Жұмыстағы хаосты азайтыңыз. Команда тиімдірек жұмыс істеуі үшін қандай процестерді автоматтандыруға болатынын біліңіз.
Экспедитор жұмысқа тасымалдаушыларға қоңырау шалу, жаңа маршруттарды келісу және жолдағы стандартты емес жағдайларды шешу жоспарымен келеді. Оның орнына күннің жартысы бес түрлі клиенттен «жүк қазір қайда» деген бір сұраққа қолмен жауап беруге, сол деректерді жаңа құжатқа қайта енгізуге және клиентке ол өзі де беруді жоспарлаған қайталама тапсырыс туралы еске салуға кетеді. Экспедиторлық жұмыс процесті басқарудың орнына рутинамен күреске айналады.
Неге экспедиторлық бөлім рутинадан ең көп зардап шегеді
Экспедитор компанияның барлық процестерінің қиылысында тұр: клиенттердің сұрауларын қабылдайды, тасымалдаушыларды үйлестіреді, рейстер мәртебесін бақылайды және сонымен қатар жоспардан кез келген ауытқуға жедел жауап беруі керек. Дәл осының салдарынан экспедиторлық бөлімде сараптаманы қажет етпейтін, бірақ жұмыс уақытының арыстан үлесін алатын қайталанатын, механикалық әрекеттер ең көп жиналады.
Мәселе экспедиторлардың нашар жұмыс істеуінде емес, жұмыс құрылымы оларды шынымен адами шешімді қажет ететін жағдайларға назар аударудың орнына қоңыраулар, хабарламалар және қолмен деректерді енгізу арасында үнемі ауысуға мәжбүрлейді.
Экспедиторлық бөлім қызметкерлері жұмыс үстінде
Бірінші кезекте автоматтандыруға тұрарлық үш тапсырма түрі
Бір сұрақтарға қайталанатын жауаптар. «Жүк қайда» және «жеткізу қашан» — экспедитор күніне бірнеше рет қолмен жауап беретін клиенттердің ең жиі сұрақтары, дегенмен бұл ақпарат жүйеде әлдеқашан бар және автоматты түрде жаңартылуы мүмкін еді.
Ұқсас тапсырыстарды нөлден құру. Клиент тұрақты түрде сол бағытта бір тектес жүктер жіберсе, тапсырыс өрістерін қолмен қайта толтыру — бірнеше басу арқылы қысқартуға болатын әрекетке жұмсалған уақыт.
Типтік әрекеттер туралы хабарландырулар. Клиентке қайталама тапсырыс күнінің жақындағанын еске салу, тасымалдаушыға рейс мәліметтерінің өзгергенін хабарлау, бухгалтерияны жаңа құжат туралы ескерту — мұның бәрі әр жолы жеке тұжырымдауды қажет етпейтін механикалық хабарландырулар.
Экспедиторлық жұмысты автоматтандырудың қадам бойынша тәсілі
Қандай сұраулар ең жиі қайталанатынын анықтау. Ештеңені автоматтандырмас бұрын, экспедиторлар типтік апта ішінде ең көп уақытты неге жұмсайтынын тіркеген жөн — бұлар автоматтандырудың бірінші кандидаттары.
Мүмкін болған жерде клиентке өзіндік қызмет көрсету беру. Клиент экспедиторға қоңырау шалмай-ақ жүк мәртебесін өзі көре алса, бұл шынымен адами назарды қажет ететін тапсырмалар үшін уақыт босатады.
Типтік тапсырыстардың қайталануын автоматтандыру. Сол бағытта сол параметрлермен қайталанатын тапсырыстар әр жолы қолмен нөлден толтырылмауы керек.
Мәртебе туралы автоматты хабарландыруларды баптау. Клиент пен тасымалдаушы экспедитордың әр жолы қолмен жазуының қажеті болмай-ақ рейс мәртебесі туралы жаңартуларды алуы керек.
