Логистика бөлімінде қолмен жасалатын жұмысты азайту

Логистикада рутинаны 60 пайызға дейін қалай алып тастауға болады: операцияларды тексеру, теңгедегі құны, басымдықтар матрицасы және 90 күндік жоспар.

Логистика бөлімі бір үлкен мәселеден тоқтап қалмайды. Ол әрқайсысы бір жарым минутқа созылатын екі жүз ұсақ әрекеттен тоқтайды: хаттан мекенжайды көшіріп алу, телефон арқылы салмақты айту, хат алысудан тіркеменің нөмірін іздеу, шотқа контрагенттің деректерін қолмен теру, жүргізушіге қайта телефон соғып, қазір қайда екенін сұрау. Бұл әрекеттердің бірде-біреуі жеке алғанда мәселе болып көрінбейді. Бірге алғанда олар жұмыс күнін жеп қояды және диспетчерге нақты ақы төленетін жұмысқа - баға бойынша келіссөзге және тәуекелдерді бақылауға - уақыт қалдырмайды.

CARGOPro

Логистика компаниясының диспетчері контейнерлік порт көрінетін жұмыс үстелінде цифрлық жүйемен жұмыс істеп отыр

Төменде - көлік немесе экспедиторлық компания ауыр жүйе сатып алмай және жұмысты бір айға тоқтатпай, қолмен жасалатын операциялардың 30-дан 60 пайызға дейінгі бөлігін алып тастай алатын әдіс берілген. Ол қарапайым қағидаға негізделген: алдымен өлшеу, содан кейін керексізді алып тастау, тек содан кейін ғана қалғанын автоматтандыру.

Нөлдік қадам: бес күнде қолмен жасалатын жұмысты түгендеу

Өлшеусіз автоматтандыру - дұрыс жұмсалмаған ақша. Компания лицензиялар сатып алады, ал үш айдан кейін менеджерлер бәрібір параллель Excel жүргізеді, себебі «солай жылдамырақ». Себебі әрдайым бір: ауыратын жер емес, басқа нәрсе автоматтандырылған.

Бір апта бөліп алып, бөлімнің әрбір қызметкерінен операцияларды тіркеуін сұраңыз. «Не істедім» емес, «қандай әрекетті қанша рет қайталадым». Үш баған жеткілікті: әрекет, күніне қайталану саны, бір қайталауға кеткен шамамен уақыт.

Үш логистен тұратын бөлімнің типтік көрінісі мынадай:

Бұл - күніне 420 минут, яғни бөлімге күн сайын жеті сағат таза рутина. Дәл осы жеті сағат жұмыстың нақты мазмұны, «бізге цифрландыру керек» деген дерексіз сөз емес.

Өлшеу бойынша екі кеңес. Біріншіден, деректерді жадыдан жинамаңыз - адамдар қысқа, жиі қайталанатын әрекеттерді жүйелі түрде төмен, ұзақтарын жоғары бағалайды. Әрекеттен кейін бірден жазуды сұраңыз. Екіншіден, біреудің қатесі салдарынан қайта орындалатын операцияларды бөлек белгілеңіз: мекенжай дұрыс жазылмағандықтан кері қоңырау шалу, ұқсас атаулы компанияның БСН-і қолданылғандықтан қайта жасалған шот. Бұл - ең қымбат санат, және ол бірінші кезекте алынып тасталады.

Рутинаны сезіммен емес, теңгемен санаңыз

Басшылық бюджетті сомаға көзі жеткенде бекітеді. Қайталанатын бір операцияның жылдық құнының формуласы:

Құны = (операцияға минут ÷ 60) × жылдағы қайталану саны × қызметкердің толық сағаттық құны

Сағаттық құн таза жалақыдан емес, жұмыс орнының толық құнынан есептеледі: жалақы, салықтар мен аударымдар, кеңсе, техника, байланыс. Логист үшін толық сағаттық құн әдетте 2500-3800 теңге аралығында болады.

