Kaip automatizuoti reiso maržos skaičiavimą

Kodėl „kaina minus kuras" yra klaidingas skaičiavimas ir kaip automatinė marža kiekvienam reisui parodo tikrąjį įmonės pelną.

Mėnesio pabaigoje transporto įmonės savininkas žiūri į apyvartą ir mato neblogą skaičių. Tačiau apyvarta nėra pelnas, o konkretaus reiso marža dažniausiai žinoma tik apytiksliai — apskaičiuota iš akies arba Excel lentelėje, kurios niekas neatnaujino tris savaites. Nemaloniausias atradimas savininkui — kai paaiškėja, kad dalis reisų, kurie atrodė pelningi, iš tikrųjų dirbo nuostolingai.

Kas iš tikrųjų yra reiso marža ir kodėl „gera" kaina dažnai klaidina

Reiso marža — tai skirtumas tarp sumos, kurią sumokėjo užsakovas, ir visų tiesioginių to konkretaus reiso vykdymo išlaidų: kuro, vairuotojo atlyginimo, kelio mokesčių ir vinječių, transporto priemonės nusidėvėjimo, krovinio draudimo, tarpininko ar biržos komisinio, jei toks buvo. Tai nėra tas pats, kas „kaina minus kuras" — apskaičiavimas, kurį dauguma ekspeditorių vis dar daro iš akies.

Problema ta, kad pati kaina nieko nesako apie pelningumą. Reisas už 900 eurų gali būti pelningesnis nei reisas už 1400 eurų, jei antrasis apima 600 kilometrų tuščią grįžimą, o pirmasis — ne. Ekspeditorius, kuris mato tik krovinio kainą, lygina reisus neteisingai, nes nemato visos išlaidų apimties.

Dažniausia klaidingų išvadų priežastis — įmonės skaičiuoja maržą pagal kryptį vidutiniškai, o ne pagal konkretų reisą su konkrečiu transportu, konkrečiu vairuotoju ir konkrečiu tuščiu ridiniu prieš ar po pakrovimo. Vidutinis krypties skaičius paslepia nuostolingus reisus tariamai pelningame vidurkyje.

Iš ko iš tikrųjų susideda reiso išlaidos

Pilnas išlaidų, veikiančių maržą, sąrašas gerokai ilgesnis nei vien „kuras":

CARGOPro

Analitikas tikrina reiso maržos skaičiavimą ekrane su grafikais

Kodėl Excel lentelė praktiškai neveikia

Problema ne ta, kad Excel yra blogas įrankis. Problema ta, kad maržos skaičiavimas lentelėje priklauso nuo žmogaus, kuris rankiniu būdu atnaujina įvesties duomenis: šiandienos kuro kainą, aktualų vairuotojo tarifą, realų tuščio ridinio atstumą. Jei bent vienas skaičius pasenęs, rezultatas atrodo įtikinamas, nors iš tikrųjų yra klaidingas.

Antra problema — lentelė skaičiuoja reisą atskirai nuo likusios sistemos. Reiso duomenys jau egzistuoja užsakyme ir sandorio kortelėje, bet maržos skaičiavimui jie vėl renkami rankiniu būdu. Tai ne tik sugaištas laikas, bet ir papildomas klaidų šaltinis: atstumo skaičius lentelėje gali skirtis nuo realaus maršruto atstumo, kurį sistema jau apskaičiavo planavimo metu.

Trečia problema — lentelę paprastai tvarko vienas žmogus, o kai šis žmogus atostogauja ar išeina iš įmonės, skaičiavimas arba sustoja, arba pereina tam, kas nežino visų per metus išsivysčiusios formulės niuansų.

Kaip automatinis maržos skaičiavimas veikia praktiškai

Kai kaina, atstumas, mašinos kuro sąnaudos ir vairuotojo atlyginimas jau yra sistemoje, marža skaičiuojama automatiškai reiso patvirtinimo akimirką, o ne vėliau, atskirame faile.

„CarGoPro" finansų skyriuje marža rodoma kiekvienam reisui atskirai, suskirstyta pagal išlaidų komponentus, o suvestinė analitika rodo vidutinę maržą pagal kryptis ir klientus be rankinio skaičių suvedimo iš skirtingų šaltinių. Tai leidžia teisingai palyginti reisus — ne pagal krovinio kainą, o pagal realų pelną, kurį reisas atneša.

Maržos skaičiavimo formulė:

Marža = Krovinio kaina − (Kuras + Vairuotojo atlyginimas + Kelio mokesčiai + Nusidėvėjimas + Draudimas + Tarpininko komisinis)

Maržos norma (%) = Marža ÷ Krovinio kaina × 100

Skaičiavimo pavyzdys žingsnis po žingsnio

Panagrinėkime konkretų reisą: Kaunas — Poznanė, krovinio kaina 750 eurų, krovinys — statybinės medžiagos, 20 tonų.

