Aramadan tutanağa: taşımacılık alanında anlaşmaları hızlandırmak için etkili öneriler.
Müşterinin ilk aramasından imzalanan teslimat tutanağına kadar bir saat geçebilir, bir hafta da geçebilir — ve aradaki fark nadiren yükün ya da güzergahın kendisiyle ilgilidir. Çoğu zaman anlaşma döngüsü, taşımanın karmaşıklığından değil, basit organizasyonel boşluklardan dolayı uzar: bir ortak gerekenden uzun süre aranır, koşullar telefonla kayıt altına alınmadan görüşülür ve belgeler her şey sözlü olarak halledildikten sonra sıfırdan elle hazırlanır.
Anlaşma döngüsünü gerçekte ne uzatıyor
İlk temas ile anlaşmanın imzalanması arasındaki her ekstra gün, nötr bir gecikme değil, bu sırada daha hızlı yanıt veren birine giden müşteriyi kaybetme riskidir. Anlaşma döngüsü tek bir büyük sorundan değil, her aşamada biriken küçük gecikmelerden uzar: uygun ortağı bulmak, fiyat ve koşulları görüşmek, evrak hazırlamak, yola çıkmadan önce ayrıntıları teyit etmek.
Bu gecikmelerin hiçbiri tek başına kritik görünmez — birkaç saat arama, bir gün görüşme, evrak için bir gün daha. Ama hepsi birlikte, tek günde kapatılabilecek bir anlaşmayı bir haftalık bir sürece dönüştürür.
Sevkiyat sorumluları anlaşmayı imzaladıktan sonra el sıkışıyor
Zamanın en sık kaybedildiği üç aşama
Uygun ortağı bulmak. Yük veya araç arama işlemi dağınık gruplar ve kişisel bağlantılar üzerinden yürütülüyorsa, sevkiyat sorumlusu güzergaha, tarihe ve araç tipine uygun bir teklif bulana kadar saatlerini telefonla arama yaparak geçirir.
Kaydedilmeden koşulların görüşülmesi. Fiyat, yükleme tarihi veya özel koşullar hakkında telefonda yapılan sözlü anlaşmalar yalnızca iki kişinin hafızasında kalır. Görüşmeye üçüncü bir kişi katıldığında — muhasebe, başka bir sevkiyat sorumlusu — her şeyin yeniden netleştirilmesi gerekir.
Görüşme sonrası evrakların elle hazırlanması. Koşullar zaten kararlaştırılmış olsa bile, sipariş formu, fatura veya sözleşme sıfırdan elle hazırlanması gerekiyorsa, sadece zaten görüşülmüş bilgileri resmi bir formata aktarmak için bir gün daha geçer.
Anlaşma döngüsünü hızlandırmak için adım adım bir yaklaşım
Ortak bulma süresini kısaltmak. Tanıdıkları aramak ve dağınık gruplarda aramak yerine, güzergaha ve yük tipine göre aramanın saatler değil dakikalar sürdüğü tek bir güncel ilan veritabanı kullanılmalıdır.
Koşulları görüşme sırasında hemen yazılı hale getirmek. Üzerinde anlaşılan her detay — fiyat, tarih, özel gereksinimler — görüşme sona erene kadar sözlü bir anlayış olarak kalmak yerine hemen yazılı forma geçmelidir.
Evrakları sıfırdan değil, zaten mevcut olan verilerden oluşturmak. Yük, güzergah ve koşullar hakkındaki bilgiler görüşme aşamasında zaten girilmişse, sipariş veya sözleşme yeniden yazılmak yerine bu verilerden otomatik olarak oluşturulmalıdır.
Onayın geçtiği kişi sayısını azaltmak. Anlaşma sonuçlanmadan önce koşulları sırayla onaylaması gereken kişi sayısı ne kadar fazlaysa, döngü o kadar uzun olur — mümkün olan yerlerde onay zincirini kısaltmak gerekir.
Ortalama anlaşma döngüsü süresini ölçmek. Somut bir ölçüt olmadan, gerçekten bir hızlanma olup olmadığını yoksa bunun sadece ekibin öznel izlenimi mi olduğunu anlamak mümkün değildir.
CarGoPro anlaşma döngüsünü kısaltmaya nasıl yardımcı olur
Yük arama ve araç arama, uygun bir seçenek bulmak umuduyla dağınık kişileri aramak yerine, güzergaha, tarihe ve araç tipine uygun bir teklifi dakikalar içinde bulmanızı sağlar.
ChatLink, görüşülen tüm koşulları müzakere sırasında hemen yazılı olarak kaydeder, böylece fiyat, tarih ve özel gereksinimler görüşmedeki kişilerin hafızasına bağlı kalmak yerine kayıt altında kalır.
Koşullar üzerinde anlaşıldıktan sonra, siparişin oluşturulması ve ardından gelen belge yönetimi, aynı bilgileri yeni bir dosyaya yeniden yazmak yerine zaten girilmiş verilerden oluşturulur.
Anlaşma döngüsünü uzatan tipik hatalar
Ortağı sistemli arama yerine kişisel bağlantılar üzerinden bulmak. Tanıdıklara "acaba birinin boş aracı var mı" diye sormak, belirli parametrelere göre yapılan sistemli aramanın dakikalara indirdiği saatleri tüketir.
Yazılı onay olmadan sözlü anlaşmalar. Fiyat veya koşullar yalnızca sözlü olarak kararlaştırıldığında, görüşmedeki kişilerin hafızasındaki en ufak bir farklılık süreci bir adım geriye götürür.
Verilerin tekrar girilmesi. Zaten görüşülmüş ve üzerinde anlaşılmış bilgiler, evrak hazırlanırken elle tekrar girilir — bu sadece zaman kaybı değil, aynı zamanda insan faktöründen kaynaklanan hataların da bir kaynağıdır.
Bir örnek: fazladan bir adımın anlaşmaya nasıl bir gün eklediği
Bir müşteri cuma sabahı bir taşıma talebiyle aradı. Sevkiyat sorumlusu kişisel listesinden birkaç nakliyeciyi aradı, ancak öğlene doğru uygun birini buldu, koşulları telefonda sözlü olarak kararlaştırdı — ve akşam muhasebenin koşulların yazılı onayı olmadan fatura kesemeyeceği ortaya çıktı, bu yüzden nihai işlem pazartesiye ertelendi.
Cuma günü kapatılabilecek bir anlaşma, sadece sistemli bir ortak arama ve görüşme sırasında kararlaştırılan koşulların yazılı olarak kaydedilmemesi nedeniyle üç iş gününe yayıldı.
Anlaşma döngüsünü hızlandırma kontrol listesi
Ortak arama dağınık kişisel bağlantılar yerine tek bir ilan veritabanı üzerinden yapılıyor
Koşullar görüşme sırasında hemen yazılı olarak kaydediliyor, sözlü kalmıyor
Evraklar yeniden girilmeden, zaten girilmiş verilerden oluşturuluyor
Onayın geçtiği kişi sayısı gerekli minimuma indirilmiş
Ortalama anlaşma döngüsü süresi tahmin yerine düzenli olarak ölçülüyor
Anlaşma döngüsünü hızlandırmak acele etmekle ilgili değil, zaten hızlı ilerlemesi gereken aşamalar arasındaki boşlukları ortadan kaldırmakla ilgilidir. Her tarifeye hangi anlaşma yönetimi araçlarının dahil olduğunu tarifeler sayfasında görebilirsiniz.