Бір операция бойынша мысал - төлемге арналған құжаттар топтамасын жинау. Күніне алты рет, әр реті 12 минут, 250 жұмыс күні, сағатына 3200 теңгеден:

(12 ÷ 60) × (6 × 250) × 3200 = жылына 960 000 теңге

Бұл - бір бөлімнің бір операциясы. Жоғарыдағы кестенің барлық жеті жолын осылай санасаңыз, үш адамнан тұратын бөлім үшін сома әдетте жылына 4,5-9 миллион теңге аралығында шығады. Осындай сан алдында үлгілерді баптауға екі апта бөлудің қажет-қажетсіздігі туралы сұрақ өздігінен шешіледі.

Қателердің құнын бөлек есептеңіз. Жүк-көлік жүкқұжатындағы қате салмақ айыппұл қаупін және таразы бақылауында тоқтап қалуды білдіреді. Төлеушінің қате деректері - қайтарылған шот пен бір аптаға кешіктірілген төлем дегенді білдіреді. Жоғалған жүкқұжаттың түпнұсқасы - төлемнің тағы 30-60 күнге кейінге қалдырылуын білдіреді, өйткені жасалған рейске емес, толық құжаттар топтамасына қарсы төленеді. Компаниялардың көпшілігінде қателердің құны рутинаның өзінің құнынан асып кетеді.

Басымдықтар матрицасы: бірінші не автоматтандырылады

Барлық операциялар бірдей маңызды емес. Әрқайсысын 1-ден 5-ке дейінгі шкала бойынша үш параметр бойынша бағалаңыз: жиілік, орындалу уақыты, қате құны. Көбейтіңіз. 60 және одан жоғары жинаған нәрсе бірінші кезекте жасалады.

Тізімнің басында дерлік әрдайым төрт нәрсе тұрады:

Ал тізімнің төменінде дерлік әрдайым басшылық бірінші автоматтандырғысы келетін нәрсе тұрады: күрделі аналитика мен көліктерді «ақылды» іріктеу. Пайдалы, бірақ ол сағат босатпайды. Сағатты ұсақ рутинаны жою босатады.

Бірінші блок: жүкті қолмен қадағалаусыз іздеу

Классикалық схема - логист бірнеше қойындыны ашық ұстайды және тізімдерді бірнеше минут сайын жаңартады. Күніне бұл 60-90 минут таза шолу, оның бес минуты ғана нәтиже береді.

Беттерді жаңартудың орнына нақты жұмыс істейтін критерийлермен тұрақты сүзгі орнатылады: бағыт, кузов түрі, салмақ пен көлем, төлем түрі, минималды баға немесе шақырымдағы баға. Одан әрі сәйкес ұсыныс пайда болғанда жүйе өзі хабарлайды.

Жүк радарында және Көлік радарында сүзгі толығымен, тиеу мен түсіру аймақтарымен және нүкте айналасындағы радиуспен бірге сақталады. Хабарламалар сайтқа және Telegram-ға келеді, сондықтан нарықты қадағалау бөлек жұмыс болудан қалады. Әдеттегі жүк іздеу және көлік іздеу нарықты дәл қазір көру керек болған бір реттік тапсырмалар үшін қалады.

Құрал шуыл көзіне айналмас үшін нені дұрыс баптау керек:

Дұрыс бапталған радар күнделікті 80 минут қадағалаудың көп бөлігін алып тастайды және, ең бастысы, «түскі ас кезінде өткізіп алдым» әсерін жояды.

Екінші блок: клиенттің хатынан рейс картасына дейін

Рутинаның екінші үлкен көзі - деректерді тасымалдау. Клиент тапсырысты еркін түрде жібереді: шарттардың бір бөлігі хаттың мәтінінде, бір бөлігі - дауыстық хабарлама ретінде, мекенжай - чаттағы бөлек жолда. Логист мұны жинап, қолмен теріп жазады.

Мұны үш тәсіл жояды.

