Kaosu azaltın. Ekibinizin daha verimli çalışması için hangi süreçlerin otomatikleştirilebileceğini öğrenin.
Bir sevkiyat sorumlusu işe nakliyecileri arama, yeni güzergahları görüşme ve yoldaki olağandışı durumları çözme planıyla gelir. Bunun yerine günün yarısı, beş farklı müşteriden gelen "yük şu anda nerede" sorusunu elle yanıtlamak, aynı verileri yeni bir belgeye tekrar girmek ve müşteriye zaten kendisinin de vermeyi planladığı tekrar siparişini hatırlatmakla geçer. Sevkiyat işi, bir süreci yönetmek yerine rutinle mücadeleye dönüşür.
Sevkiyat departmanı neden en çok rutinden zarar görür
Bir sevkiyat sorumlusu şirketin tüm süreçlerinin kesişim noktasındadır: müşteri taleplerini alır, nakliyecileri koordine eder, sefer durumunu takip eder ve aynı zamanda plandan herhangi bir sapmaya hızlıca tepki vermelidir. Tam da bu yüzden sevkiyat departmanında uzmanlık gerektirmeyen ama çalışma süresinin büyük bölümünü tüketen tekrarlayan, mekanik eylemler en çok birikir.
Sorun sevkiyat sorumlularının kötü çalışması değil, işin yapısının onları gerçekten insan kararı gerektiren durumlara odaklanmak yerine sürekli aramalar, mesajlar ve elle veri girişi arasında geçiş yapmaya zorlamasıdır.
Sevkiyat departmanı çalışanları iş başında
Önce otomatikleştirilmeye değer üç görev türü
Aynı sorulara tekrarlanan yanıtlar. "Yük nerede" ve "teslimat ne zaman", bir sevkiyat sorumlusunun günde birkaç kez elle yanıtladığı en yaygın müşteri sorularıdır, oysa bu bilgi zaten sistemde vardır ve otomatik olarak güncellenebilir.
Benzer siparişleri sıfırdan oluşturmak. Bir müşteri düzenli olarak aynı güzergahta aynı tip yük gönderiyorsa, sipariş formundaki tüm alanları elle yeniden doldurmak, birkaç tıklamaya indirgenebilecek bir eylem için harcanan zamandır.
Rutin eylemler için hatırlatmalar. Bir müşteriye tekrar sipariş tarihinin yaklaştığını hatırlatmak, bir nakliyeciye sefer detaylarındaki değişikliği bildirmek, muhasebeyi yeni bir belge konusunda uyarmak — bunların hepsi her seferinde ayrı ayrı ifade edilmesi gerekmeyen mekanik bildirimlerdir.
Sevkiyat işini otomatikleştirmek için adım adım bir yaklaşım
Hangi taleplerin en sık tekrarlandığını belirlemek. Herhangi bir şeyi otomatikleştirmeden önce, sevkiyat sorumlularının tipik bir haftada en çok neye zaman harcadığını kaydetmek gerekir — bunlar otomasyon için ilk adaylardır.
Mümkün olan her yerde müşterilere self servis sağlamak. Bir müşteri sevkiyat sorumlusunu aramadan kendisi yük durumunu kontrol edebiliyorsa, bu gerçekten insan dikkati gerektiren görevler için zaman kazandırır.
Standart siparişlerin tekrarını otomatikleştirmek. Aynı güzergahta aynı parametrelerle tekrarlanan siparişler her seferinde sıfırdan elle doldurulmamalıdır.
Otomatik durum bildirimleri ayarlamak. Müşteriler ve nakliyeciler, bir sevkiyat sorumlusunun her seferinde elle yazmasına gerek kalmadan sefer durumu güncellemeleri almalıdır.
Sevkiyat sorumlusuna olağandışı durumlar için yer bırakmak. Otomasyonun amacı sevkiyat sorumlusunu süreçten çıkarmak değil, gerçekten insan kararı gerektiren durumlar için zamanını serbest bırakmaktır: başarısız bir sefer, bir nakliyeciyle anlaşmazlık, acil bir güzergah değişikliği.
CarGoPro sevkiyat rutinini otomatikleştirmeye nasıl yardımcı olur
Her sipariş için oluşturulan müşteriye yönelik takip bağlantısı, müşterilerin sevkiyat sorumlusunu sürekli "yük nerede" aramalarıyla diğer görevlerinden alıkoymadan kendi başlarına yük durumunu kontrol etmelerini sağlar.
Panodaki otomatik sipariş tekrarı, düzenli olarak aynı tip yük gönderen müşterilerin her seferinde tüm alanları sıfırdan doldurmak yerine birkaç tıklamayla tekrar sipariş yayınlamasını sağlar.
ChatLink, rutin sorulara yanıt şablonları ayarlamanıza olanak tanır, böylece sevkiyat sorumlusunun her seferinde aynı bilgiyi elle ifade etmesine gerek kalmaz — belge yönetimi ise gerekli belgeleri, siparişin zaten girilmiş verilerine dayanarak otomatik olarak oluşturur.
Sevkiyat işini otomatikleştirirken yapılan tipik hatalar
Her şeyi bir anda otomatikleştirmeye çalışmak. Tüm süreçleri aynı anda kapsamaya çalışan otomasyon genellikle uzun sürede devreye alınır ve ekipten direnç görür — en çok zaman alan iki-üç görevle başlamak daha iyidir.
İstisnaları hesaba katmadan otomasyon yapmak. Her sipariş standart değildir ve sevkiyat sorumlusuna olağandışı bir durumda elle müdahale etme imkanı bırakmayan bir sistem, eski sorunları çözmek yerine yenilerini yaratır.
Ekibin yeni araçlar konusunda eğitilmemesi. Sevkiyat sorumluları bunu nasıl kullanacaklarını anlamıyor ve alışkanlıkla aynı işlemleri elle yapmaya devam ediyorsa, en iyi otomasyon bile işe yaramaz.
Bir örnek: otomasyon olmadan rutin ne kadar zaman yiyor
Düzenli bir müşteriden sorumlu bir sevkiyat sorumlusu, her gün telefon veya sohbet yoluyla mevcut yükün durumu hakkında aynı soruyu alır ve her yanıt için birkaç dakika harcar. Bir hafta boyunca bu, müşterinin saniyeler içinde kendisinin öğrenebileceği aynı bilgiyi tekrarlamak için harcanan birkaç saate denk gelir.
Müşteri için otomatik durum sayesinde haftada bu birkaç saat serbest kaldığında, sevkiyat sorumlusu yeni güzergahlarla çalışmak veya gerçekten dikkatini gerektiren olağandışı durumları çözmek için gerçek bir zaman kaynağı elde eder.
Sevkiyat işini otomatikleştirme kontrol listesi
Hangi taleplerin en sık tekrarlandığı ve en çok zaman aldığı belirlenmiş
Müşterilere sevkiyat sorumlusunu aramadan durum kontrolü için self servis sağlanmış
Standart siparişler tüm alanların elle yeniden doldurulması olmadan tekrarlanıyor
Aynı sorulara yanıt vermek için şablonlar ayarlanmış
Sevkiyat sorumlusuna olağandışı durumlar için yeterli zaman bırakılmış
Sevkiyat departmanının otomasyonu insanların yerini almakla ilgili değil, bir sevkiyat sorumlusunun gerçekten ihtiyaç duyulduğu şeyler için zamanını mekanik eylemlerden kurtarmakla ilgilidir. Her tarifeye hangi otomasyon araçlarının dahil olduğunu tarifeler sayfasında görebilirsiniz.