Қос енгізусіз құжаттар мен тапсырыстарды толық синхрондау үшін интеграцияларды баптаймыз.
Жүк туралы бір ақпарат — атауы, салмағы, бағыты, байланыс деректері — бір рейс үшін үш рет енгізіледі. Алдымен экспедитор оны тапсырысқа енгізеді. Содан кейін біреу дәл сол деректерді тасымалдау құжаттарына көшіреді. Одан кейін бухгалтерия оларды тағы бір рет қолмен шотқа қайта жазады. Үш түрлі адам, үш түрлі файл, әр жолы нөлден қайта теріліп жазылатын бір ақпарат.
Неге деректерді екі рет енгізу ұсақ-түйек емес
Бір ақпаратты әрбір қайта енгізу тек уақыт жоғалту емес, қате пайда болуы мүмкін қосымша нүкте. Екінші рет қате жазылған салмақ саны, тапсырыс пен құжат арасындағы мекенжай алшақтығы, дұрыс көшірілмеген телефон нөмірі — мұның бәрі деректердің автоматты түрде ағудың орнына қолмен тасымалдануының салдары.
Мәселе қызметкерлердің немқұрайлылығында емес. Мәселе жүйенің оларды компанияда бұрыннан бар ақпаратты сол жерден жай ғана алудың орнына әр жолы қайта теруге мәжбүрлеуінде.
Қызметкер сәтті синхрондауға қуанады
Деректер ең жиі екінші рет енгізілетін үш нүкте
Тапсырыстан тасымалдау құжаттарына. Тапсырысты жасау кезінде енгізілген жүк, бағыт және мәміле тараптары туралы деректер, дәл сол ақпарат болса да, ТТН немесе CMR дайындау кезінде жиі қолмен қайта теріледі.
Құжаттардан бухгалтерияға. Тапсырыс пен құжаттарда әлдеқашан бар сомалар, контрагент деректемелері, рейс мәліметтері шот-фактура жазу немесе актіні жабу кезінде тағы бір рет енгізіледі.
CRM мен сыртқы жүйелер арасында. Компания телефония, бухгалтерлік есеп немесе құжат айналымы үшін бөлек құралдарды пайдаланса, CRM-ге енгізілген деректерді осы құралдардың әрқайсысына бөлек қолмен көшіру керек болады.
Қайталама енгізуді жоюдың қадам бойынша тәсілі
Деректер нақты қайда екінші рет енгізілетінін табу. Ештеңені автоматтандырмас бұрын, бір тапсырыстың құрудан жабуға дейінгі жолын қадағалап, бір ақпараттың қанша рет қайта терілетінін көрген жөн.
Әрбір деректер түрі үшін негізгі көзді анықтау. Жүк туралы деректер бір рет қана — тапсырыс құрылған кезде енгізілуі керек, ал кейінгі барлық құжаттар осы негізгі көз негізінде қалыптасуы керек.
Бар деректерден құжаттарды автоматты қалыптастыруды баптау. Ақпарат жүйеде әлдеқашан болса, тасымалдау құжаты немесе шот одан құрылуы керек, қайта қолмен терілмеуі керек.
CRM-ді интеграциялар арқылы сыртқы құралдармен байланыстыру. Бірнеше жүйеде қажет деректер қызметкердің қолмен көшіруінің орнына олардың арасында автоматты түрде берілуі керек.
Қайталанудың шынымен жойылғанын тексеру. Автоматтандырудың формальды түрде болуы қызметкерлердің оны пайдаланатынына кепілдік бермейді — әдетпен қолмен енгізуге қайтып оралмағанын тұрақты тексерген жөн.
CarGoPro қолмен енгізуді жоюға қалай көмектеседі
Құжат айналымы ТТН, CMR және рейстің басқа құжаттарын тапсырысты құру кезінде әлдеқашан енгізілген деректер негізінде автоматты түрде қалыптастырады — жаңа файлға сол ақпаратты қайта терусіз.
Интеграциялар хабы компанияның әртүрлі құралдары арасында деректерді қолмен тасымалдаудың орнына, CRM-ді сыртқы жүйелермен байланыстыруға және синхрондау оқиғаларының журналын қарауға мүмкіндік береді.
Қолмен енгізуді жоюдағы типтік қателер
Тек бір кезеңді автоматтандыру. Құжаттарды қалыптастыруды автоматтандырып, бухгалтерияға деректерді қолмен тасымалдауды қалдырсаңыз, қайталану жойылудың орнына процестің басқа кезеңіне ауысады.
Деректердің жалғыз негізгі көзінің болмауы. Компанияның әртүрлі жүйелері қайсысы басты екенін нақты анықтамай, бір ақпараттың өз көшірмелерін сақтаса, олардың арасындағы алшақтықтар сөзсіз.
Енгізу кезінде адами фактордың еленбеуі. Қызметкерлер жаңа жүйеге сенбегендіктен немесе оны қалай пайдалану керектігін білмегендіктен әдетпен деректерді қолмен көшіре берсе, ең жақсы автоматтандыру да жұмыс істемейді.
Мысал: бір санды үш рет енгізу клиентке қашан қымбатқа түседі
Компания экспедиторы тапсырысты құру кезінде жүктің салмағын енгізді. ТТН дайындаған диспетчер сол салмақты қолмен енгізді — және бір санда қателесті. Бухгалтерия шотты бастапқы тапсырыстың орнына қателігі бар құжат негізінде шығарды.
Клиент келісілген сомаға сәйкес келмейтін шот алды, және компания алшақтық дәл қайда пайда болғанын анықтауға бір күн жұмсауға мәжбүр болды — дұрыс сан осы уақыт бойы жүйеде болғанымен, оны ешкім негізгі көзден алмаған.
Қолмен енгізуді жою тексеру тізімі
Қайталану нүктелерін табу үшін тапсырыстың құрудан жабуға дейінгі жолы қадағаланған
Әрбір деректер түрі үшін негізгі көз анықталған
Құжаттар әлдеқашан енгізілген деректер негізінде автоматты түрде қалыптасады
CRM қолмен тасымалдаудың орнына интеграциялар арқылы сыртқы жүйелермен байланысқан
Қызметкерлер автоматтандыруды шынымен пайдаланатыны тұрақты тексеріледі
Қолмен енгізуді жою әсерлі технология туралы емес, әрбір санның жүйеге дәл бір рет енгізілуін қамтамасыз ету туралы. Әр тарифке қандай автоматтандыру құралдары кіретінін тарифтер бетінен көруге болады.