Sözleşme imzalamadan önce yeni nakliyeciler ve müşteriler hızlı ve güvenilir şekilde nasıl kontrol edilir.
Lojistikte karşı tarafın kontrolünden bahsedildiğinde, genellikle nakliyecinin kontrolü kastedilir. Ama az önce bir yük yayınlayan bir müşteri de tıpkı böyle yeni bir karşı taraftır ve aynı risklere sahiptir, sadece ters yönde: sefer iptali değil, zaten yapılmış işin ödenmemesi. İşlemin yalnızca bir tarafını kontrol eden bir şirket, risklerin yarısını açık bırakır.
Karşı taraf kontrolü rolüne bakılmaksızın neden standartlaştırılmalı
Nakliyeci ve müşteri iki farklı kontrol süreci değil, farklı odak noktasına sahip aynı süreçtir. Her iki durumda da aynı temel sorulara yanıt verilmelidir: şirket resmi olarak var mı, tasfiye sürecinde mi, piyasadaki geçmişi nasıl ve yükümlülükleri yerine getirmede sorun beklemek için sebep var mı.
Fark sadece hangi yükümlülüklerin kontrol edildiğidir. Nakliyeci için gerçek araçların ve izinlerin varlığı kritiktir. Müşteri için ödeme disiplini ve diğer hizmet sağlayıcılarla anlaşmazlık geçmişinin olmaması kritiktir. Ancak kontrolün yapısının kendisi — sicil, itibar, işbirliği geçmişi — her ikisi için de aynıdır.
Bir sevkiyat sorumlusu karşı tarafın belgelerini kontrol ediyor
Yeni bir karşı tarafla çalışırken üç risk türü
Yasal risk. Resmi olarak var olmayan, tasfiye sürecinde olan veya faaliyeti askıya alınmış bir şirket, ister nakliyeci ister müşteri olarak hareket etsin, yeni sözleşmeler imzalamamalıdır. Böyle bir şirketle çalışmak, evrak işlerine ve sonraki ödemelere kadar uzanan sorunlar yaratır.
Operasyonel risk. Nakliyeci için bu, gerçek araçların mülkiyetinde olmamasıdır. Müşteri için ise yükü elden çıkarma konusunda gerçek bir ihtiyacın veya yetkinin bulunmamasıdır, bu da işlemin çalışma başladıktan sonra bozulmasına neden olabilir.
Finansal risk. Nakliyeci için bu, bir alt yüklenicinin veya sürücünün zamanında ödeme alamama riskidir, bu da seferin gerçekleştirilmesini etkiler. Müşteri için ise şirketin tamamlanmış bir taşımacılık için ödeme yapmama riski doğrudandır ve borç tahsilatı aylarca sürer.
Yeni bir karşı tarafı hızlıca kontrol etmek için adım adım bir algoritma
Devlet sicilinden kontrol. Yasal statünün, vergi numarasının, kayıt tarihinin, mevcut durumun temel kontrolü — nakliyeci ve müşteri için aynı başlangıç noktası.
Lisansların veya yetki belgelerinin doğrulanması. Nakliyeci için — taşımacılık lisansı. Müşteri için — büyük bir parti veya özel bir ürün söz konusuysa, yükü elden çıkarma hakkını doğrulayan belgeler.
Varsa işbirliği geçmişinin kontrolü. Karşı taraf şirketle daha önce çalışmışsa, sıfırdan kontrol etmek yerine önceki işlemlerin, ödemelerin ve anlaşmazlıkların arşivine bakmak gerekir.
Piyasa itibarının kontrolü. Diğer piyasa katılımcılarının değerlendirmeleri, karşı tarafın kara listelerde veya tam tersine güvenilir ortak sıralamalarında bulunup bulunmadığı.
Kontrol sonucunun karşı taraf kartına kaydedilmesi. Toplanan tüm bilgiler merkezi olarak saklanmalıdır, böylece bir sonraki sefer kontrole sıfırdan başlamak gerekmez.
CarGoPro karşı taraf kontrolünü standartlaştırmaya nasıl yardımcı olur
Karşı taraf rehberinde, ister nakliyeci ister müşteri olsun, her şirketin işbirliği geçmişini içeren kendi kartı vardır — kaç sefer tamamlandı veya ödendi, ödeme veya teslimatta gecikme oldu mu, hangi belgeler zaten mevcut. Bu, yeni bir karşı tarafın kontrolünü tek seferlik bir eylemden kümülatif bir sürece dönüştürür.
Bu birleşik yaklaşım, bir karşı tarafla çalışmaya başlayan yeni bir çalışanın, kendi hafızasına veya meslektaşlarının dağınık notlarına güvenmek yerine, deneyimli bir sevkiyat sorumlusunun gördüğü aynı tabloyu görmesi anlamına gelir.
Yeni karşı tarafları kontrol ederken yapılan tipik hatalar
Sadece nakliyecileri kontrol etmek, müşterileri değil. Şirketler genellikle yeni nakliyeciler için titiz bir kontrol süreci oluştururken, yeni bir müşterinin de en az o kadar büyük finansal risk taşıdığını tamamen göz ardı eder.
Güncellenmeyen tek seferlik kontrol. İki yıl önce kontrol edilmiş bir karşı taraf, o zamandan beri sahibini değiştirmiş, lisansını kaybetmiş veya finansal sorunlar biriktirmiş olabilir — durum her önemli yeni işlemden önce kontrol edilmelidir.
Birleşik bir kontrol standardının olmaması. Her sevkiyat sorumlusu karşı tarafları kendi yöntemiyle kontrol ederse, şirket minimum kontrol setinin tüm yeni ortaklara tutarlı bir şekilde uygulandığından emin olamaz.
Bir örnek: kontrol edilmemiş bir müşterinin kontrol edilmemiş bir nakliyeciden daha pahalıya mal olduğu durum
Bir şirket, ödeme geçmişini önceden kontrol etmeden, sadece işlemin cazip tutarına dayanarak yeni bir müşteri için taşımacılık gerçekleştirdi. Sefer tamamlandıktan sonra müşteri, "iç prosedürleri" bahane ederek ödemeyi geciktirmeye başladı ve birkaç hafta sonra aynı şirketin ödememe nedeniyle diğer hizmet sağlayıcılardan gelen dava geçmişi olduğu ortaya çıktı.
Sicil ve açık kaynaklarda yapılacak temel bir kontrol on beş dakika sürerdi ve muhtemelen işbirliği başlamadan önce bu davaları ortaya çıkarırdı — mahkeme yoluyla aylarca süren borç tahsilatından çok daha ucuz.
Yeni karşı taraf kontrol listesi
Karşı tarafın yasal statüsü devlet sicilinden kontrol edilmiş
Lisanslar veya yetki belgeleri karşı tarafın rolüne göre doğrulanmış
Varsa önceki işbirliği geçmişi arşivde kontrol edilmiş
Piyasa itibarı değerlendirmeler ve kara listeler aracılığıyla kontrol edilmiş
Kontrol sonucu her iki rol için de aynı şekilde karşı taraf kartına kaydedilmiş
Yeni bir karşı tarafın kontrolü sadece nakliyeciler için geçerli bir formalite değil, işlemin herhangi bir tarafı için standart bir uygulamadır. Karşı taraflarla çalışmak için hangi araçların her tarifeye dahil olduğunu tarifeler sayfasında görebilirsiniz.