Çift giriş olmadan belgelerin ve siparişlerin tam senkronizasyonu için entegrasyonları ayarlıyoruz.
Bir yük hakkındaki aynı bilgi — açıklama, ağırlık, güzergah, iletişim bilgileri — tek bir sefer için üç kez girilir. Önce sevkiyat sorumlusu bunu siparişe girer. Sonra biri aynı verileri taşıma belgelerine aktarır. Ardından muhasebe bunları elle bir kez daha faturaya yazar. Üç farklı kişi, üç farklı dosya, her seferinde sıfırdan yeniden yazılan aynı bilgi.
Çift veri girişi neden küçük bir ayrıntı değildir
Aynı bilginin her tekrar girilişi sadece zaman kaybı değil, hatanın ortaya çıkabileceği ek bir noktadır. İkinci kez yanlış yazılan bir ağırlık rakamı, sipariş ile belge arasındaki adres uyuşmazlığı, yanlış kopyalanan bir telefon numarası — bunların hepsi verilerin otomatik akmak yerine elle taşınmasının sonucudur.
Sorun çalışanların dikkatsiz olması değil. Sorun, sistemin onları şirkette zaten bir yerde var olan bilgiyi oradan almak yerine her seferinde yeniden yazmaya zorlamasıdır.
Bir çalışan başarılı senkronizasyona seviniyor
Verilerin en sık iki kez girildiği üç nokta
Siparişten taşıma belgelerine. Sipariş oluşturulurken girilen yük, güzergah ve taraf bilgileri, tıpkı aynı bilgi olmasına rağmen, taşıma irsaliyesi veya CMR hazırlanırken sıklıkla elle yeniden yazılır.
Belgelerden muhasebeye. Zaten siparişte ve belgelerde bulunan tutarlar, karşı taraf bilgileri, sefer detayları, fatura kesilirken veya evrak kapatılırken tekrar girilir.
CRM ile dış sistemler arasında. Bir şirket telefon, muhasebe veya belge yönetimi için ayrı araçlar kullanıyorsa, CRM'e girilen veriler genellikle bu araçların her birine ayrı ayrı elle aktarılmak zorunda kalır.
Çift veri girişini ortadan kaldırmak için adım adım bir yaklaşım
Verilerin tam olarak nerede iki kez girildiğini bulmak. Herhangi bir şeyi otomatikleştirmeden önce, tek bir siparişin oluşturulmasından kapatılmasına kadar olan yolunu izlemeye ve aynı bilginin kaç kez yeniden yazıldığını görmeye değer.
Her veri türü için tek bir doğruluk kaynağı belirlemek. Yük verileri yalnızca bir kez — sipariş oluşturulduğunda — girilmeli ve sonraki tüm belgeler bu kaynağa dayanarak oluşturulmalıdır.
Mevcut verilerden otomatik belge oluşturmayı ayarlamak. Bilgi sistemde zaten varsa, taşıma belgesi veya fatura bundan oluşturulmalı, elle yeniden yazılmamalıdır.
CRM'i entegrasyonlar aracılığıyla dış araçlarla bağlamak. Birden fazla sistemde gereken veriler, bir çalışan tarafından elle kopyalanmak yerine aralarında otomatik olarak akmalıdır.
Yinelemenin gerçekten ortadan kalkıp kalkmadığını kontrol etmek. Otomasyonun resmi olarak var olması, çalışanların onu kullandığını garanti etmez — alışkanlıkla elle girişe geri dönülüp dönülmediğini düzenli olarak kontrol etmeye değer.
CarGoPro elle veri girişini ortadan kaldırmaya nasıl yardımcı olur
Belge yönetimi, siparişin oluşturulması sırasında zaten girilmiş verilere dayanarak taşıma irsaliyesini, CMR'yi ve diğer sefer belgelerini otomatik olarak oluşturur — aynı bilgiyi yeni bir dosyaya yeniden yazmadan.
Entegrasyon merkezi, şirketin farklı araçları arasında verileri elle taşımak yerine, CRM'i dış sistemlerle bağlamanıza ve senkronizasyon olay günlüğünü incelemenize olanak tanır.
Elle veri girişini ortadan kaldırırken yapılan tipik hatalar
Yalnızca bir aşamayı otomatikleştirmek. Belge oluşturmayı otomatikleştirip muhasebeye elle veri aktarımını bırakırsanız, yineleme ortadan kalkmak yerine sürecin başka bir aşamasına kayar.
Tek bir veri kaynağının olmaması. Şirketin farklı sistemleri, hangisinin yetkili olduğuna dair net bir belirleme olmadan aynı bilginin kendi kopyalarını tutuyorsa, aralarındaki uyuşmazlıklar kaçınılmazdır.
Devreye almada insan faktörünün göz ardı edilmesi. Çalışanlar yeni sisteme güvenmedikleri veya nasıl kullanacaklarını bilmedikleri için alışkanlıkla verileri elle çoğaltmaya devam ederse, en iyi otomasyon bile işe yaramaz.
Bir örnek: bir rakamın üç kez girilmesinin bir müşteriye mal olması
Bir sevkiyat sorumlusu, sipariş oluştururken yükün ağırlığını girdi. Taşıma irsaliyesini hazırlayan bir sevkiyat sorumlusu aynı ağırlığı elle girdi — ve bir rakamı yanlış yazdı. Muhasebe, orijinal sipariş yerine hatalı belgeye dayanarak fatura kesti.
Müşteri, üzerinde anlaşılan tutarla uyuşmayan bir fatura aldı ve şirket, uyuşmazlığın tam olarak nerede ortaya çıktığını anlamak için bir gün harcamak zorunda kaldı — doğru rakam bu süre boyunca sistemde dururken, kimse onu kaynaktan almamıştı.
Elle veri girişini ortadan kaldırma kontrol listesi
Yineleme noktalarını bulmak için siparişin oluşturulmasından kapatılmasına kadar olan yolu izlenmiş
Her veri türü için tek bir doğruluk kaynağı belirlenmiş
Belgeler zaten girilmiş verilere dayanarak otomatik olarak oluşturuluyor
CRM, elle aktarım yerine entegrasyonlar aracılığıyla dış sistemlerle bağlanmış
Çalışanların otomasyonu gerçekten kullanıp kullanmadığı düzenli olarak kontrol ediliyor
Elle veri girişini ortadan kaldırmak gösterişli bir teknolojiyle ilgili değil, her rakamın sisteme tam olarak bir kez girilmesini sağlamakla ilgilidir. Her tarifeye hangi otomasyon araçlarının dahil olduğunu tarifeler sayfasında görebilirsiniz.