Lojistik departmanında el emeğini azaltmak

Lojistikte rutinin yüzde 60'ına kadarını nasıl kaldırırsınız: manuel işlem denetimi, TL cinsinden maliyet, öncelik matrisi ve 90 günlük plan.

Bir lojistik departmanı genellikle tek büyük bir sorun yüzünden tıkanmaz. Her biri bir buçuk dakika süren iki yüz küçük işlem yüzünden tıkanır: e-postadan bir adresi kopyalamak, telefonda bir ağırlığı dikte etmek, yazışmalarda dorse plakasını aramak, faturaya firma bilgilerini yeniden yazmak, şoförü tekrar arayıp nerede olduğunu sormak. Bu işlemlerin hiçbiri tek başına sorun gibi görünmez. Ama hepsi birlikte iş gününü tüketir ve lojistikçiye asıl para kazandıran işe - navlun pazarlığına ve risk kontrolüne - zaman bırakmaz.

CARGOPro

Lojistik şirketi operasyon çalışanı, konteyner limanına bakan masasında dijital sistemle çalışıyor

Aşağıda, bir nakliye veya lojistik firmasının ağır bir sistem satın almadan ve operasyonu bir ay durdurmadan manuel işlemlerin yüzde 30 ila 60'ını kaldırabileceği bir yöntem yer alıyor. Basit bir ilkeye dayanıyor: önce ölç, sonra gereksizi kaldır, ancak ondan sonra kalanı otomatikleştir.

Sıfırıncı adım: beş günlük manuel iş envanteri

Ölçüm yapmadan otomasyon, kötü harcanmış paradır. Firma lisans satın alır, üç ay sonra operasyon ekibi hâlâ paralel bir Excel tutar, çünkü "böylesi daha hızlı". Sebep her zaman aynıdır: yanlış şey otomatikleştirilmiştir.

Bir hafta ayırın ve departmandaki herkesten işlemlerini kaydetmesini isteyin. "Ne yaptım" değil, "hangi eylemi kaç kez tekrarladım". Üç sütun yeterli: eylem, günlük tekrar sayısı, bir tekrarın yaklaşık süresi.

Üç kişilik bir operasyon ekibinin tipik günü şöyle görünür:

Bu, günde 420 dakika - departman başına yedi saat saf rutin demek. İşte bu yedi saat, soyut bir "dijitalleşmeye ihtiyacımız var" söyleminden çok, işin gerçek konusudur.

Ölçüm için iki not. Birincisi, verileri hafızadan toplamayın - insanlar kısa, tekrarlayan işlemleri sistematik olarak az, uzun olanları fazla tahmin eder. Kaydın eylemden hemen sonra yapılmasını isteyin. İkincisi, birinin hatası yüzünden tekrar yapılan işlemleri ayrı işaretleyin: adres yanlış not edildiği için geri arama, benzer isimli bir firmanın vergi kimlik numarası kullanıldığı için düzeltilen fatura. Bu en maliyetli kategoridir ve önce o kaldırılır.

Rutini hislerle değil, lirayla hesaplayın

Yönetim, bir rakam gördüğünde bütçeyi onaylar. Tekrarlayan bir işlemin yıllık maliyeti için formül:

Maliyet = (işlem başına dakika ÷ 60) × yıllık tekrar sayısı × çalışanın tam saatlik maliyeti

Saatlik maliyet net maaştan değil, iş yerinin tam maliyetinden hesaplanır: brüt maaş, işveren prim ve vergileri, ofis, ekipman, iletişim. Bir operasyon çalışanı için tam saatlik maliyet genellikle 180-280 TL aralığındadır.

Tek bir işlem üzerinden örnek - ödeme evrak paketinin hazırlanması. Günde altı kez, her seferinde 12 dakika, 250 iş günü, saat başı 220 TL üzerinden:

(12 ÷ 60) × (6 × 250) × 220 = 66 000 TL yılda

Bu, bir departmandaki tek bir işlem. Yukarıdaki tablonun yedi satırının tamamını bu şekilde hesapladığınızda, üç kişilik bir ekip için toplam genellikle yılda 300 000 ile 600 000 TL arasında çıkar. Bu rakam karşısında, şablon kurulumuna iki hafta ayırmanın değip değmeyeceği sorusu kendiliğinden cevaplanır.

Hataların maliyetini ayrıca hesaplayın. Taşıma belgesinde yanlış bir ağırlık, ceza riski ve kantar kontrolünde bekleme demektir. Yanlış fatura bilgisi, iade edilen bir fatura ve bir hafta gecikmiş ödeme demektir. Kaybolan bir irsaliye aslı, ödemenin 30-60 gün daha ertelenmesi demektir, çünkü çoğu müşteri tamamlanmış bir sefere değil, eksiksiz bir evrak setine karşı öder. Çoğu firmada hataların maliyeti, rutinin kendisinin maliyetini aşar.

