susirašinėjime. Ekspeditorius tai surenka draugėn ir įveda ranka.
Tai pašalina trys metodai.
Vienas įėjimo taškas. Užsakymas sukuriamas vienoje vietoje - užsakymo formoje, o ne penkiuose susirašinėjimuose. Klientui, įpratusiam rašyti WhatsApp'e, pakanka vieną kartą paaiškinti: užsakymas laikomas priimtu, kai jis yra sistemoje. Tai ne biurokratija, tai apsauga nuo „bet mes juk susitarėme dėl kitos datos".
Šablonai. Daugumoje įmonių dauguma reisų pakartoja ankstesnius: tie patys maršrutai, tie patys kroviniai, tos pačios sąlygos. Išsaugotas šablonas dvidešimties minučių pildymą paverčia dviejų minučių datų ir svorio pataisymu.
Automatinis pakartojimas ir pakėlimas. Reguliariems maršrutams užsakymas gali kartotis pagal grafiką, o jau paskelbtas - grįžti į sąrašo viršų be perrašymo. Niekam nereikia kiekvieną rytą prisiminti, kad reikia iš naujo paskelbti pastovų maršrutą.
Atskiras klausimas - duomenų kokybė. Nustatykite privalomus laukus ir neleiskite išsaugoti užsakymo be jų: tikslūs pakrovimo ir iškrovimo adresai, kontaktinis asmuo taške, apmokėjimo būdas ir terminas, reikalavimai transportui. Kiekvienas šiame etape neužpildytas laukas vėliau grįžta skambučiu, o kartais - prastova pakrovime.
Trečias blokas: dokumentai kaip konvejeris, o ne kaip kūryba
Dokumentai - brangiausia rankinė operacija pinigine prasme ir lengviausiai automatizuojama. Logika paprasta: dokumentą sudaro pastovi dalis (šablonas) ir kintama (šalių rekvizitai, reiso duomenys, sumos). Kintama dalis sistemoje jau yra tuo momentu, kai reisas sukurtas - todėl nėra reikalo ją įvesti iš naujo.
Dokumentų skyriuje paketas formuojamas iš užsakymo ir reiso duomenų: transporto sutartis, sąskaita, atliktų darbų aktas. Kontrahento rekvizitai patraukiami iš įmonės kortelės, o ne įvedami kiekvieną kartą iš naujo - tai pašalina dažniausią klaidą, kai akte atsiranda kitos, panašiu pavadinimu vadinamos įmonės kodas.
Kas duoda didžiausią efektą dokumentų apyvartoje:
Vienas kontrahentų katalogas kaip vienintelis rekvizitų šaltinis. Vienas įrašas įmonei, sutikrintas su Registrų centro duomenimis, o ES PVM mokėtojo kodams - su VIES duomenų baze. Visi dokumentai duomenis ima iš ten. Rekvizitų pakeitimas įvedamas vieną kartą.
Numeracija be rankinio kontrolės. Nuosekli sąskaitų ir aktų numeracija pašalina dublikatus, kuriuos vėliau tenka aiškinti buhalterijai.
Apmokėjimo paketas kaip vienas komplektas. Užsakovas moka ne už reisą, o už teisingą dokumentų komplektą. Kai sąskaita, aktas ir važtaraštis formuojami kartu ir iš karto, apmokėjimo terminas sutrumpėja dienomis, kartais savaitėmis.
Užfiksuotas perdavimo momentas. Dokumentų išsiuntimo data ir faktas turi būti sistemoje, o ne vadybininko atmintyje. Tai išsprendžia daugumą ginčų dėl pavėluoto apmokėjimo dar prieš jiems prasidedant.
Apie transporto dokumentaciją. Tarptautiniuose vežimuose CMR važtaraštis lieka dokumentu, patvirtinančiu vežimo sutartį ir krovinio būklę perdavimo metu. Automatizacija čia duoda du dalykus: važtaraščio duomenys neįvedami iš naujo, nes jie jau susieti su reisu, o pats važtaraštis nepasimeta, nes saugomas kartu su reisu, o ne aplanke kabinoje. Elektroninis važtaraštis e-CMR žengia dar toliau - pasirašytas skaitmeniniu būdu iškrovimo metu jis iš karto pasiekia buhalteriją, ir būtent čia iš mokėjimo ciklo dingsta klasikinis dviejų-trijų savaičių laukimas popierinių originalų.
Prie to prisideda ir atsekamumo lygmuo. Vietiniams vežimams naudojamas e-važtaraštis, o kontrolės metu tikrinami vairuotojų vairavimo ir poilsio laikai bei transporto priemonių priskyrimo dokumentai. Kai reiso duomenys, vairuotojų priskyrimai ir terminai fiksuojami vieną kartą įprasto darbo eigoje, šių įrodymų parengimas patikrinimui tampa paieškos, o ne atkūrimo klausimu.