Жалғыз кіру нүктесі. Тапсырыс бес мессенджерде емес, бір жерде - тапсырыс жасау нысанында - жасалады. WhatsApp-та жазуға үйренген клиентке бір рет түсіндіру жеткілікті: тапсырыс жүйеде болған кезде қабылданды деп есептеледі. Бұл бюрократия емес, «біз басқа мерзімге келіскен едік қой» дегеннен қорғаныс.

Үлгілер. Компаниялардың көпшілігінде рейстердің көп бөлігі бұрынғыларды қайталайды: сол бағыттар, сол жүктер, сол шарттар. Сақталған үлгі жиырма минуттық толтыруды екі минуттық күндер мен салмақты түзетуге айналдырады.

Автоматты қайталау мен көтеру. Тұрақты бағыттар үшін тапсырыс кесте бойынша автоматты түрде қайталана алады, ал жарияланғаны - қайта терілмей тізімнің басына көтеріле алады. Ешкім таңертең тұрақты бағытты қайта орналастыру керектігін есіне түсірмейді.

Деректер сапасы туралы бөлек. Міндетті өрістерді енгізіп, оларсыз тапсырысты сақтауға рұқсат бермеңіз: тиеу мен түсірудің дәл мекенжайлары, нүктедегі байланыс тұлғасы, төлем тәсілі мен мерзімі, көлікке қойылатын талаптар. Осы кезеңде толтырылмаған әрбір өріс кейінірек қоңырау түрінде, ал кейде тиеу кезінде тоқтап қалу түрінде қайтады.

Үшінші блок: құжаттар шығармашылық емес, конвейер ретінде

Құжаттар ақшалай мағынада ең қымбат және автоматтандыруға ең оңай қолмен жасалатын операция. Логика қарапайым: құжат тұрақты бөліктен (үлгі) және айнымалы бөліктен (тараптардың деректері, рейс деректері, сомалар) тұрады. Айнымалы бөлік рейс құрылған сәтте жүйеде бұрыннан бар - сондықтан оны қайта теруге қажет жоқ.

Құжаттар бөлімінде топтама тапсырыс пен рейс деректерінен қалыптасады: көлік шарты, шот, орындалған жұмыстар актісі. Контрагенттің деректері әр жолы қайта енгізілмей, компания картасынан тартылады - бұл ұқсас атаулы басқа фирманың БСН-і актіде пайда болатын ең жиі кездесетін қатені жояды.

Құжат айналымында ең үлкен әсерді не береді:

Көлік құжаттамасы туралы. Ішкі тасымалдарда тауар-көлік жүкқұжаты (ТТН), ал халықаралық тасымалдарда CMR жүкқұжаты тасымалдау шартын және тапсыру кезіндегі жүктің жай-күйін растайтын негізгі құжаттар болып қалады. Автоматтандыру мұнда екі нәрсе береді: жүкқұжатқа арналған деректер қайта терілмейді, себебі олар рейсте бұрыннан бар, ал жүкқұжаттың өзі жоғалмайды, себебі ол кабинадағы қағаз бумасында емес, рейспен бірге сақталады. Электрондық жүкқұжатқа көшу процесті одан әрі жеңілдетеді, бірақ онсыз да автотолтырудың және бір жерде сақтаудың әсері бірден байқалады.

Жеке кәсіпкер-тасымалдаушылар үшін қосымша сәт: бастапқы құжаттарда қолмен теру неғұрлым аз болса, есепте көрсетілгенмен нақты төленген нәрсенің арасында соғұрлым аз алшақтық болады. Бұл бухгалтерияда кезеңді жабу жылдамдығына тікелей әсер етеді.

CARGOPro

Қойма қызметкері жөнелту алдында терминалмен паллеттерді сканерлеп отыр

Төртінші блок: бір жердегі байланыс

Ешкім жұмыс деп санамайтын қолмен жасалатын жұмыстың ең қымбат түрі - хат алысу. Рейс шарттары WhatsApp-та талқыланады, мекенжай өзгерісі Telegram-ға келеді, растау поштамен, ал төлем бойынша нақтылау із қалдырмайтын телефон арқылы шешіледі.

