Kaip greitai ir patikimai tikrinti naujus vežėjus ir užsakovus prieš pasirašant sutartį.
Kai logistikoje kalbama apie kontrahento patikrą, dažniausiai turima omenyje vežėjo patikra. Bet užsakovas, kuris ką tik paskelbė krovinį, yra toks pat naujas kontrahentas su tokiomis pačiomis rizikomis, tik priešingo pobūdžio: ne žlugęs reisas, o neapmokėjimas už jau atliktą darbą. Įmonė, kuri tikrina tik vieną sandorio pusę, palieka atvirą pusę rizikų.
Kodėl kontrahento patikrą verta suvienodinti nepriklausomai nuo jo vaidmens
Vežėjas ir užsakovas — tai ne du skirtingi patikros procesai, o tas pats procesas su skirtingu dėmesio fokusu. Abiem atvejais reikia atsakyti į tuos pačius bazinius klausimus: ar įmonė formaliai egzistuoja, ar ji nėra likvidavimo procese, kokia jos istorija rinkoje ir ar yra pagrindo tikėtis problemų vykdant įsipareigojimus.
Skirtumas tik tas, kokie konkrečiai įsipareigojimai tikrinami. Vežėjui kritiškai svarbu turėti realų transportą ir leidimus. Užsakovui kritiškai svarbi mokėjimo drausmė ir ginčų su kitais paslaugų teikėjais istorijos nebuvimas. Tačiau pati patikros struktūra — registras, reputacija, bendradarbiavimo istorija — abiem vienoda.
Ekspeditorius tikrina kontrahento dokumentus
Trys rizikos tipai dirbant su nauju kontrahentu
Teisinė rizika. Įmonė, kuri formaliai neegzistuoja, yra likvidavimo procese ar sustabdžiusi veiklą, neturėtų sudaryti naujų sutarčių — nepriklausomai nuo to, ar ji veikia kaip vežėjas, ar kaip užsakovas. Darbas su tokia įmone sukuria problemų, kurios tęsiasi dokumentų srautu ir vėlesniu atsiskaitymu.
Operacinė rizika. Vežėjui tai reiškia realaus transporto nuosavybėje nebuvimą. Užsakovui — realaus poreikio ar įgaliojimų disponuoti kroviniu nebuvimą, dėl ko sandoris gali žlugti jau pradėjus vykdymą.
Finansinė rizika. Vežėjui tai rizika, kad subrangovas ar vairuotojas negaus apmokėjimo laiku, kas paveiks reiso įvykdymą. Užsakovui — tiesioginė rizika, kad įmonė nesumokės už jau atliktą gabenimą, o skolos išieškojimas užtruks mėnesius.
Žingsnis po žingsnio: greitos naujo kontrahento patikros algoritmas
Patikra pagal valstybinį registrą. Bazinis teisinio statuso, įmonės kodo, registracijos datos, dabartinio statuso patikrinimas — vienodas atspirties taškas vežėjui ir užsakovui.
Licencijų ar leidimų dokumentų patikra. Vežėjui — vežimo licencija. Užsakovui — dokumentai, patvirtinantys teisę disponuoti kroviniu, jei kalbama apie didelę siuntą ar specifinę prekę.
Bendradarbiavimo istorijos patikra, jei ji yra. Jei kontrahentas jau anksčiau dirbo su įmone, verta pasižiūrėti ankstesnių sandorių, mokėjimų ir ginčų archyvą, o ne tikrinti nuo nulio.
Reputacijos rinkoje patikra. Kitų rinkos dalyvių atsiliepimai, kontrahento buvimas juoduosiuose sąrašuose arba, priešingai, patikimų partnerių reitinguose.
Patikros rezultato fiksavimas kontrahento kortelėje. Visa surinkta informacija turėtų būti saugoma centralizuotai, kad kitą kartą patikros nereikėtų pradėti iš naujo.
Kaip „CarGoPro" padeda suvienodinti kontrahentų patikrą
Kontrahentų registre kiekviena įmonė — nesvarbu, ar tai vežėjas, ar užsakovas — turi savo kortelę su bendradarbiavimo istorija: kiek reisų įvykdyta ar apmokėta, ar buvo mokėjimo ar pristatymo vėlavimų, kokie dokumentai jau yra. Tai paverčia naujo kontrahento patikrą iš vienkartinio veiksmo į kaupiamąjį procesą.
Toks vienodas požiūris reiškia, kad naujas darbuotojas, pradedantis dirbti su kontrahentu, mato tą patį vaizdą kaip ir patyręs ekspeditorius — vietoje to, kad pasikliautų savo atmintimi ar išsklaidytomis kolegų pastabomis.
Tipinės klaidos tikrinant naujus kontrahentus
Tikrinami tik vežėjai, o ne užsakovai. Įmonės dažnai išsikuria kruopštų naujų vežėjų patikros procesą, visiškai ignoruodamos, kad naujas užsakovas kelia ne mažesnę finansinę riziką.
Vienkartinė patikra be atnaujinimo. Prieš dvejus metus patikrintas kontrahentas nuo to laiko galėjo pakeisti savininką, prarasti licenciją ar sukaupti finansinių problemų — statusą verta tikrinti prieš kiekvieną naują reikšmingą sandorį.
Vieningo patikros standarto nebuvimas. Jei kiekvienas ekspeditorius kontrahentus tikrina savaip, įmonė negali būti tikra, kad minimalus patikrų rinkinys nuosekliai taikomas visiems naujiems partneriams.
Pavyzdys: kai nepatikrintas užsakovas kainuoja brangiau nei nepatikrintas vežėjas
Įmonė atliko gabenimą naujam užsakovui iš anksto nepatikrinusi mokėjimų istorijos, orientuodamasi vien į patrauklią sandorio sumą. Baigus reisą užsakovas pradėjo vilkinti apmokėjimą, teisindamasis „vidinėmis procedūromis", o po kelių savaičių paaiškėjo, kad ta pati įmonė turi teisminių ieškinių iš kitų paslaugų teikėjų dėl neapmokėjimo istoriją.
Bazinė patikra pagal registrą ir atvirus šaltinius būtų užtrukusi penkiolika minučių ir greičiausiai būtų atskleidusi šiuos ieškinius dar prieš pradedant bendradarbiavimą — kur kas pigiau nei mėnesiai skolos išieškojimo per teismą.
Naujo kontrahento patikros kontrolinis sąrašas
Kontrahento teisinis statusas patikrintas pagal valstybinį registrą
Licencijos ar leidimų dokumentai patvirtinti pagal kontrahento vaidmenį
Ankstesnio bendradarbiavimo istorija, jei buvo, patikrinta archyve
Reputacija rinkoje patikrinta per atsiliepimus ir juoduosius sąrašus
Patikros rezultatas užfiksuotas kontrahento kortelėje vienodai abiem vaidmenims
Naujo kontrahento patikra nėra formalumas, taikomas tik vežėjams, o standartinė praktika bet kuriai sandorio pusei. Kokie kontrahentų valdymo įrankiai įtraukti į kiekvieną planą, žiūrėkite tarifų puslapyje.