შეამცირეთ ქაოსი მუშაობაში. გაიგეთ, რომელი პროცესების ავტომატიზაცია შეიძლება, რომ გუნდმა უფრო ეფექტურად იმუშაოს.
ექსპედიტორი მუშაობაზე მოდის გეგმით, დარეკოს გადამზიდავებთან, შეათანხმოს ახალი მარშრუტები და გადაწყვიტოს არასტანდარტული სიტუაციები გზაზე. ამის ნაცვლად, დღის ნახევარი ხარჯდება ხუთი სხვადასხვა კლიენტისგან იმავე კითხვაზე „სად არის ახლა ტვირთი" ხელით პასუხის გასაცემად, იმავე მონაცემების ახალ დოკუმენტში ხელახლა შესატანად და კლიენტისთვის განმეორებითი შეკვეთის შესახებ შესახსენებლად, რომელსაც ისედაც აპირებდა გაეკეთებინა. ექსპედიტორის სამუშაო პროცესის მართვის ნაცვლად რუტინასთან ბრძოლად იქცევა.
რატომ განიცდის ექსპედიციის განყოფილება ყველაზე მეტად რუტინისგან
ექსპედიტორი კომპანიის ყველა პროცესის გადაკვეთაზე იმყოფება: იღებს კლიენტების მოთხოვნებს, კოორდინირებს გადამზიდავებს, აკვირდება რეისების სტატუსს და ამავე დროს უნდა ოპერატიულად უპასუხოს გეგმიდან ნებისმიერ გადახრას. სწორედ ამის გამო ექსპედიციის განყოფილებაში ყველაზე მეტად გროვდება განმეორებადი, მექანიკური მოქმედებები, რომლებიც ექსპერტიზას არ საჭიროებს, მაგრამ სამუშაო დროის ლომის წილს იტაცებს.
პრობლემა არ არის იმაში, რომ ექსპედიტორები ცუდად მუშაობენ, არამედ იმაში, რომ მუშაობის სტრუქტურა აიძულებთ, მუდმივად გადაერთონ ზარებს, შეტყობინებებსა და მონაცემების ხელით შეყვანას შორის, იმის ნაცვლად, რომ ფოკუსირდნენ სიტუაციებზე, რომლებიც ნამდვილად საჭიროებს ადამიანურ გადაწყვეტილებას.
ექსპედიციის განყოფილების თანამშრომლები სამუშაოზე
სამი ტიპის ამოცანა, რომელიც პირველ რიგში ღირს ავტომატიზირდეს
განმეორებადი პასუხები ერთსა და იმავე კითხვებზე. „სად არის ტვირთი" და „როდის იქნება ჩაბარება" — კლიენტების ყველაზე ხშირი კითხვებია, რომლებზეც ექსპედიტორი დღეში რამდენჯერმე ხელით პასუხობს, თუმცა ეს ინფორმაცია სისტემაში უკვე არსებობს და შეიძლებოდა ავტომატურად განახლებულიყო.
მსგავსი შეკვეთების ნულიდან შექმნა. თუ კლიენტი რეგულარულად აგზავნის იმავე ტიპის ტვირთს იმავე მარშრუტზე, შეკვეთის ყველა ველის ხელახლა ხელით შევსება — დროის ხარჯვაა მოქმედებაზე, რომელიც შეიძლება რამდენიმე დაწკაპუნებამდე შემცირდეს.
შეხსენებები ტიპური მოქმედებების შესახებ. კლიენტისთვის განმეორებითი შეკვეთის მოახლოებული თარიღის შეხსენება, გადამზიდავისთვის რეისის დეტალების ცვლილების შეტყობინება, ბუღალტერიის ახალი დოკუმენტის შესახებ გაფრთხილება — ეს ყველაფერი მექანიკური შეტყობინებებია, რომლებიც ყოველ ჯერზე ინდივიდუალურ ფორმულირებას არ საჭიროებს.
ნაბიჯ-ნაბიჯ მიდგომა ექსპედიციის სამუშაოს ავტომატიზაციისთვის
განისაზღვროს, რომელი მოთხოვნები ყველაზე ხშირად მეორდება. სანამ რაიმეს ავტომატიზირებთ, ღირს დაფიქსირდეს, რაზე ხარჯავენ ექსპედიტორები ტიპური კვირის განმავლობაში ყველაზე მეტ დროს — ეს არის ავტომატიზაციის პირველი კანდიდატები.
კლიენტს მივცეთ თვითმომსახურება, სადაც ეს შესაძლებელია. თუ კლიენტს შეუძლია თავად ნახოს ტვირთის სტატუსი ექსპედიტორთან დარეკვის გარეშე, ეს ათავისუფლებს დროს ამოცანებისთვის, რომლებიც ნამდვილად საჭიროებს ადამიანურ ყურადღებას.
ავტომატიზირდეს ტიპური შეკვეთების გამეორება. შეკვეთები, რომლებიც მეორდება იმავე მარშრუტზე იმავე პარამეტრებით, არ უნდა ივსებოდეს ყოველ ჯერზე ხელით ნულიდან.
დაყენდეს ავტომატური შეტყობინებები სტატუსის შესახებ. კლიენტმა და გადამზიდავმა უნდა მიიღონ განახლებები რეისის სტატუსის შესახებ იმის გარეშე, რომ ექსპედიტორი ყოველ ჯერზე ხელით წერდეს ამას.