Мәселе ыңғайсыздықта емес. Мәселе ақпараттың рейске байланбағанында. Бір айдан кейін дау туындағанда, ешкім кім не туралы келіскенін қалпына келтіре алмайды.

Жұмыс істейтін тәсіл: хат алысу нақты тапсырысқа немесе рейске байланысты жүргізіледі. ChatLink ішінде контрагентпен хат алысу мәміле-мен бірге сақталады, сондықтан рейсті қабылдайтын жаңа қызметкер контекстті әріптестің айтуынсыз көреді. Бұл дәл кестенің басындағы күнделікті 40 минуттық қайталанатын түсіндіруді жояды.

Екінші бөлігі - статустық байланыс. «Қазір қайдасың» деген қоңырауды орындаушының өзі немесе жүйе жаңартатын статуспен ауыстыру керек. Мұндай әрбір қоңырау сізге екі минутқа түседі және жүргізушінің назарын аударады - ал жүргізуші жүргізіп бара жатқанда назарын аудару бейтарап әрекет емес. Күніне жиырма қоңырау - екі жаққа көбейтілгенде дерлік бір сағат.

Бесінші блок: қолмен жинамай ақша мен аналитика

Классикалық кешкі рәсім - логист кестеде қанша рейс жабылғанын, маржа қандай екенін, кім төлемегенін жинайды. Бұл 30-60 минутты алады және толығымен жүйеде бұрыннан бар деректерден жасалады.

Баға, шығындар және төлемдер жұмыс барысында рейсте тіркелетін болса, аналитика мен қаржы бөлімі өздігінен жиналады. Қолмен жинау класс ретінде жойылады, ал онымен бірге қолмен жасалған есептердің басты кемшілігі - кім санағанына байланысты олар әрдайым сәл өзгеше шығады - жоғалады.

Бөлім басшысы сұраусыз көруі керек ең аз сандар жиынтығы: рейс бойынша маржа, бағыт бойынша маржа, тапсырыстан растауға дейінгі орташа уақыт, мерзімдер бойынша бөлінген дебиторлық берешек және бір менеджерге келетін рейстер саны.

Жүктемені жоспарлау және сұраныс қазір қай жерде шоғырланғанын түсіну үшін нарық картасы пайдалы - ол аймақтар бойынша тапсырыстардың тығыздығын көрсетеді және кері тиеусіз бағытқа көлік жібермеуге көмектеседі. Сызғышсыз және қағаздағы эскизсіз жүкті кузовқа орналастыруды есептеу үшін 3D жоспарлаушы бар.

Нені автоматтандырудың қажеті жоқ

Автоматтандырудың шегі бар, одан асқанда ол зиян келтіре бастайды.

Баға бойынша келіссөзді автоматтандырмаңыз. Баға контекстті көретін адамға тиесілі: шұғылдық, клиенттің төлем қабілеті, бағыттағы ағымдағы жағдай.

Жаңа контрагенттің сенімділігі туралы шешімді автоматтандырмаңыз. Жүйе деректерді жинай алады және ескерту сигналдарын көрсете алады, бірақ таныс емес компаниямен жұмыс істеу туралы шешімді адам қабылдайды.

Әлі сипатталмаған процесті автоматтандырмаңыз. Компанияда тиеу алдында құжаттарды кім тексеретіні туралы келісім болмаса, автоматтандыру бар ретсіздікті бекітіп, оны тезірек етеді.

Және бәрін бірден автоматтандыруға тырыспаңыз. Айына он өзгеріс іске қосатын компаниялар әдетте оның тоғызын кері қайтарады.

90 күндік жоспар

1-2 апта. Өлшеу. Операцияларды тіркеу, рутина құнын есептеу, басымдықтар матрицасын құру. Нәтиже - ең көп уақыт алатын бес-жеті операцияның тізімі.

