Reduceți haosul din activitate. Aflați ce procese pot fi automatizate pentru ca echipa să lucreze mai eficient.
Un expeditor vine la muncă cu planul de a suna transportatorii, a stabili rute noi și a rezolva situații neobișnuite pe traseu. În schimb, jumătate din zi se duce pe răspunsul manual la aceeași întrebare „unde este marfa acum" de la cinci clienți diferiți, retastarea acelorași date într-un document nou și reamintirea către client despre o comandă repetată pe care oricum plănuia s-o facă. Munca de expediere se transformă într-o luptă cu rutina în loc de gestionarea unui proces.
De ce departamentul de expediere suferă cel mai mult din cauza rutinei
Un expeditor se află la intersecția tuturor proceselor firmei: primește solicitări de la clienți, coordonează transportatorii, urmărește statusul curselor și, în același timp, trebuie să reacționeze rapid la orice abatere de la plan. Tocmai de aceea în departamentul de expediere se acumulează cele mai multe acțiuni repetitive, mecanice, care nu necesită expertiză, dar consumă partea leului din timpul de lucru.
Problema nu este că expeditorii lucrează prost, ci că structura muncii îi obligă să comute constant între apeluri, mesaje și introducerea manuală a datelor, în loc să se concentreze pe situațiile care chiar necesită o decizie umană.
Angajați ai departamentului de expediere la lucru
Trei tipuri de sarcini care merită automatizate primele
Răspunsuri repetitive la aceleași întrebări. „Unde este marfa" și „când e livrarea" sunt cele mai frecvente întrebări ale clienților, la care expeditorul răspunde manual de mai multe ori pe zi, deși această informație există deja în sistem și s-ar putea actualiza automat.
Crearea unor comenzi similare de la zero. Dacă un client trimite regulat mărfuri de același tip pe aceeași rută, completarea manuală din nou a tuturor câmpurilor comenzii este timp pierdut pe o acțiune care poate fi redusă la câteva clicuri.
Remindere pentru acțiuni tipice. Reamintirea către client despre apropierea datei unei comenzi repetate, informarea transportatorului despre o schimbare a detaliilor cursei, avertizarea contabilității despre un document nou — toate acestea sunt notificări mecanice care nu necesită o formulare individuală de fiecare dată.
O abordare pas cu pas pentru automatizarea muncii de expediere
Identificați ce solicitări se repetă cel mai des. Înainte de a automatiza, merită înregistrat pe ce își petrec expeditorii cel mai mult timp într-o săptămână obișnuită — acestea sunt primii candidați pentru automatizare.
Oferiți clientului auto-servire acolo unde este posibil. Dacă un client poate vedea singur statusul mărfii fără să sune expeditorul, asta eliberează timp pentru sarcinile care chiar necesită atenție umană.
Automatizați repetarea comenzilor tipice. Comenzile care se repetă pe aceeași rută cu aceiași parametri nu ar trebui completate manual de la zero de fiecare dată.
Configurați notificări automate despre status. Clientul și transportatorul ar trebui să primească actualizări despre statusul cursei fără ca expeditorul să le scrie manual de fiecare dată.
Lăsați expeditorului spațiu pentru situații neobișnuite. Scopul automatizării nu este eliminarea expeditorului din proces, ci eliberarea timpului său pentru cazurile în care chiar este nevoie de o decizie umană: o cursă eșuată, un conflict cu un transportator, o schimbare urgentă de rută.
Cum ajută CarGoPro la automatizarea rutinei de expediere
Un link de urmărire pentru client, generat pentru fiecare comandă, permite clientului să verifice singur statusul mărfii, fără să distragă expeditorul de la alte sarcini cu apeluri constante „unde e marfa".
Repetarea automată a comenzilor pe panou permite clienților care trimit regulat mărfuri de același tip să publice o comandă repetată din câteva clicuri, în loc să completeze toate câmpurile de la zero de fiecare dată.
ChatLink permite configurarea unor șabloane de răspuns la întrebări tipice, astfel încât expeditorul nu trebuie să formuleze manual aceeași informație de fiecare dată — iar fluxul de documente generează documentele necesare automat pe baza datelor comenzii deja introduse.
Greșeli tipice în automatizarea muncii de expediere
Încercarea de a automatiza totul deodată. O automatizare care încearcă să acopere toate procesele simultan durează de obicei mult timp să fie implementată și întâmpină rezistență din partea echipei — mai bine începeți cu două-trei sarcini care consumă cel mai mult timp.
Automatizare fără a lua în calcul excepțiile. Nu orice comandă este tipică, iar un sistem care nu lasă expeditorului posibilitatea de a interveni manual într-o situație neobișnuită creează probleme noi în loc să le rezolve pe cele vechi.
Lipsa instruirii echipei privind noile instrumente. Nici cea mai bună automatizare nu funcționează dacă expeditorii nu înțeleg cum s-o folosească și continuă din obișnuință să facă aceleași acțiuni manual.
Un exemplu: cât timp consumă rutina fără automatizare
Un expeditor responsabil de un client obișnuit primește zilnic aceeași întrebare despre statusul mărfii curente prin telefon sau chat, petrecând câteva minute la fiecare răspuns. Într-o săptămână, asta se adună la câteva ore petrecute exclusiv pe repetarea aceleiași informații pe care clientul ar fi putut-o obține singur în câteva secunde.
Când aceste câteva ore pe săptămână sunt eliberate datorită statusului automat pentru client, expeditorul câștigă un timp real pentru a lucra cu rute noi sau pentru a rezolva situații neobișnuite care chiar necesită atenția lui.
O listă de verificare pentru automatizarea muncii de expediere
S-a identificat ce solicitări se repetă cel mai des și consumă cel mai mult timp
Clienții au auto-servire pentru verificarea statusului fără a suna expeditorul
Comenzile tipice se repetă fără a completa manual toate câmpurile din nou
Sunt configurate șabloane pentru răspunsuri la aceleași întrebări
Expeditorului îi rămâne suficient timp pentru situații neobișnuite
Automatizarea departamentului de expediere nu înseamnă înlocuirea oamenilor, ci eliberarea timpului lor de la acțiuni mecanice pentru ceea ce este cu adevărat nevoie de un expeditor. Ce instrumente de automatizare include fiecare abonament puteți vedea pe pagina tarife.