Neįvertinus tuščio ridinio ir kelio mokesčių, tas pats reisas popieriuje atrodytų pelningesnis — 75 eurais, tai yra beveik trečdaliu išpūstas vaizdas. Būtent šie du straipsniai dažniausiai iškrenta iš rankinių skaičiavimų, nes juos sunku iš anksto įvertinti be sistemos, kuri jau žino maršrutą ir realų privažiavimo atstumą.

Kas keičiasi, kai marža matoma pagal kiekvieną reisą atskirai

Kai vadovybė mato maržą ne kaip krypties vidurkį, o pagal kiekvieną konkretų reisą, atsiranda galimybė priimti sprendimus remiantis konkrečiais duomenimis, o ne jausmu „atrodo, kad dirbame pelningai".

Tipinės klaidos skaičiuojant maržą

Tuščio ridinio ignoravimas. Dažniausia klaida — skaičiuoti tik apmokamus kilometrus, nors kuras naudojamas ir kelyje iki pakrovimo taško.

Vidutinis kuro sunaudojimas visam autoparkui. Skirtingos mašinos sunaudoja skirtingai priklausomai nuo amžiaus, apkrovos ir net konkretaus vairuotojo vairavimo stiliaus — vidurkinimas paslepia realų vaizdą.

Pamiršti kelio mokesčiai tarptautiniuose maršrutuose. Vinječių ir kelio mokesčių kainos skiriasi priklausomai nuo šalies, ir jei jos neįtraukiamos į skaičiavimą iš anksto, faktinė marža pasirodo mažesnė nei tikėtasi jau po reiso.

Skaičiavimas be tarpininko komisinio. Kai reisas randamas per biržą ar tarpininką, komisinis kartais „pamirštamas" planuojant, ir faktinė marža yra keliais procentiniais punktais mažesnė, nei atrodė derinant kainą.

Kontrolinio taško po reiso nebuvimas. Skaičiavimas atliekamas vieną kartą planuojant ir niekada nesuderinamas su faktinėmis išlaidomis pasibaigus reisui — todėl sistemingi nukrypimai, pavyzdžiui, nuolat per žemai vertinamas kuro sunaudojimas, niekada neišaiškėja.

Ekspedicijos skyriaus mėnuo prieš automatizaciją ir po jos

Įsivaizduokime įmonę su 8 mašinų autoparku, per mėnesį atliekančią apie 60 reisų. Prieš automatizaciją ekspeditorius kiekvieno reiso pelningumą vertina iš akies, orientuodamasis į krovinio kainą ir apytikslį atstumą, o maržą per mėnesį laikotarpio pabaigoje atskiroje lentelėje skaičiuoja buhalteris, rankiniu būdu tikrindamas išmokas vairuotojams ir kuro čekius. Tai užtrunka dieną ar dvi, o rezultatas paruoštas tada, kai einamąjį mėnesį jau vėlu ką nors taisyti.

Perėjus prie automatinio skaičiavimo, seka kitokia: ekspeditorius mato tikėtiną maržą jau kainos derinimo su klientu etape, dar iki reiso patvirtinimo. Jei marža žemiau priimtinos ribos — pavyzdžiui, dėl ilgo tuščio ridinio iki pakrovimo taško — tai matoma iš karto, su galimybe arba iš naujo derėtis dėl kainos, arba iš anksto surasti grįžtamąjį krovinį, o ne po fakto. Vadovybė kasdien mato aktualų viso autoparko vaizdą, o ne laukia mėnesinės ataskaitos, kad sužinotų, jog dalis reisų buvo nuostolingi.

Ką tai reiškia verslo savininkui

Tikslaus maržos skaičiavimo vertė slypi ne pačiuose skaičiuose, o sprendimuose, kuriuos jų pagrindu galima priimti. Savininkas, matantis realią maržą pagal kiekvieną kryptį ir kiekvieną klientą, gali sąmoningai atsisakyti žemos maržos reisų pelningesnių naudai, o ne imtis viso, kas pasitaiko, orientuodamasis vien į krovinio kainą.

Antra praktinė nauda — galimybė greitai reaguoti į kuro kainos pokyčius. Kai dyzelino kaina kyla, rankinis skaičiavimas šį pokytį pasiveja su savaičių vėlavimu, o automatinis perskaičiavimas iš karto parodo, kurios kryptys tapo mažiau pelningos ir reikalauja kainos peržiūros.

Kontrolinis sąrašas pasirengimui automatiniam maržos skaičiavimui

Tikslus maržos skaičiavimas nėra buhalterinė formalybė, o įrankis, rodantis, kur įmonė iš tikrųjų uždirba, o kur tik atrodo užimta. Kokia finansinės analitikos apimtis įtraukta į kiekvieną planą, galite pamatyti tarifų puslapyje.