Kainų istorijos analizė leidžia optimizuoti išlaidas. Kaip teisingai vesti tarifų apskaitą CRM sistemoje.
Ekspeditorius derina tarifą su vežėju, su kuriuo įmonė jau dirbo prieš pusmetį. Kiek kainavo tas gabenimas, kokiomis sąlygomis susitarė, ar buvo suteikta nuolaida — niekas nebeprisimena, ir derybos prasideda nuo nulio, tarsi tai būtų pirmas kontaktas. Po kelių dienų paaiškėja, kad sutarta dėl sumos, didesnės nei pernai, nors kuro kainos ir pats maršrutas iš esmės nepasikeitė.
Kodėl tarifų istorija svarbesnė, nei atrodo
Be išsaugotos tarifų istorijos kiekvienos derybos su vežėju ar kiekvienas pasiūlymas klientui prasideda iš naujo — įmonė nežino, kokia kaina konkrečiai krypčiai ir krovinio tipui buvo rinkos prieš mėnesį, pusmetį, metus. Tai reiškia, kad ekspeditorius arba permoka dėl atskaitos taško nebuvimo, arba švaisto laiką ieškodamas aktualios informacijos išsklaidytuose šaltiniuose.
Tarifų istorija — tai ne buhalterinis archyvas archyvavimo dėlei. Tai įrankis, leidžiantis matyti kainų dinamiką konkrečiomis kryptimis, suprasti sezoninius svyravimus ir formuoti komercinius pasiūlymus remiantis realiais duomenimis, o ne ekspeditoriaus intuicija.
Frachto tarifų grafikų analizė
Trys duomenų tipai, kuriuos verta fiksuoti tarifų istorijoje
Tarifas pagal kryptį ir transporto tipą. Kiek kainavo gabenimas konkrečiu maršrutu konkrečiu kėbulo tipu — tai baziniai duomenys, be kurių neįmanoma palyginti dabartinio pasiūlymo su rinkos norma.
Sezoniniai kainų svyravimai. Tarifai populiariomis kryptimis skirtingais metų laikotarpiais gali gerokai skirtis — prieš šventes, derliaus sezono metu, didžiausios paklausos laikotarpiu. Be istorinių duomenų sezoninį kainos augimą lengva supainioti su vežėjo bandymu padidinti kainą.
Individualios nuolaidos ir sąlygos konkretiems kontrahentams. Jei konkrečiam vežėjui ar klientui buvo suteikta nuolaida ar specialios sąlygos, verta tai fiksuoti atskirai — kitaip kitą kartą šias sąlygas teks derinti iš naujo, tarsi jų niekada nebūtų buvę.
Žingsnis po žingsnio: kaip vesti tarifų istoriją
Fiksuoti kainą iškart po kiekvieno susitarimo. Derybų metu suderintas tarifas turėtų iškart patekti į sistemą, o ne likti ekspeditoriaus atmintyje ar susirašinėjime, kurį vėliau bus sunku rasti.
Sieti kainą su konkrečia kryptimi, krovinio tipu ir data. Be šių trijų parametrų istorinė kaina netinka palyginimui — tarifas 20 tonų kroviniui ir mažai siuntai nepalyginami, net jei kryptis ta pati.
Reguliariai peržiūrėti dinamiką pagrindinėmis kryptimis. Mėnesinė ar ketvirtinė apžvalga, kaip keitėsi kainos pagrindiniuose įmonės maršrutuose, leidžia laiku pastebėti tendencijas, o ne sužinoti apie jas post factum.
Lyginti vidinę istoriją su dabartine rinkos situacija. Nuosava tarifų istorija naudinga, bet be palyginimo su bendra rinkos padėtimi kyla rizika orientuotis į pasenusias kainas.
Naudoti istoriją formuojant komercinius pasiūlymus. Žinojimas, už kiek paskutinį kartą susitarta panašiu maršrutu, suteikia ekspeditoriui pagrįstą pradinę derybų poziciją, o ne vien spėjimą.
Kaip „CarGoPro" padeda vesti tarifų istoriją
Kontrahentų registre kiekvienas sandoris su vežėju ar klientu fiksuojamas su suma, data ir komentarais — tai sukuria pilną kainodaros istoriją kiekvienam atskiram kontrahentui, prieinamą bet kuriuo metu be paieškos senuose pokalbiuose ar failuose.
Rinkos šiluminis žemėlapis leidžia lyginti vidinius įmonės duomenis su realia rinkos situacija pagal regionus, kad suprastumėte, ar suderinta kaina atitinka esamą pasiūlą ir paklausą, o ne vien istorinę įmonės praktiką.
Analitikos skiltis rodo tarifų dinamiką laike pagal kryptis, o tai leidžia pamatyti tendenciją ne iš vieno sandorio, o iš viso gabenimų portfelio iš karto.
Tipinės klaidos dirbant su tarifų istorija
Visiškas fiksavimo nebuvimas. Dažniausia situacija — tarifai aptariami žodžiu ar pokalbiuose, bet niekur sistemiškai nesaugomi, todėl kiekvienos kitos derybos prasideda nuo tuščio lapo.
Kainos fiksavimas be konteksto. Įrašas „gabenimas kainavo 15000" nesusiejus su kryptimi, data ir krovinio tipu nenaudingas palyginimui — po pusmečio šis skaičius nieko nepasakys, ar jis buvo naudingas.
Sezoniškumo ignoravimas. Žiemos tarifo lyginimas su vasaros be sezoninių paklausos svyravimų įvertinimo veda prie klaidingų išvadų, kad kaina išaugo ar sumažėjo, nors iš tikrųjų tai normalus sezoninis svyravimas.
Pavyzdys: kai istorijos nebuvimas kainuoja realius pinigus
Įmonė su vežėju sutarė tarifą, 12% didesnį nei tas, kurį mokėjo už tą patį maršrutą prieš pusmetį. Niekas įmonėje to nepastebėjo, nes jokių ankstesnio sandorio įrašų neliko — ekspeditorius, tuomet vedęs gabenimą, išėjo iš įmonės, o informacija egzistavo tik jo asmeninėse pastabose.
Jei ši informacija būtų saugoma centralizuotai, dabartines derybas vedantis ekspeditorius turėtų argumentą kainos aptarimui — konkretų skaičių iš praeities, o ne abstraktų pojūtį „atrodo, kad brangu".
Tarifų istorijos vedimo kontrolinis sąrašas
Kiekvienas suderintas tarifas fiksuojamas iškart po susitarimo, o ne vėliau
Kaina susieta su konkrečia kryptimi, krovinio tipu ir data
Dinamika pagrindinėmis kryptimis peržiūrima reguliariai
Vidiniai duomenys lyginami su dabartine rinkos situacija
Tarifų istorija naudojama kaip argumentas naujose derybose
Tarifų istorijos vedimas — tai ne biurokratija ataskaitų dėlei, o konkretus įrankis, taupantis pinigus kiekviename kitame sandoryje. Kokie tarifų valdymo įrankiai įtraukti į kiekvieną planą, žiūrėkite tarifų puslapyje.