Sandėlio darbuotojas skenuoja padėklus terminalu prieš išsiuntimą
Ketvirtas blokas: komunikacija vienoje vietoje
Brangiausia rankinio darbo rūšis - ta, kurios niekas nelaiko darbu. Tai susirašinėjimas. Reiso sąlygos aptariamos WhatsApp'e, adreso pakeitimas ateina Telegram'e, patvirtinimas - paštu, o klausimas dėl apmokėjimo išsiaiškinamas skambučiu, po kurio nelieka pėdsako.
Problema ne nepatogumas. Problema ta, kad informacija nėra pririšta prie reiso. Kai po mėnesio kyla ginčas, niekas negali atkurti, kas ir dėl ko susitarė.
Veikiantis požiūris: susirašinėjimas vedamas susietai su konkrečiu užsakymu ar reisu. ChatLink susirašinėjimas su kontrahentu saugomas kartu su sandoriu, todėl naujas darbuotojas, perimantis reisą, mato kontekstą be kolegos perpasakojimo. Tai pašalina būtent tas 40 minučių kasdienio pakartotinio aiškinimo iš lentelės pradžioje.
Antra dalis - statuso komunikacija. Skambutį „kur tu dabar" reikia pakeisti statusu, kurį atnaujina pats vykdytojas arba sistema. Kiekvienas toks skambutis jums kainuoja dvi minutes ir sutrikdo vairuotoją - o vairuotojo trikdymas vairavimo metu nėra neutralus veiksmas. Dvidešimt skambučių per dieną - tai beveik valanda, padauginta iš dviejų pusių.
Penktas blokas: pinigai ir analitika be rankinio suvedimo
Klasikinis vakarinis ritualas - ekspeditorius lentelėje suveda, kiek reisų uždaryta, kokia marža, kas neapmokėjo. Tai užima 30-60 minučių ir daroma vien iš duomenų, kuriuos sistema jau turi.
Kai tarifai, išlaidos ir mokėjimai fiksuojami prie reiso darbo metu, analitika ir finansų skyrius susirenka patys. Rankinis suvedimas išnyksta kaip klasė, o kartu su juo - ir pagrindinė rankiniu būdu daromų ataskaitų silpnybė: jos visada šiek tiek skiriasi priklausomai nuo to, kas skaičiavo.
Minimalus skaičių rinkinys, kurį skyriaus vadovas turėtų matyti be atskiro prašymo: marža pagal reisą, marža pagal kryptį, vidutinis laikas nuo užsakymo iki patvirtinimo, gautinos sumos, suskirstytos pagal terminus, ir reisų skaičius vienam ekspeditoriui.
Krovos planavimui ir supratimui, kur šiuo metu koncentruojasi paklausa, naudinga rinkos žemėlapis - jis rodo užsakymų tankį pagal zonas ir padeda nesiųsti automobilio kryptimi be grįžtamojo krovinio. Krovinio išdėstymui kėbule apskaičiuoti be liniuotės ir eskizų ant popieriaus yra 3D planuoklis.
Ko neverta automatizuoti
Automatizacija turi ribą, už kurios pradeda kenkti.
Neautomatizuokite derybų dėl tarifo. Kaina priklauso žmogui, kuris mato kontekstą: skubumą, kliento mokumą, dabartinę padėtį kryptyje.
Neautomatizuokite sprendimo dėl naujo kontrahento patikimumo. Sistema gali surinkti duomenis ir parodyti įspėjamuosius signalus, bet sprendimą dirbti su nepažįstama įmone priima žmogus.
Neautomatizuokite proceso, kuris dar neapibrėžtas. Jei įmonėje nėra susitarimo, kas tikrina dokumentus prieš pakrovimą, automatizacija tik įtvirtins esamą netvarką ir padarys ją greitesnę.
Ir nebandykite automatizuoti visko iš karto. Įmonės, per mėnesį paleidusios dešimt pakeitimų, paprastai devynis iš jų atšaukia.
90 dienų planas
1-2 savaitė. Matavimas. Operacijų fiksavimas, rutinos kainos apskaičiavimas, prioritetų matricos sudarymas. Rezultatas - penkių-septynių daugiausiai laiko atimančių operacijų sąrašas.
3-4 savaitė. Baziniai duomenys. Tvarka kataloguose: vienas kontrahentų sąrašas su teisingais ir patikrintais rekvizitais, vienas transporto ir vairuotojų sąrašas. Nuobodus etapas, lemiantis, ar veiks visa kita. Automatizacija ant nešvarių duomenų greičiau duoda nešvarų rezultatą.
5-6 savaitė. Dokumentai. Šablonų nustatymas praėjusio mėnesio realiems reisams. Pasirengimo kriterijus: apmokėjimo paketas formuojamas be nė vieno ranka įvesto rekvizito.