ექსპედიტორს დარჩეს სივრცე არასტანდარტული სიტუაციებისთვის. ავტომატიზაციის მიზანი არ არის ექსპედიტორის პროცესიდან ამოღება, არამედ მისი დროის გათავისუფლება იმ შემთხვევებისთვის, როცა ნამდვილად საჭიროა ადამიანური გადაწყვეტილება: ჩაშლილი რეისი, კონფლიქტი გადამზიდავთან, გადაუდებელი მარშრუტის ცვლილება.
როგორ ეხმარება CarGoPro ექსპედიციის რუტინის ავტომატიზაციაში
თითოეული შეკვეთისთვის გენერირებული კლიენტის თვალყურის დევნების ბმული საშუალებას აძლევს კლიენტს, თავად შეამოწმოს ტვირთის სტატუსი, ექსპედიტორის სხვა ამოცანებისგან „სად არის ტვირთი" მუდმივი ზარებით გამოხატვის გარეშე.
დაფაზე შეკვეთების ავტომატური გამეორება საშუალებას აძლევს კლიენტებს, რომლებიც რეგულარულად აგზავნიან იმავე ტიპის ტვირთს, გამოაქვეყნონ განმეორებითი შეკვეთა რამდენიმე დაწკაპუნებით, ყოველ ჯერზე ყველა ველის ნულიდან შევსების ნაცვლად.
ChatLink საშუალებას იძლევა დაყენდეს პასუხების შაბლონები ტიპურ კითხვებზე, ასე რომ ექსპედიტორს არ უწევს ყოველ ჯერზე ხელით იმავე ინფორმაციის ფორმულირება — ხოლო დოკუმენტბრუნვა აყალიბებს საჭირო დოკუმენტებს ავტომატურად შეკვეთის უკვე შეყვანილი მონაცემების საფუძველზე.
ტიპური შეცდომები ექსპედიციის სამუშაოს ავტომატიზაციისას
ყველაფრის ერთდროულად ავტომატიზაციის მცდელობა. ავტომატიზაცია, რომელიც ცდილობს ყველა პროცესის ერთდროულად მოცვას, ჩვეულებრივ დიდხანს ინერგება და გუნდის წინააღმდეგობას იწვევს — უმჯობესია დაწყება ორი-სამი ყველაზე დროშემჭამელი ამოცანიდან.
გამონაკლისების გაუთვალისწინებელი ავტომატიზაცია. ყოველი შეკვეთა ტიპური არ არის, და სისტემა, რომელიც ექსპედიტორს არასტანდარტულ სიტუაციაში ხელით ჩარევის შესაძლებლობას არ უტოვებს, ძველი პრობლემების გადაჭრის ნაცვლად ახლებს ქმნის.
გუნდის ახალ ინსტრუმენტებზე გაუწვრთნელობა. საუკეთესო ავტომატიზაციაც კი არ მუშაობს, თუ ექსპედიტორები არ ესმით, როგორ გამოიყენონ ის, და ჩვევის გამო აგრძელებენ იმავე მოქმედებების ხელით შესრულებას.
მაგალითი: რამდენ დროს ჭამს რუტინა ავტომატიზაციის გარეშე
მუდმივ კლიენტზე პასუხისმგებელი ექსპედიტორი ყოველდღიურად იღებს იმავე კითხვას მიმდინარე ტვირთის სტატუსის შესახებ ტელეფონით ან ჩატში, თითოეულ პასუხზე რამდენიმე წუთს ხარჯავს. კვირის განმავლობაში ეს რამდენიმე საათამდე იზრდება, რომელიც მთლიანად იმავე ინფორმაციის გამეორებაზეა დახარჯული, რომელსაც კლიენტი თავადაც რამდენიმე წამში მიიღებდა.
როცა ეს რამდენიმე საათი კვირაში კლიენტისთვის ავტომატური სტატუსის წყალობით თავისუფლდება, ექსპედიტორი იღებს რეალურ დროის რესურსს ახალ მიმართულებებზე სამუშაოდ ან არასტანდარტული სიტუაციების გადასაჭრელად, რომლებიც ნამდვილად საჭიროებს მის ყურადღებას.
ექსპედიციის სამუშაოს ავტომატიზაციის საკონტროლო სია
განსაზღვრულია, რომელი მოთხოვნები ყველაზე ხშირად მეორდება და ყველაზე მეტ დროს იტაცებს
კლიენტებს მიცემული აქვთ თვითმომსახურება სტატუსის შესამოწმებლად ექსპედიტორთან დარეკვის გარეშე
ტიპური შეკვეთები მეორდება ყველა ველის ხელახლა ხელით შევსების გარეშე
დაყენებულია შაბლონები ერთსა და იმავე კითხვებზე პასუხისთვის
ექსპედიტორს დარჩენილი აქვს საკმარისი დრო არასტანდარტული სიტუაციებისთვის
ექსპედიციის განყოფილების ავტომატიზაცია არ ეხება ადამიანების ჩანაცვლებას, არამედ მათი დროის გათავისუფლებას მექანიკური მოქმედებებისგან იმისთვის, რისთვისაც ექსპედიტორი ნამდვილად არის საჭირო. რომელი ავტომატიზაციის ინსტრუმენტები შედის თითოეულ ტარიფში, იხილეთ გვერდზე ტარიფები.