Öncelik matrisi: önce ne otomatikleştirilmeli

Tüm işlemler eşit değildir. Her birini 1'den 5'e üç boyutta puanlayın: sıklık, süre, hata maliyeti. Çarpın. 60 ve üzeri puan alan her şey önce ele alınır.

Neredeyse her zaman listenin başında dört şey bulunur:

Ve listenin sonunda neredeyse her zaman yönetimin önce otomatikleştirmek istediği şey vardır: gelişmiş analitik ve "akıllı" araç eşleştirme. Faydalıdır, ama saat kazandırmaz. Saati kazandıran, küçük rutinin temizlenmesidir.

Birinci blok: manuel takip olmadan yük bulma

Klasik düzen: operasyon çalışanı birkaç sekme açık tutar ve listeleri birkaç dakikada bir yeniler. Bu, günde 60-90 dakika saf kaydırma demektir; bunun belki beş dakikası sonuç verir.

Sayfaları yenilemek yerine, gerçekten çalıştığınız kriterlerle sabit bir filtre kurulur: güzergâh, dorse tipi, ağırlık ve hacim, ödeme koşulları, minimum navlun veya kilometre başına ücret. Sistem daha sonra uygun bir teklif çıktığında kendisi bildirir.

Yük Radarı ve Araç Radarı içinde filtre, yükleme ve boşaltma bölgeleri ile bir nokta etrafındaki yarıçapla birlikte tamamen kayıtlı kalır. Bildirimler siteye ve Telegram'a gelir, böylece piyasa takibi ayrı bir iş olmaktan çıkar. Sıradan yük arama ve araç arama ise piyasayı o an görmek istediğiniz tek seferlik işler için kalır.

Aracın gürültü kaynağına dönüşmemesi için doğru ayarlanması gerekenler:

Doğru yapılandırılmış bir radar, günlük 80 dakikalık takip süresinin çoğunu ortadan kaldırır ve daha önemlisi, "öğle yemeğindeyken kaçırdım" etkisini yok eder.

İkinci blok: müşteri e-postasından sefer kartına

İkinci büyük rutin kaynağı veri taşımaktır. Müşteri talebi serbest formatta gönderir: koşulların bir kısmı e-postanın metninde, bir kısmı sesli mesaj olarak, adres mesajlaşmada ayrı bir satırda. Operasyon çalışanı bunları bir araya toplar ve elle yazar.

Bunu üç yöntem ortadan kaldırır.

Tek giriş noktası. Talep, beş farklı mesajlaşma uygulamasında değil, tek bir yerde - talep oluşturma formunda - oluşturulur. WhatsApp'tan yazmaya alışkın bir müşteriye bir kez şunu açıklamak yeterlidir: talep sistemde olduğunda kabul edilmiş sayılır. Bu bürokrasi değil, "ama biz başka bir tarihte anlaşmıştık" durumuna karşı bir korumadır.

Şablonlar. Çoğu firmada seferlerin büyük kısmı öncekileri tekrarlar: aynı güzergâhlar, aynı yükler, aynı koşullar. Kayıtlı bir şablon, yirmi dakikalık doldurma işini iki dakikalık tarih ve ağırlık düzeltmesine dönüştürür.

Otomatik tekrar ve yukarı taşıma. Düzenli güzergâhlar için bir talep programa göre otomatik olarak tekrarlanabilir, zaten yayınlanmış bir talep ise yeniden yazılmadan listenin başına dönebilir. Kimse her sabah sabit bir güzergâhı yeniden yayınlaması gerektiğini hatırlamak zorunda kalmaz.

Veri kalitesi ayrı bir konudur. Zorunlu alanlar tanımlayın ve bunlar olmadan bir talebin kaydedilmesine izin vermeyin: kesin yükleme ve boşaltma adresleri, noktadaki iletişim kişisi, ödeme şekli ve vadesi, araç gereksinimleri. Burada boş bırakılan her alan daha sonra bir telefon araması, bazen de yükleme noktasında bekleme olarak geri döner.

Üçüncü blok: el sanatı değil, üretim bandı olarak belgeler

Belgeler, para açısından en maliyetli ve otomatikleştirilmesi en kolay manuel işlemdir. Mantık basittir: bir belge sabit bir bölümden (şablon) ve değişken bir bölümden (taraf bilgileri, sefer verileri, tutarlar) oluşur. Değişken bölüm, sefer oluşturulduğu andan itibaren sistemde zaten mevcuttur - bu yüzden yeniden yazılmasına gerek yoktur.

Belgeler bölümünde paket, talep ve sefer verilerinden oluşturulur: taşıma sözleşmesi, fatura, hizmet tutanağı. Karşı taraf bilgileri her seferinde yeniden yazılmak yerine firma kartından çekilir - bu, faturada benzer isimli başka bir firmanın vergi numarasının çıkması gibi en yaygın hatayı ortadan kaldırır.