7-8 savaitė. Paieška ir užsakymai. Radaro filtrų nustatymas, pasikartojančių krypčių šablonai, privalomų laukų įvedimas.
9-10 savaitė. Komunikacija. Reisų susirašinėjimo perkėlimas į vieną kanalą, atsisakymas statuso skambučių statuso atnaujinimų naudai.
11-12 savaitė. Patikra. Pakartotinis matavimas tuo pačiu metodu kaip pradžioje. Skaičių palyginimas, to, kas neprigijo, koregavimas.
Pakartotinis matavimas yra privalomas etapas, o ne formalumas. Būtent jis parodo, kuriuos pakeitimus komanda priėmė, o kuriuos tyliai apeina. Operacija, kurią žmonės toliau atlieka ranka nepaisant sukonfigūruoto įrankio, beveik visada reiškia, kad įrankis nepatogus, o ne kad žmonės klysta.
Kodėl automatizacija neprigyja
Lygiagrečios sistemos. Dalis duomenų sistemoje, dalis senoje rinkmenoje. Po mėnesio niekas nežino, kur tiesa. Arba perkeliate procesą pilnai, arba neperkeliate visai.
Automatizacija be atsakingo asmens. Jei už šablonų konfigūravimą neatsako konkretus, vardu žinomas žmogus, šablonai liks pusiau paruošti.
Pasipriešinimo ignoravimas. Patyręs ekspeditorius, dvidešimt metų dirbantis savaip, priešinasi ne iš užsispyrimo, o todėl, kad jo metodas duoda nuspėjamą rezultatą. Parodykite efektą jo paties skaičiais: kiek laiko jam užėmė dokumentai šią savaitę ir kiek užims kitą.
Per didelis startas. Kuo didesnė pirmojo diegimo apimtis, tuo didesnė grįžimo atgal tikimybė. Viena iki galo užbaigta operacija vertesnė nei penkios pradėtos per pusę.
Mokymas ant abstrakcijų. Bendras pristatymas neveikia. Veikia trijų savo įmonės tipinių reisų nuo užsakymo iki apmokėjimo peržiūra.
Šeši rodikliai, pagal kuriuos matyti rezultatas
Laikas nuo užsakymo gavimo iki patvirtinimo. Matuoja apdorojimo greitį; sutrumpinimas per pusę - realus tikslas.
Tų pačių duomenų rankinių įvedimų skaičius. Tikslas - vienas įvedimas vienai informacijai.
Apmokėjimo dokumentų paketo formavimo laikas. Greičiausiai reaguojantis rodiklis.
Reisų su pilnu dokumentų komplektu laiku dalis. Tiesiogiai veikia gautinas sumas.
Statuso skambučių skaičius per dieną. Rodo, ar komunikacija iš tikrųjų persikėlė į sistemą.
Reisų skaičius vienam ekspeditoriui per mėnesį. Suvestinis skyriaus produktyvumo rodiklis.
Užsirašykite šiuos skaičius prieš ką nors keičiant. Be pradinio taško bet koks pagerėjimas atrodys kaip subjektyvus įspūdis, o pirmoji sunki savaitė sukels abejonių dėl viso darbo.
Skyriaus audito kontrolinis sąrašas
Peržiūrėkite sąrašą ir pažymėkite, kas jau veikia:
Kontrahento rekvizitai įvedami vieną kartą ir patenka į visus dokumentus
Užsakymas sukuriamas vienoje vietoje, o ne susirašinėjimuose
Pasikartojančioms kryptims yra šablonai
Krovinio ir transporto paieška veikia per išsaugotus filtrus su pranešimais
Apmokėjimo dokumentų paketas formuojamas be rankinio įvedimo
Reiso susirašinėjimas saugomas kartu su reisu
Reiso statusas atnaujinamas be skambučio
Marža pagal reisą matoma be lentelės kūrimo
Gautinos sumos matomos suskirstytos pagal terminus
Yra žmogus, atsakingas už šablonų priežiūrą
Kiekvienas nepažymėtas punktas - tai konkrečios valandos per mėnesį, kurias skyrius išleidžia vietoj to, kad uždirbtų.
Automatizacija logistikoje nėra apie technologijas ar „skaitmeninę transformaciją". Ji apie tai, kad žmogus, mokantis derėtis ir matantis riziką, užsiimtų būtent tuo, o ne adresų perkėlimu iš laiško į lentelę. Pradėkite nuo matavimo, pasirinkite vieną brangiausią operaciją ir užbaikite ją iki galo - toliau skyrius perims pats, nes skirtumą savo darbo dienoje žmonės pajunta greičiau nei bet kokioje ataskaitoje. Kokia apimtis įtraukta į kiekvieną planą, galite pamatyti tarifų puslapyje.