3-4 апта. Анықтамалықтар. Деректердегі тәртіп: дұрыс және тексерілген деректері бар контрагенттердің жалғыз тізімі, көліктер мен жүргізушілердің жалғыз тізімі. Бұл - қалғанының бәрі жұмыс істей ме, соны шешетін жалықтыратын кезең. Лас деректердегі автоматтандыру лас нәтижені тезірек береді.

5-6 апта. Құжаттар. Өткен айдың нақты рейстерінде үлгілерді баптау. Дайын болу критерийі: төлем пакеті бірде-бір қолмен енгізілген дерексіз қалыптасады.

7-8 апта. Іздеу және тапсырыстар. Радар сүзгілерін баптау, қайталанатын бағыттарға үлгілер жасау, міндетті өрістерді енгізу.

9-10 апта. Байланыс. Рейстер бойынша хат алысуды бір арнаға көшіру, статустық қоңыраулардан бас тартып, статусты жаңартуға көшу.

11-12 апта. Тексеру. Басындағыдай әдіспен қайта өлшеу. Сандарды салыстыру, тамырланбағанын түзету.

Қайта өлшеу - формальдылық емес, міндетті кезең. Дәл ол команда қандай өзгерістерді қабылдағанын және қайсысын үнсіз айналып өтетінін көрсетеді. Адамдар бапталған құралға қарамастан қолмен жасауды жалғастыратын операция дерлік әрдайым құралдың ыңғайсыз екенін білдіреді, адамдардың қате екенін емес.

Автоматтандыру неге тамырланбайды

Параллель жүйелер. Деректердің бір бөлігі жүйеде, бір бөлігі ескі файлда. Бір айдан кейін ешкім қайсысы шындық екенін білмейді. Не процесті толығымен көшіріңіз, не мүлдем көшірмеңіз.

Жауаптысыз автоматтандыру. Егер үлгілерді баптауға есіммен нақты адам жауап бермесе, үлгілер жартылай дайын күйінде қалады.

Қарсылықты елемеу. Жиырма жыл бойы өз тәсілімен жұмыс істейтін тәжірибелі логист тұрақтылықтан емес, оның тәсілі болжамды нәтиже беретіндіктен қарсы тұрады. Әсерді оның өз сандарында көрсетіңіз: осы аптада құжаттар оған қанша уақыт алды және келесі аптада қанша алады.

Тым үлкен старт. Бірінші іске қосудың көлемі неғұрлым үлкен болса, кері қайту ықтималдығы соғұрлым жоғары болады. Соңына дейін жеткізілген бір операция жарты жолда тоқтатылған бестен қымбат тұрады.

Дерексіздіктерде оқыту. Жалпы презентация жұмыс істемейді. Компанияның тапсырыстан төлемге дейінгі үш типтік рейсін талдау жұмыс істейді.

Нәтижені көрсететін алты көрсеткіш

Бір нәрсені өзгертпес бұрын осы сандарды жазып алыңыз. Бастапқы нүктесіз кез келген жақсарту субъективті әсер болып көрінеді, ал бірінші қиын апта бүкіл жұмысты күмәнге қалдырады.

Бөлімді тексеруге арналған бақылау тізімі

Тізімді қарап шығып, бұрыннан қолданыстағысын белгілеңіз:

Белгіленбеген әрбір тармақ - бөлім табу орнына жұмсайтын айдағы нақты сағаттар.

Логистикадағы автоматтандыру технология немесе «цифрлық трансформация» туралы емес. Ол келіссөз жүргізе алатын және тәуекелді көре алатын адамның хаттағы мекенжайларды кестеге тасымалдаудың орнына дәл осымен айналысуы туралы. Өлшеуден бастаңыз, ең қымбат бір операцияны таңдап, оны соңына дейін жеткізіңіз - қалғанын бөлім өзі жалғастырады, себебі адамдар өз жұмыс күніндегі айырмашылықты кез келген есептен тезірек байқайды. Әрбір тарифке не кіретінін тарифтер бетінен көруге болады.