Evrak akışında en büyük etkiyi ne sağlar:

Taşıma belgeleri hakkında. Uluslararası taşımacılıkta CMR taşıma belgesi, taşıma sözleşmesini ve teslim anındaki mal durumunu kanıtlayan belge olmaya devam eder. Otomasyon burada iki şey sağlar: taşıma belgesi için veriler yeniden yazılmaz, çünkü zaten sefere bağlıdır, ve belgenin kendisi kaybolmaz, çünkü kabindeki bir dosyada değil, sefere bağlı olarak saklanır. Elektronik taşıma belgesi e-CMR bunu bir adım öteye taşır - boşaltmada dijital olarak imzalanan belge muhasebeye anında ulaşır ve tam da burada, ödeme döngüsünden kâğıt orijinallerin klasik iki-üç haftalık bekleyişi kaybolur.

Buna bir de uyumluluk katmanı eklenir. Yurt içi taşımalarda e-İrsaliye düzenlenmesi, yurt dışına yapılan taşımalarda K1/K2 yetki belgesi ve taşıt kartı kontrolleri denetimlerin standart parçasıdır. Sefer verileri, şoför atamaları ve tarihler normal iş akışı içinde bir kez kaydedildiğinde, bir denetim sırasında bu kanıtları hazırlamak yeniden oluşturma değil, arama meselesine dönüşür.

CARGOPro

Depo çalışanı sevkiyat öncesi paletleri el terminaliyle okutuyor

Dördüncü blok: tek bir yerde iletişim

Manuel işin en maliyetli türü, kimsenin iş olarak saymadığı şeydir - yazışmalar. Sefer koşulları WhatsApp'ta konuşulur, adres değişikliği Telegram'dan gelir, onay e-postayla yapılır, ödeme sorusu ise hiçbir iz bırakmayan bir aramada sorulur.

Sorun rahatsızlık değildir. Sorun, bilginin sefere bağlı olmamasıdır. Bir ay sonra bir anlaşmazlık çıktığında, kimin neyi kabul ettiğini kimse yeniden kuramaz.

İşleyen yaklaşım: yazışma belirli bir talep veya sefere bağlı olarak yürütülür. ChatLink içinde karşı tarafla yapılan yazışma anlaşmayla birlikte saklanır, böylece seferi devralan bir çalışan bağlamı bir meslektaşının anlatmasına gerek kalmadan görür. Bu, baştaki tablodaki günlük 40 dakikalık tekrar açıklamayı ortadan kaldırır.

İkinci kısım durum iletişimidir. "Şu an neredesin" araması, şoförün veya sistemin güncellediği bir durumla değiştirilmelidir. Her böyle arama size iki dakikaya mal olur ve şoförü rahatsız eder - sürüş sırasında şoförü rahatsız etmek nötr bir davranış değildir. Günde yirmi arama, her iki taraf için çarpıldığında neredeyse bir saat demektir.

Beşinci blok: manuel derleme olmadan para ve analiz

Klasik akşam ritüeli: operasyon çalışanı kaç seferin kapandığını, marjın ne olduğunu, kimin ödemediğini bir tabloda toplar. Bu 30-60 dakika sürer ve tamamen sistemin zaten sahip olduğu verilerden oluşturulur.

Navlun, maliyet ve ödemeler sefer üzerinde iş sırasında kaydedildiğinde, analiz ve finans bölümü kendiliğinden oluşur. Manuel derleme ortadan kalkar ve onunla birlikte elle hazırlanan raporların temel zayıflığı da yok olur - kimin hesapladığına bağlı olarak her zaman biraz farklı çıkarlar.

Departman yöneticisinin hiç kimseden istemeden görmesi gereken asgari rakam seti: sefer başına marj, güzergâh başına marj, talepten onaya ortalama süre, vade dilimlerine göre alacaklar ve operasyon çalışanı başına sefer sayısı.

Kapasite planlaması ve talebin şu anda nerede yoğunlaştığını anlamak için piyasa haritası faydalıdır - bölgelere göre talep yoğunluğunu gösterir ve dönüş yükü olmayan bir yöne araç göndermemenize yardımcı olur. Metre ve kâğıt üzerinde eskiz olmadan yükün dorseye nasıl sığdığını hesaplamak için 3D yükleme planlayıcısı mevcuttur.

Neyin otomatikleştirilmemesi gerekir

Otomasyonun, ötesinde zarar vermeye başladığı bir sınırı vardır.

Navlun pazarlığını otomatikleştirmeyin. Fiyat, bağlamı gören kişiye aittir: aciliyet, müşterinin ödeme davranışı, güzergâhtaki mevcut durum.