Экспедиторға стандартты емес жағдайлар үшін орын қалдыру. Автоматтандырудың мақсаты экспедиторды процестен алып тастау емес, шынымен адами шешім қажет болатын жағдайлар үшін оның уақытын босату: сәтсіз рейс, тасымалдаушымен қақтығыс, шұғыл маршрут өзгерісі.
CarGoPro экспедиторлық рутинаны автоматтандыруға қалай көмектеседі
Әрбір тапсырыс үшін жасалатын клиенттің қадағалау сілтемесі клиентке экспедиторды «жүк қайда» деген үнемі қоңыраулармен басқа тапсырмалардан алаңдатпай, жүк мәртебесін өз бетінше тексеруге мүмкіндік береді.
Тақтадағы тапсырыстардың автоматты қайталануы тұрақты түрде бір тектес жүктер жіберетін клиенттерге әр жолы барлық өрістерді нөлден толтырудың орнына бірнеше басу арқылы қайталама тапсырыс жариялауға мүмкіндік береді.
ChatLink типтік сұрақтарға жауап шаблондарын баптауға мүмкіндік береді, сондықтан экспедитор әр жолы бір ақпаратты қолмен тұжырымдауы қажет емес — ал құжат айналымы қажетті құжаттарды тапсырыстың әлдеқашан енгізілген деректері негізінде автоматты түрде қалыптастырады.
Экспедиторлық жұмысты автоматтандырудағы типтік қателер
Бәрін бірден автоматтандыруға тырысу. Барлық процестерді бір мезгілде қамтуға тырысатын автоматтандыру әдетте ұзақ енгізіледі және команданың қарсылығын тудырады — ең көп уақыт алатын екі-үш тапсырмадан бастаған дұрыс.
Ерекшеліктерді ескермей автоматтандыру. Әрбір тапсырыс типтік емес, ал экспедиторға стандартты емес жағдайда қолмен араласу мүмкіндігін қалдырмайтын жүйе ескі мәселелерді шешудің орнына жаңаларын жасайды.
Топты жаңа құралдарға оқытпау. Экспедиторлар оны қалай пайдалану керектігін түсінбесе және әдетпен сол әрекеттерді қолмен жалғастыра берсе, ең жақсы автоматтандыру да жұмыс істемейді.
Мысал: автоматтандырусыз рутина қанша уақыт жейді
Тұрақты клиентке жауапты экспедитор күн сайын телефон немесе чат арқылы ағымдағы жүктің мәртебесі туралы бір сұрақ алады, әр жауапқа бірнеше минут жұмсайды. Аптасына бұл клиент өзі бірнеше секундта біле алатын бір ақпаратты қайталауға ғана жұмсалған бірнеше сағатқа жиналады.
Клиент үшін автоматты мәртебе арқасында аптасына осы бірнеше сағат босатылғанда, экспедитор жаңа бағыттармен жұмыс істеу немесе шынымен оның назарын қажет ететін стандартты емес жағдайларды шешу үшін нақты уақыт ресурсын алады.
Экспедиторлық жұмысты автоматтандыру тексеру тізімі
Қандай сұраулар ең жиі қайталанатыны және ең көп уақыт алатыны анықталған
Клиенттерге экспедиторға қоңырау шалмай мәртебені тексеру үшін өзіндік қызмет ұсынылған
Типтік тапсырыстар барлық өрістерді қолмен қайта толтырусыз қайталанады
Бір сұрақтарға жауап беру үшін шаблондар бапталған
Экспедиторға стандартты емес жағдайлар үшін жеткілікті уақыт қалдырылған
Экспедиторлық бөлімді автоматтандыру адамдарды алмастыру туралы емес, экспедитор шынымен қажет болатын нәрсе үшін олардың уақытын механикалық әрекеттерден босату туралы. Әр тарифке қандай автоматтандыру құралдары кіретінін тарифтер бетінен көруге болады.