Muhasebe, CRM ve sevkiyat sorumlusu tablolarından gelen dağınık raporlar, şirketin gerçekte nerede para kazandığını göstermez. Kapsamlı analitik nasıl kurulur.
Bir lojistik şirketinin yöneticisi "bu ay ne kadar kazandık" sorusuna kendinden emin cevap verir. "Hangi güzergah gerçekten kârlı, hangisi sadece kağıt üzerindeki cirosuyla ayakta duruyor" sorusunda ise tereddüt eder, çünkü bu cevap tek bir raporda değil, muhasebe, CRM ve sevkiyat sorumlularının tablolarından gelen verilerin kesişiminde, kimsenin bir araya getirmediği yerde saklıdır.
Dağınık raporlar neden gerçek tabloyu göstermez
Bir lojistik şirketinin her departmanı kendi ihtiyaçları için kendi istatistiklerini tutar. Muhasebe gelir ve giderleri görür, sevkiyat sorumluları tamamlanan sefer sayısını, satış ekibi kapatılan anlaşma sayısını görür. Bu raporların her biri kendi başına doğrudur, ancak hiçbiri şirketin gerçekte nerede para kazandığı, nerede ise kârsız şekilde parayı döndürdüğü sorusuna cevap vermez.
Sorun veri eksikliğinden değil, verinin dağınıklığından kaynaklanır. Bir seferin maliyet verisi bir tabloda, müşterinin ödediği tutar başka bir tabloda, belirli bir siparişin görüşülmesi için sevkiyat sorumlusunun harcadığı zaman ise genellikle hiçbir yerde kayıtlı değildir. Bu kaynaklar birleştirilmeden bir güzergahın veya müşterinin gerçek kâr marjını hesaplamak mümkün değildir.
Bir lojistik şirketinin gerçekten ihtiyaç duyduğu üç analitik seviyesi
Operasyonel seviye. Kaç sefer tamamlandı, kaçı gecikmeli, ilk planın bozulması nedeniyle siparişlerin yüzde kaçının başka bir taşıyıcıya devredilmek zorunda kaldığı. Bu, süreçte tam olarak nerede tıkanıklık oluştuğunu gösteren günlük yönetim analitiğidir.
Finansal seviye. Güzergaha, yük tipine, belirli müşterilere göre kâr marjı. İşte tam burada, yoğun ve "canlı" görünen bir güzergahın sürekli indirimler veya yüksek boş dönüş oranı nedeniyle aslında kârlılık sınırında çalıştığı görülür.
Müşteri seviyesi. Hangi müşteriler istikrarlı gelir getiriyor, hangileri sürekli fiyat tartışmaları, gecikmeli ödemeler ve minimum marj yaratıyor. Bu analitik seviyesi olmadan şirket, kârlı ve zarar eden müşterilere aynı kaynakları harcar.
Kapsamlı analitik kurmak için adım adım yaklaşım
Kararları gerçekten etkileyen göstergeleri belirlemek. Tüm metrikler eşit derecede faydalı değildir - hangi güzergahların geliştirileceğini, hangilerinin daraltılacağını doğrudan etkileyen üç-dört göstergeyle başlamak gerekir.
Farklı kaynaklardan gelen verileri tek bir sisteme toplamak. Finansal veriler bir programda, operasyonel veriler başka bir programda, müşteri verileri ise sevkiyat sorumlusunun kafasında olduğu sürece kapsamlı bir rapor oluşturmak mümkün değildir.
Raporların düzenli olarak gözden geçirilme sıklığını belirlemek. Yılda bir kez, dönem sonu değerlendirmesinde bakılan analitik güncel kararları etkilemez. Haftalık veya aylık inceleme, durum hâlâ düzeltilebilirken tepki verme imkanı sağlar.
Göstergeleri izole anlık görüntüler olarak değil, zaman içindeki değişimiyle karşılaştırmak. Bir güzergahtaki %12'lik kâr marjı tek başına bir şey söylemez - önceki dönemlere göre artıp artmadığı önemlidir.
