Sumažinkite chaosą darbe. Sužinokite, kuriuos procesus galima automatizuoti, kad komanda dirbtų efektyviau.
Ekspeditorius ateina į darbą su planu paskambinti vežėjams, suderinti naujus maršrutus ir spręsti neįprastas situacijas kelyje. Vietoj to pusė dienos praeina rankiniu būdu atsakinėjant į tą patį klausimą „kur dabar krovinys" iš penkių skirtingų klientų, iš naujo įvedant tuos pačius duomenis į naują dokumentą ir primenant klientui apie pakartotinį užsakymą, kurį jis ir taip ketino pateikti. Ekspeditoriaus darbas virsta kova su rutina vietoje proceso valdymo.
Kodėl ekspedicijos skyrius labiausiai kenčia nuo rutinos
Ekspeditorius yra visų įmonės procesų sankirtoje: priima klientų užklausas, koordinuoja vežėjus, seka reisų statusą ir tuo pačiu turi operatyviai reaguoti į bet kokį nukrypimą nuo plano. Būtent todėl ekspedicijos skyriuje kaupiasi daugiausia pasikartojančių, mechaninių veiksmų, nereikalaujančių ekspertizės, bet atimančių didžiąją darbo laiko dalį.
Problema ne ta, kad ekspeditoriai blogai dirba, o ta, kad darbo struktūra verčia juos nuolat perjungti tarp skambučių, pranešimų ir rankinio duomenų įvedimo, vietoje to, kad susikoncentruotų į situacijas, kurios iš tikrųjų reikalauja žmogiško sprendimo.
Ekspedicijos skyriaus darbuotojai darbo metu
Trys užduočių tipai, kuriuos verta automatizuoti pirmiausia
Pasikartojantys atsakymai į tuos pačius klausimus. „Kur krovinys" ir „kada pristatymas" — dažniausi klientų klausimai, į kuriuos ekspeditorius rankiniu būdu atsako kelis kartus per dieną, nors ši informacija jau yra sistemoje ir galėtų atsinaujinti automatiškai.
Panašių užsakymų kūrimas nuo nulio. Jei klientas reguliariai siunčia to paties tipo krovinius tuo pačiu maršrutu, pakartotinis visų užsakymo laukų pildymas rankiniu būdu — tai laikas, sugaištas veiksmui, kurį galima suvesti į kelis paspaudimus.
Priminimai apie tipinius veiksmus. Priminti klientui apie artėjančią pakartotinio užsakymo datą, informuoti vežėją apie reiso detalių pasikeitimą, įspėti buhalteriją apie naują dokumentą — visa tai mechaniniai pranešimai, nereikalaujantys individualaus formulavimo kiekvieną kartą.
Žingsnis po žingsnio: kaip automatizuoti ekspedicijos darbą
Nustatyti, kurie prašymai kartojasi dažniausiai. Prieš automatizuojant verta užfiksuoti, kam ekspeditoriai skiria daugiausia laiko per tipišką savaitę — tai pirmieji automatizavimo kandidatai.
Suteikti klientui savitarnos galimybę ten, kur įmanoma. Jei klientas gali pats pasižiūrėti krovinio statusą neskambindamas ekspeditoriui, tai atlaisvina laiką užduotims, kurios iš tikrųjų reikalauja žmogiško dėmesio.
Automatizuoti tipinių užsakymų kartojimą. Užsakymai, besikartojantys tuo pačiu maršrutu su tais pačiais parametrais, neturėtų būti kiekvieną kartą pildomi rankiniu būdu nuo nulio.
Nustatyti automatinius pranešimus apie statusą. Klientas ir vežėjas turėtų gauti reiso statuso atnaujinimus be to, kad ekspeditorius kiekvieną kartą juos rašytų rankiniu būdu.
Palikti ekspeditoriui erdvės neįprastoms situacijoms. Automatizavimo tikslas — ne pašalinti ekspeditorių iš proceso, o atlaisvinti jo laiką atvejams, kai tikrai reikalingas žmogiškas sprendimas: žlugęs reisas, konfliktas su vežėju, skubus maršruto pakeitimas.
Kaip „CarGoPro" padeda automatizuoti ekspedicijos rutiną
Kliento sekimo nuoroda, generuojama kiekvienam užsakymui, leidžia klientui pačiam patikrinti krovinio statusą, neatitraukiant ekspeditoriaus nuo kitų užduočių nuolatiniais skambučiais „kur krovinys".
Automatinis užsakymų kartojimas skelbime leidžia klientams, reguliariai siunčiantiems to paties tipo krovinius, paskelbti pakartotinį užsakymą per kelis paspaudimus, o ne kiekvieną kartą pildyti visus laukus nuo nulio.
ChatLink leidžia nustatyti atsakymų į tipinius klausimus šablonus, todėl ekspeditoriui nereikia kiekvieną kartą rankiniu būdu formuluoti tos pačios informacijos — o dokumentų srautas automatiškai generuoja reikiamus dokumentus remiantis jau įvestais užsakymo duomenimis.
Tipinės klaidos automatizuojant ekspedicijos darbą
Bandymas automatizuoti viską iš karto. Automatizavimas, bandantis apimti visus procesus vienu metu, paprastai diegiamas ilgai ir sulaukia komandos pasipriešinimo — geriau pradėti nuo dviejų-trijų daugiausiai laiko atimančių užduočių.
Automatizavimas neatsižvelgiant į išimtis. Ne kiekvienas užsakymas yra tipinis, ir sistema, nepaliekanti ekspeditoriui galimybės rankiniu būdu įsikišti neįprastoje situacijoje, sukuria naujas problemas vietoje senų sprendimo.
Komandos nemokymas naujų įrankių. Net geriausias automatizavimas neveikia, jei ekspeditoriai nesupranta, kaip juo naudotis, ir iš įpročio toliau atlieka tuos pačius veiksmus rankiniu būdu.
Pavyzdys: kiek laiko suryja rutina be automatizavimo
Ekspeditorius, atsakingas už nuolatinį klientą, kasdien gauna tą patį klausimą apie dabartinio krovinio statusą telefonu ar pokalbyje, kiekvienam atsakymui skirdamas po kelias minutes. Per savaitę tai susideda į kelias valandas laiko, skirto vien tos pačios informacijos kartojimui, kurią klientas galėtų gauti pats per kelias sekundes.
Kai šios kelios valandos per savaitę atlaisvinamos dėl automatinio statuso klientui, ekspeditorius gauna realų laiko išteklių dirbti su naujomis kryptimis ar spręsti neįprastas situacijas, kurios iš tikrųjų reikalauja jo dėmesio.
Ekspedicijos darbo automatizavimo kontrolinis sąrašas
Nustatyta, kurie prašymai kartojasi dažniausiai ir atima daugiausia laiko
Klientams suteikta savitarna statusui patikrinti be skambučio ekspeditoriui
Tipiniai užsakymai kartojami nepildant visų laukų rankiniu būdu iš naujo
Nustatyti šablonai atsakymams į tuos pačius klausimus
Ekspeditoriui palikta pakankamai laiko neįprastoms situacijoms
Ekspedicijos skyriaus automatizavimas — tai ne žmonių pakeitimas, o jų laiko atlaisvinimas nuo mechaninių veiksmų dėl to, kam ekspeditorius iš tikrųjų reikalingas. Kokie automatizavimo įrankiai įtraukti į kiekvieną planą, žiūrėkite tarifų puslapyje.