Yeni bir karşı tarafın güvenilirliği hakkındaki kararı otomatikleştirmeyin. Bir sistem veri toplayabilir ve uyarı sinyalleri gösterebilir, ancak tanınmayan bir firmayla çalışma kararını bir insan verir.

Henüz tanımlanmamış bir süreci otomatikleştirmeyin. Firmada yüklemeden önce belgeleri kimin kontrol edeceği konusunda bir anlaşma yoksa, otomasyon mevcut düzensizliği sadece sabitler ve hızlandırır.

Ve her şeyi bir anda otomatikleştirmeye çalışmayın. Bir ayda on değişiklik başlatan firmalar genellikle bunların dokuzunu geri alır.

90 günlük bir plan

1-2. hafta. Ölçüm. İşlemlerin kaydedilmesi, rutin maliyetinin hesaplanması, öncelik matrisinin oluşturulması. Sonuç: en çok zaman alan beş ila yedi işlemlik bir liste.

3-4. hafta. Temel veriler. Kayıtlarda düzen: doğru ve doğrulanmış bilgilerle tek bir cari listesi, tek bir araç ve şoför listesi. Diğer her şeyin işleyip işlemeyeceğini belirleyen sıkıcı aşama budur. Kirli veriler üzerinde otomasyon, kirli sonucu daha hızlı verir.

5-6. hafta. Belgeler. Şablonların geçen ayın gerçek seferleri üzerinde yapılandırılması. Tamamlanma kriteri: ödeme evrak paketi tek bir elle girilen bilgi olmadan oluşturulur.

7-8. hafta. Arama ve talepler. Radar filtrelerinin ayarlanması, tekrarlayan güzergâhlar için şablonlar, zorunlu alanların etkinleştirilmesi.

9-10. hafta. İletişim. Sefer yazışmalarının tek bir kanala taşınması, durum aramalarının yerini durum güncellemelerinin alması.

11-12. hafta. Doğrulama. Başlangıçtaki aynı yöntemle ölçümün tekrarlanması. Rakamların karşılaştırılması, tutmayanın düzeltilmesi.

İkinci ölçüm bir formalite değil, zorunlu bir aşamadır. Ekibin hangi değişiklikleri kabul ettiğini ve hangilerini sessizce atladığını gösterir. İnsanların yapılandırılmış bir araca rağmen elle yapmaya devam ettiği bir işlem, neredeyse her zaman aracın elverişsiz olduğu anlamına gelir, insanların yanlış olduğu anlamına değil.

Otomasyonun tutmama nedenleri

Paralel sistemler. Verilerin bir kısmı sistemde, bir kısmı eski dosyada. Bir ay sonra kimse gerçeğin ne olduğunu bilmez. Ya süreci tamamen taşıyın, ya da hiç taşımayın.

Sorumlusu olmayan otomasyon. Şablonların yapılandırılmasından belirli, adı bilinen bir kişi sorumlu değilse, şablonlar yarım kalır.

Direnci görmezden gelmek. Yirmi yıldır kendi yöntemiyle çalışan deneyimli operasyon çalışanı inatçılıktan değil, yöntemi öngörülebilir sonuç verdiği için direnir. Etkiyi kendi rakamları üzerinden gösterin: bu hafta belgeler ona ne kadar zaman aldı, gelecek hafta ne kadar alacak.

Aşırı iddialı başlangıç. İlk kurulumun kapsamı ne kadar büyükse, geri dönüş olasılığı o kadar yüksektir. Sonuna kadar götürülen tek bir işlem, yarım bırakılan beş işlemden daha değerlidir.

Soyut örneklerle eğitim. Genel bir sunum işe yaramaz. Firmanın kendi üç tipik seferini talepten ödemeye kadar birlikte incelemek işe yarar.

Sonucu gösteren altı gösterge

Bir şeyi değiştirmeden önce bu rakamları kaydedin. Bir başlangıç noktası olmadan her iyileşme öznel bir izlenim gibi görünür ve ilk zorlu hafta tüm çalışmayı sorgulatır.

Departman denetimi için kontrol listesi

Listeyi gözden geçirin ve zaten doğru olanı işaretleyin:

İşaretlenmemiş her madde, departmanın kazanmak yerine harcadığı somut aylık saatlerdir.

Lojistikte otomasyon teknoloji veya "dijital dönüşüm" hakkında değildir. Pazarlık yapabilen ve riski görebilen kişinin, bir e-postadaki adresleri bir tabloya taşımak yerine tam olarak bunu yapmasıyla ilgilidir. Ölçümle başlayın, en maliyetli tek işlemi seçin ve sonuna kadar götürün - gerisini departman kendi devralacaktır, çünkü insanlar kendi iş günlerindeki farkı herhangi bir rapordan çok daha hızlı fark ederler. Her planda hangi kapsamın olduğunu tarifeler sayfasında görebilirsiniz.