Analitik sonuçlarını somut eylemlere bağlamak. Bir sonraki adım olmadan - tarife değişikliği, müşteriyle koşulların yeniden görüşülmesi, bir güzergahtan vazgeçilmesi gibi - yalnızca sorunu tespit eden bir rapor, ekrandaki sayılardan ibaret kalır.
CarGoPro kapsamlı analitik kurmaya nasıl yardımcı olur
Analitik bölümü, şirketi dağınık kaynaklardan bilgileri manuel olarak birleştirmeye zorlamak yerine, tamamlanan siparişler, tarifeler ve güzergahlara ilişkin verileri tek bir yerde toplar. Bu, ayrı tablolar oluşturmadan güzergah ve yük tipine göre eğilimleri görmeyi sağlar.
Karşı taraf rehberinde her müşteriyle olan işbirliği geçmişi birikir - bu, hangi müşterinin uzun vadede gerçekten kârlı olduğunu, hangisinin daha kârlı bir müşteriyle aynı ilgiyi gerektirip daha az getiri sağladığını anlamak gereken müşteri seviyesi analitiği için temel oluşturur.
Pazar ısı haritası başka bir boyut ekler - bölgelere göre arz ve talep yoğunluğunu göstererek, şirketin iç istatistiklerinde zayıf görünen bir güzergahın tüm pazarda mı zayıf olduğunu, yoksa şirketin o güzergahla ilgili iç çalışmasına özgü bir sorun mu olduğunu anlamaya yardımcı olur.
Analitik kurmada yapılan tipik hatalar
Aynı anda çok fazla metrik. Gerçekte yalnızca üç-dördü kararları etkileyen yirmi göstergeli bir rapor, analizi kolaylaştırmak yerine karmaşıklaştırır.
Sahipsiz analitik. Bir raporu kimse özel olarak incelemiyor ve ona verilecek tepkiden kimse sorumlu değilse, o rapor kararları etkilediği için değil, öyle âdet olduğu için hazırlanan bir formaliteye dönüşür.
Bağlamsız karşılaştırmalar. Tek başına bir rakam çok az şey söyler: %8'lik bir kâr marjı bir yük tipi için normal, başka biri için felaket olabilir. Uygun bir kıyaslama olmadan analitikten çıkarılan sonuçlar yanlış olacaktır.
Bir örnek: "kârlı" bir güzergah aslında zarar ettiğinde
Bir şirket, güzergahlarından birini en yoğun ve en önemlilerinden biri olarak görüyordu - sefer sayısına göre istikrarlı bir şekilde birinci sırada yer alıyordu. Finansal veriler nihayet operasyonel verilerle birleştirildiğinde, tam da bu güzergahta müşterileri elde tutmak için sürekli indirimler uygulandığı ve şirketin tüm portföyündeki en yüksek boş dönüş oranının bu güzergahta olduğu ortaya çıktı.
Sefer sayısına göre güzergah işin ana itici gücü gibi görünüyordu, gerçek kâr marjına göre ise en zayıflarından biriydi. Kapsamlı veri birleştirmesi olmadan bu durum, biri şirketin genel finansal sonucuna dikkat edip düşüşün nedenini aramaya başlayana kadar uzun süre fark edilmeden kalırdı.
Kapsamlı analitik kontrol listesi
Kararları doğrudan etkileyen üç-dört temel gösterge belirlenmiş
Finansal, operasyonel ve müşteri verileri tek bir sistemde birleştirilmiş
Tek seferlik bir analiz değil, düzenli bir rapor inceleme sıklığı belirlenmiş
Göstergeler izole rakamlar olarak değil, zaman içindeki değişimiyle karşılaştırılıyor
Her raporun sonuçlarına tepki veren bir sorumlusu var
Kapsamlı analitik güzel grafiklerle ilgili değil, şirketin gerçekte nerede para kazandığını ve nerede sadece yoğunluk illüzyonu yarattığını görebilme yeteneğiyle ilgilidir. Her tarifeye hangi analitik araçların dahil olduğunu tarifeler sayfasında görebilirsiniz.